Dokumentenmanagement
Die Dokumentenmanagement Software für Deine digitalen Belege
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von orgaMAX, kurz DMS, erledigst Du die digitale Erfassung, Verwaltung und Archivierung Deiner Dokumente. Du digitalisierst Belege, organisierst Deine Unterlagen und findest benötigte Dokumente per Volltextsuche schnell wieder.
Persönlicher Service
60.000 Nutzer
Made in Detmold
Eine Software, die mit Deinem Unternehmen wächst.
Familienbetrieb
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Wachsender Mittelstand
Unternehmensgruppe
Deine Vorteile mit orgaMAX
Digitales Dokumentenmanagement statt Papierablage
Dokumente digital erfassen
Digitalisiere Rechnungen, Belege und andere Geschäftsunterlagen. So landen wichtige Dokumente zentral in Deinem DMS statt in unterschiedlichen Ordnern und Ablagen.
Dokumente schneller finden
Nutze Volltextsuche, Schlagwörter und Tags, um benötigte Unterlagen wiederzufinden. Das spart langes Suchen in Papierordnern und Verzeichnissen.
Revisionssicher archivieren
Archiviere Deine Dokumente revisionssicher und GoBD-konform. So unterstützt Dich orgaMAX bei einer nachvollziehbaren digitalen Ablage.
Buchhaltung weiterverbinden
Nutze Funktionen wie DATEV-Anbindung und das E-Rechnungs-Postfach, um Dokumentenverwaltung und weitere kaufmännische Prozesse miteinander zu verbinden.
So funktioniert’s
Dein Dokumentenmanagementsystem im Überblick
Mit orgaMAX führst Du Deine Geschäftsunterlagen von der Erfassung bis zur Archivierung durchgängig digital. Belegerfassung, Texterkennung, Verschlagwortung, Suche und Archivierung greifen dabei ineinander.
Belegerfassung
Belege scannen und digital erfassen
Mit der Dokumentenverwaltung bringst Du Papierbelege und digitale Unterlagen in eine gemeinsame Dokumentenverwaltung. So entsteht eine zentrale Ablage, auf die Du bei Deiner täglichen Arbeit zugreifen kannst.
- Belege digital erfassen
- Papierunterlagen digitalisieren
- Dokumente zentral ablegen
Texterkennung
Dokumente mit OCR schneller verarbeiten
Die Texterkennung beziehungsweise OCR macht Inhalte Deiner digitalisierten Dokumente maschinenlesbar. Dadurch können Informationen in den Dokumenten erkannt und für die weitere Verwaltung und Suche genutzt werden.
- Dokumentinhalte automatisch erkennen
- Informationen digital nutzbar machen
- Manuelle Arbeit bei der Erfassung reduzieren
Dokumentenverwaltung
Dokumente organisieren und schnell wiederfinden
Mit Verschlagwortung, Tags und Volltextsuche organisierst Du Deine digitalen Unterlagen. Statt Dich an einen bestimmten Ablageort erinnern zu müssen, suchst Du gezielt nach den benötigten Informationen.
- Dokumente mit Tags organisieren
- Verschlagwortung für die Ablage nutzen
- Inhalte per Volltextsuche finden
Archivierung
Dokumente revisionssicher archivieren
orgaMAX unterstützt die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung Deiner Geschäftsunterlagen. Damit bleibt Deine digitale Ablage nachvollziehbar und wichtige Dokumente stehen auch langfristig zur Verfügung.
- Dokumente revisionssicher archivieren
- GoBD-konforme Ablage unterstützen
- Geschäftsunterlagen zentral aufbewahren
bez. Rechnungen
82.470 €
Jetzt ausprobieren
Dokumente nie mehr suchen müssen
Digitalisiere Deine Geschäftsunterlagen und verwalte sie zentral mit orgaMAX. So verbringst Du weniger Zeit mit Ablegen und Suchen.
Betrag
55.830,92 €
Kundenstimmen
Echte Erfahrungen statt Werbeversprechen
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Erfahre, wie unsere Kunden mit orgaMAX ihren Büroalltag einfacher organisieren.
Luxus-Hundebetten
„Mit orgaMAX spare ich in der Woche bestimmt 3 Stunden Zeit und kann die wiederum nutzen, um mein Geschäft voranzutreiben. Statt checken zu müssen, ob Rechnung XY schon bezahlt wurde, habe ich mehr Zeit, Marketingkampagnen auszuwerten und Zeit mit meiner Familie zu verbringen. Wenn du nicht im Zettel-Wirrwarr untergehen und am statt im Unternehmen arbeiten willst, dann ist eine Lösung wie orgaMAX eine gute Sache.“
Café & Rösterei
„Ich finde orgaMAX einfach super benutzerfreundlich. Dadurch arbeitet es sich echt entspannt. Dass ich in ein paar Sekunden eine Rechnung rausschicken kann, ist schon ziemlich stark. Und dass das Konto direkt angebunden ist und die Zahlungseingänge automatisch abgeglichen werden, ist einfach top. Im Vergleich zu Word und Excel geht das jetzt alles bestimmt doppelt, dreifach oder sogar vierfach so schnell.“
Küchenstudio
„Mit den Automatisierungen spart man schon viel Zeit ein. Im Monat etwa zwei Stunden. Wenn du von einem Opel Corsa auf einen Porsche umsteigst, dann ist das halt schon eine Umstellung. Wir hatten schnell Unterstützung. Man konnte anrufen, wurde zurückgerufen und dann wurde das Anliegen schnell geklärt. orgaMAX hat unsere Erwartungen übertroffen!“
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Software zur digitalen Erfassung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten. Mit der Dokumentenverwaltung von orgaMAX kannst Du Geschäftsunterlagen digitalisieren, organisieren, durchsuchen und archivieren.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente so gespeichert werden, dass ihre Nachvollziehbarkeit und Integrität über die Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben. orgaMAX unterstützt die revisionssichere Archivierung Deiner Geschäftsunterlagen.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD stellen Anforderungen an die ordnungsmäßige digitale Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen. orgaMAX unterstützt Dich dabei, Dokumente entsprechend den Anforderungen digital und nachvollziehbar zu archivieren.
Wie finde ich ein abgelegtes Dokument wieder?
Du kannst Deine Unterlagen unter anderem über die Volltextsuche finden. Verschlagwortung und Tags helfen zusätzlich dabei, Dokumente zu organisieren und gezielt aufzurufen.
Kann ich Papierbelege mit einem DMS digitalisieren?
Ja. Mit der digitalen Belegerfassung bringst Du Papierbelege in Deine digitale Dokumentenverwaltung. Die Texterkennung (OCR) unterstützt anschließend dabei, Inhalte der digitalisierten Dokumente zu erkennen.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Die konkrete Aufbewahrungsdauer hängt von der Art des Dokuments und den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben ab. So musst du etwa Buchungsbelege und Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist vor dem 1. Januar 2025 begann, 10 Jahre vorhalten. 8 Jahre sind es, wenn die Aufbewahrungsfrist erst nach diesem Datum startete.
Ich habe noch Fragen – wie kann ich orgaMAX erreichen?
Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht. Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind persönlich für Dich da.
Telefon: +49 (0) 5231 7090-0
E-Mail: info@orgamax.de
Erreichbarkeit: Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr.
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