Kostenloser Guide · Softwarewechsel

Wenn Deine Software Dich ausbremst

Deine Software kostet mehr Zeit, als sie spart? Dieser Guide zeigt Dir, wann sich ein Wechsel lohnt und wie Du ihn gut vorbereitet angehst.

Typische Anzeichen für einen nötigen Wechsel erkennen
Passende Business-Software gezielt auswählen
Umstieg Schritt für Schritt vorbereiten

Ein junger Mann sitzt an einem Tisch in einem modernen Büro und hält einen Laptop auf dem Schoß; links neben ihm sind zwei blaue Icons mit einem Laptop- und Raketen-Symbol sowie der Text 'Kein Datenverlust' und einem Kontrollhäkchen.

Kurz & kompakt

Das erwartet Dich

Umfang, Lesezeit und Aktualität – damit Du weißt, worauf Du Dich einlässt.

Seiten Umfang

15 Min.

Lesezeit

09/2026

zuletzt aktualisiert

Deine Wechselhilfe

Gut vorbereitet zur neuen Software

Der Guide hilft Dir einzuschätzen, ob Deine aktuelle Software noch zu Deinem Unternehmen passt – und was bei einem Wechsel wirklich wichtig ist.

Warnsignale im Arbeitsalltag erkennen
Alte und moderne Lösungen vergleichen
Passende Software gezielt auswählen
Datenübernahme richtig vorbereiten
Wechsel mit Checkliste planen

Werbung für den orgaMAX Praxis-Guide mit dem Titel ‚Wenn Deine Software Dich ausbremst‘, dargestellt auf dunkelblauem Hintergrund mit Bild eines lächelnden Mannes mit Laptop. Text weist auf einen Praxis-Guide zum Wechsel auf moderne Business-Software hin. Darunter Auszug des Guides mit Einführungstext zur Problematik veralteter Software. Unten ein blauer Button mit weißem Download-Symbol und Text ‚Kostenloser Download‘.

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Erkenne, wann ein Wechsel sinnvoll ist
Bereite Daten und Prozesse gezielt vor
Plane Deinen Umstieg Schritt für Schritt

Über 60.000 AnwenderInnen vertrauen orgaMAX:

Auszeichnung: ERP Leader Ordermanagement Q1 2026

Auszeichnung: OMB Leader Accounting Q1 2026

Auszeichnung: OMB Leader Financial Q1 2026

Auszeichnung: ERP Top 100 Tools DACH 2026

orgaMAX

Wechseln kann so einfach sein

Mit orgaMAX startest Du strukturiert in Deine neue Software. Unser Team unterstützt Dich bei der Einrichtung und begleitet Dich beim Wechsel.

Stammdaten aus Deiner bisherigen Software übernehmen
Grundlegende Prozesse gemeinsam einrichten
Vorlagen und Dokumente anpassen

Benutzeroberfläche mit Dateien und Ordnernamen auf Deutsch: Posteingang, orgaMAX Buchhaltung, Belege und Rechnungen, daneben zwei Dokumenticons mit Stern-Symbolen, darunter ein großer Rahmen mit einem Plus-Symbol zum Importieren von Daten mit dem Text 'Daten unkompliziert importieren'.

Häufige Fragen zum Softwarewechsel

Was Du vor dem Wechsel wissen solltest.

Porträt eines lächelnden jungen Mannes mit Brille, Kopfhörern und dunklen Dreadlocks, der in einem hellen Innenraum sitzt.

Ein lächelnder Mann mit Headset, der in die Kamera schaut.

Porträt einer lächelnden jungen Frau mit roten Haaren, die in einem hellen, unscharfen Raum steht.

Mit einem orgaMAX Experten reden

Woran merke ich, dass meine Software nicht mehr passt?

Ein Wechsel kann sinnvoll sein, wenn einfache Aufgaben unnötig lange dauern, Daten mehrfach eingegeben werden oder Dein Team mit mehreren Tools parallel arbeitet. Auch fehlende Funktionen und schwer auffindbare Informationen sind typische Anzeichen.

Wie bereite ich einen Softwarewechsel vor?

Prüfe und bereinige zuerst Deine Stammdaten. Sichere bestehende Daten und lege fest, welche Prozesse Du in der neuen Software abbilden möchtest. Kläre außerdem Zuständigkeiten, Vorlagen und die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerbüro.

Kann ich meine bestehenden Daten übernehmen?

