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Wenn Papier und komplexe Prozesse bremsen
Lange brachte Marvin seine Unterlagen noch klassisch in Ordnern zum Steuerberater. Dort mussten die gesammelten Belege anschließend gesichtet und verarbeitet werden.
Mit zunehmendem Wachstum wurde dieser Ablauf für beide Seiten immer aufwendiger. Gleichzeitig fehlte SmartCircle bei der vorherigen Softwarelösung die gewünschte Übersicht im Arbeitsalltag. Der Anstoß für den Wechsel kam schließlich über Social Media: Ein orgaMAX-Video zum Thema Belege im Schuhkarton traf genau den Punkt, den Marvin aus seinem eigenen Alltag kannte.
„Irgendwann wächst man ja und wird größer. [...] Und dann kommt irgendwann der Punkt, an dem man sagt: Ich muss das Ganze mal digitalisieren.“
Einfacher Einstieg statt komplizierter Abläufe
Marvin testete orgaMAX und merkte schnell, dass die Software besser zu seinen Anforderungen passte. Besonders wichtig waren für ihn eine klare Struktur und ein direkter Ansprechpartner bei Fragen.
Nach der Testphase stand deshalb fest: SmartCircle wechselt zu orgaMAX. Heute verwaltet Marvin Belege und Dokumente zentral in orgaMAX und bereitet die Unterlagen dort für den Steuerberater vor.
„Ich fand die Testphase übersichtlich, gut und auch klar verständlich. So hätte ich mir das bei meinem alten Anbieter damals gewünscht.“
Beleg scannen, hochladen, fertig
Statt Papierbelege zu sammeln und später in Ordner einzusortieren, digitalisiert Marvin sie direkt. Das reduziert die manuelle Ablage und sorgt dafür, dass benötigte Unterlagen strukturiert verfügbar sind.
Auch unterschiedliche Tätigkeiten hält er sauber auseinander. Neben SmartCircle gibt Marvin Kochkurse und schreibt die dazugehörigen Rechnungen ebenfalls mit orgaMAX. Beide Bereiche verwaltet er getrennt in eigenen Mandanten.
„Es ist total easy: Ich nehme den Beleg, scanne ihn ein, lade ihn hoch – fertig. Ich muss mich nicht mehr hinsetzen und diese ganzen Belege in Ordner und Mappen sortieren. Das spart mir schon viel Zeit.“
Weniger Abstimmung mit dem Steuerberater
Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater hat sich verändert. Belege werden nicht mehr nachträglich zusammengesucht, sondern direkt digital erfasst und vorbereitet.
Dadurch entstehen weniger Rückfragen und weniger manueller Aufwand auf beiden Seiten. Insgesamt spart SmartCircle durch die strukturierte Arbeitsweise jede Woche mehrere Stunden.
„Im Vergleich zu meiner alten Software ist das Arbeiten mit orgaMAX einfach viel übersichtlicher. Ich sehe auf einen Blick meine letzten Belege, offene Punkte und was noch zu tun ist.“
Weitere Prozesse sollen digital werden
Mit SmartCircle wachsen auch die Anforderungen an die internen Abläufe. Deshalb möchte Marvin künftig weitere Prozesse digitalisieren – unter anderem bei Abrechnungen und Gehältern.
Aktuell werden beispielsweise Stundenzettel hochgeladen und anschließend beim Steuerberater abgerechnet. Perspektivisch möchte SmartCircle noch mehr davon direkt im System abbilden.
„Zwei meiner Mitarbeiter werden pauschal abgerechnet, die andere Mitarbeiterin auf Stundenbasis. Dafür haben wir Stundenzettel, die hochgeladen werden und beim Steuerberater abgerechnet werden.“