Viele wichtige Informationen lassen sich übernehmen. Dazu gehören vor allem Stammdaten wie Kunden, Lieferanten, Artikel, Leistungen und Kontaktdaten. Ältere Vorgänge und Rechnungen werden dagegen häufig im bisherigen System archiviert oder separat exportiert.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Softwarewechsel?

Häufig eignet sich das Monatsende für den Wechsel. So kannst Du laufende Vorgänge vorher abschließen und Daten sauber übergeben. Der Start mit der neuen Software erfolgt dann strukturiert zum Beginn des neuen Monats.

Wie finde ich die passende neue Software?

Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern wie gut die Software zu Deinen Abläufen passt. Kläre deshalb vorher, welche Probleme Du lösen möchtest, welche Funktionen und Schnittstellen Du brauchst und wer den Wechsel verantwortet. Eine Testphase hilft Dir zusätzlich bei der Entscheidung.

Wie lange dauert der Wechsel zu orgaMAX?

Der Wechsel zu orgaMAX dauert in der Regel zwei bis drei Wochen. Viele Unternehmen beginnen bereits zur Monatsmitte mit den Vorbereitungen und wechseln anschließend zum Monatsende.

Unterstützt mich orgaMAX beim Wechsel?

Ja. Das orgaMAX-Team unterstützt Dich unter anderem bei der Übernahme von Stammdaten, der Einrichtung grundlegender Prozesse, der Zusammenarbeit mit Deinem Steuerbüro sowie bei der Anpassung von Vorlagen und Dokumenten.

Ich habe noch Fragen – wie kann ich orgaMAX erreichen?

Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht. Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind persönlich für Dich da.

Telefon: +49 (0) 5231 7090-0
(Mo-Fr 8:00-12:00 Uhr und 13:00-17:00 Uhr)

E-Mail: info@orgamax.de

Oder vereinbare einen unverbindlichen Beratungstermin.

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Frau mit blondem Haar sitzt an einem Schreibtisch vor großen Fenstern mit Stadtblick und schreibt auf einem Blatt Papier, neben ihr stehen eine Tasse und ein Tablet; links sind die Schritte 1 bis 5 in grauen Kästchen mit Häkchen angezeigt.

Umstieg digitale Buchhaltung

Plane den Umstieg auf die digitale Buchhaltung in fünf Schritten und vermeide typische Schwierigkeiten beim Start.

Ein Mann mit Brille sitzt lächelnd an einem Schreibtisch, spricht am Telefon und blickt auf einen Laptop. Im Vordergrund sind digitale Grafiken zu sehen, darunter ein Fenster mit Buchhaltungsdaten, Ordnersymbole für Posteingang, orgaMAX Buchhaltung und Belege, sowie ein Ladebalken mit dem Text 'Mustekanzlei Daten werden übermittelt'.

Steuerbüro-Übergabe

Bereite die Übergabe an Dein Steuerbüro strukturiert vor. So sind wichtige Unterlagen vollständig und schnell zur Hand.

Frau entnimmt eine weiße Aktenordnermappe aus einem Regal voller ähnlicher Ordner, daneben eingeblendete Ordnerstruktur mit den Kategorien Posteingang, orgaMAX Buchhaltung, Belege, Baustellen und Verträge.

Sinnvolle Ordnerstruktur

Schaffe eine nachvollziehbare Ordnerstruktur, damit wichtige Dokumente ihren festen Platz haben und schneller wiedergefunden werden.

Junge Frau mit blondem Haar hält ein Blatt Papier mit dem Titel Rechnung und lächelt. Daneben eine transparente Checkliste mit dem Titel Checkliste Rechnung Pflichtangaben, darauf vier Einträge mit blauen Häkchen: Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.

Pflichtangaben Rechnungen

Mit unserer Checkliste für ordnungsgemäße Rechnungen prüfst Du die wichtigsten Pflichtangaben und vermeidest unnötige Fehler.

Frau benutzt ein Tablet in einem modernen Büro, daneben eine digitale Rechnung und ein blaues Ordnersymbol mit einem Download-Pfeil, darunter steht GoBD-unterstützend.

FAQ-Verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation und was musst Dubeachten? Hol Dir kompakte Antworten zu Pflicht, GoBD und praktischerUmsetzung.

Ein Mann mit Brille und weißem T-Shirt, der Notizen auf einem Klemmbrett macht, vor einem hellen Büro mit Pflanzen und großen Fenstern. Auf dem Bild sind zwei Textfelder mit Häkchen: 'Das passende ERP-System finden' und 'Anforderungen formulieren'.

ERP-Lastenheft

Nutze unsere Lastenheft-Vorlage, um Deine Anforderungen festzuhalten und verschiedene ERP-Systeme anhand klarer Kriterien zu vergleichen.

Frau sitzt an einem Tisch in einem hellen Café, hält Belege und arbeitet an einem Laptop, eingeblendete grafische Elemente zeigen Textfelder mit den Worten 'Vorlage', 'Eigenbeleg' und 'Ausgaben ohne Beleg dokumentieren'.

Eigenbeleg-Vorlage

Fehlt eine Quittung, hilft Dir unsere Eigenbeleg-Vorlage dabei, die benötigten Angaben übersichtlich zu erfassen.

Bauarbeiter mit weißem Helm und orangefarbener Warnweste nutzt ein Tablet auf einer Baustelle, daneben schwebt eine digitale Auftragsdokumentation mit Sicherheits- und Dokumentensymbolen.

Digitale Bauakte

Bring Ordnung in Deine Baustellendokumentation: Der Guidezeigt Dir, wie Du Deine digitale Bauakte strukturiert und sicher organisierst.

Junge blonde Frau sitzt entspannt auf einer grauen Couch und zeigt mit dem Finger auf eine schwebende Checkliste zum Thema E-Rechnung, mit den Punkten Vorbereitung und Planung, Auswahl der Software, Technische Umsetzung und Prozessanpassung, alle mit Häkchen markiert.

Umstieg E-Rechnung

Die kostenlose Checkliste führt Dich strukturiertdurch die Einführung der E-Rechnung. Fristen, Empfang, Softwarewahl undProzesse im Blick.

Ein Mann mit dunklem Bart trägt ein grünes T-Shirt und schreibt auf ein Klemmbrett, im Hintergrund große Fenster; daneben sind Symbole und Schriftzüge für digitale Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD abgebildet.

Pflichtangaben E-Rechnung

Alle Pflichtangaben der E-Rechnung auf einen Blick.Prüfe Rechnungsangaben, Leitweg-ID, XRechnung und ZUGFeRD mit der Checkliste.

Junge Frau in blauem Pullover sitzt in modernem Büro an Schreibtisch mit Computerbildschirm und schaut lächelnd auf ihr Smartphone; links im Bild ist ein digitales Aufgabenfenster mit dem Titel 'Aufgaben' und einem hervorgehobenen Button 'Neue Aufgabe erstellt' zu sehen.

Buchhaltungsfahrplan

Was ist wöchentlich, monatlich oder jährlich zu erledigen? Die kompakte Checkliste hilft Dir, Deine Buchhaltung Schritt für Schritt zu organisieren.

Junge Frau mit blonden Haaren liest lächelnd Notizen auf einem Tablet oder Notizblock vor einem modernen Fenster, daneben eine digitale Checkliste zur Buchhaltungssoftware mit fünf abgehakten Punkten und einem Icon mit einem Wecker und Häkchen.

Buchhaltung

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Deinem Unternehmen? Die Checkliste führt Dich durch die wichtigsten Kriterien für Deine Auswahl.

Aufbewahrungsfristen

Wie lange musst Du Rechnungen, Belege und Co. aufbewahren? Unsere Aufbewahrungsfristen-Tabelle gibt Dir einen schnellen Überblick.

E-Book – E-Rechnung

Erfahre, was die E-Rechnung für Dein Unternehmen bedeutet und wie Du die gesetzlichen Vorgaben im Büroalltag umsetzt.

Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Computer im Büro und arbeitet konzentriert, daneben erscheinen ein digitales Dokument einer Rechnung und ein Symbol für sichere, DSGVO-konforme Arbeit.

DSGVO-Konform arbeiten

Der Guide zeigt Dir in fünf Schritten, wie Du Dokumente sicher verwaltest und Deine Datenschutzpflichten im Büroalltag berücksichtigst.

Ein lächelnder Mann in kariertem Hemd sitzt an einem Schreibtisch mit offenem Laptop, im Hintergrund zwei durchgestrichene Symbole für Word und Excel, die zu einem blauen Symbol mit einer Rakete führen.

Software-Einstieg meistern

Du arbeitest noch mit Excel, Word & Co.? Der Guide zeigtDir, wie Du strukturiert auf eine professionelle Software umsteigst.

Frau steht in einem Büro mit ausgebreiteten Händen, blickt auf zwei Darstellungen von Dokumentenformaten: Eine mit dem Text 'ZUGFeRD' und eine mit 'X-Rechnung' unter einem XML-Symbol.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Lerne die Unterschiede kennen und finde heraus, welches E-Rechnungsformat zu Deinem Unternehmen und Deinen Abläufen passt.