Guide · Digitale Bauakte

Stressfrei dokumentieren, rechtssicher bauen

Pläne, Fotos und Nachweise liegen an verschiedenen Orten? Dieser Praxis-Guide zeigt Dir, wie Du Deine digitale Bauakte übersichtlich aufbaust und Deine Projekte nachvollziehbar dokumentierst.

Papierchaos durch klare Strukturen vermeiden
Digitale Bauakte Schritt für Schritt einführen
Projekte vollständig und nachvollziehbar dokumentieren

Bauarbeiter mit weißem Helm und orangefarbener Warnweste nutzt ein Tablet auf einer Baustelle, daneben schwebt eine digitale Auftragsdokumentation mit Sicherheits- und Dokumentensymbolen.

Kurz & kompakt

Das erwartet Dich

Umfang, Lesezeit und Aktualität – damit Du weißt, worauf Du Dich einlässt.

Seiten Umfang

20 Min.

Lesezeit

07/2025

zuletzt aktualisiert

Dein Weg zur digitalen Bauakte

Dokumentieren ohne Papierchaos

Der Praxis-Guide bringt Struktur in Deine Baudokumentation. Du bekommst einen klaren Fahrplan für die Einführung und erfährst, worauf es bei Organisation, Sicherheit und Software ankommt.

Papier und digitale Bauakte vergleichen
Einführung Schritt für Schritt planen
Typische Stolperfallen vermeiden
Rechtliche Anforderungen einordnen
Software mit Checkliste auswählen

Werbung für orgaMAX mit dem Titel: Stressfrei dokumentieren, rechtssicher bauen, Dein Praxis-Guide zur digitalen Bauakte. Bild eines Bauarbeiters in oranger Warnweste und weißem Helm, der ein Tablet benutzt auf einer Baustelle. Daneben ist eine schematische Darstellung einer digitalen Dokumentation zu sehen. Darunter ein blauer Button mit weißem Download-Symbol und dem Text Kostenloser Download.

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Dokumentation strukturiert aufbauen
Rechtliche Risiken reduzieren
Passende Software auswählen

Über 60.000 AnwenderInnen vertrauen orgaMAX:

Auszeichnung: ERP Leader Ordermanagement Q1 2026

Auszeichnung: OMB Leader Accounting Q1 2026

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Auszeichnung: ERP Top 100 Tools DACH 2026

orgaMAX

Deine Bauakte. Digital im Griff.

Mit orgaMAX bündelst Du Pläne, Protokolle, Fotos und Verträge an einem Ort. So findest Du wichtige Unterlagen schnell wieder und behältst Deine Projekte im Blick.

Dokumente nachvollziehbar ablegen
Bauunterlagen zentral strukturieren
Dokumente direkt auf der Baustelle erfassen

Illustration von drei überlappenden Dokumenten mit abstrakten Textzeilen und farbigen Kästchen oben rechts, umgeben von Such- und Filteroptionen: Suchen, Tags, Kategorien, mit einer hervorgehobenen Schaltfläche 'Volltextsuche'.

Häufige Fragen zur digitalen Bauakte

Was Du über Aufbau, Dokumentation und sichere Ablage wissen solltest.

Ältere Frau mit blondem Haar, die in dunklem Hintergrund lächelt.

Mann mit braunen lockigen Haaren und Bart, lächelt, trägt Kopfhörer und blaues Hemd.

Mann mit braunem Haar und Bart, lächelt vor dunklem Hintergrund mit blauem Lichtfokus.

Mit einem orgaMAX Experten reden

Welche Vorteile hat eine digitale Bauakte gegenüber Papier?

Du kannst Unterlagen zentral abrufen, Änderungen besser nachvollziehen und Dokumente schneller finden. Digitale Backups reduzieren zudem das Risiko eines Datenverlusts. Besonders bei komplexeren Projekten erleichtert eine zentrale Ablage die Zusammenarbeit und Dokumentation.

Wie führe ich eine digitale Bauakte ein?

Starte mit einer Bestandsaufnahme Deiner bisherigen Dokumentation. Analysiere anschließend Prozesse und Zuständigkeiten und definiere die Anforderungen an Deine digitale Lösung. Danach kannst Du passende Software auswählen, Mitarbeitende schulen und zunächst mit einem Pilotprojekt starten.

Worauf sollte ich bei der Software für eine digitale Bauakte achten?

Die Software sollte einfach zu bedienen sein und zu Deinen bestehenden Abläufen passen. Achte außerdem auf Integrationen, rechtliche Anforderungen, Support und kalkulierbare Kosten. Eine Testphase hilft Dir dabei, die Lösung im Arbeitsalltag zu prüfen.

Wie unterstützt orgaMAX bei der digitalen Bauakte?

Mit orgaMAX kannst Du Pläne, Protokolle, Fotos und Verträge zentral ablegen und schnell wiederfinden. Über die mobile App lassen sich Dokumente auch direkt auf der Baustelle per Foto erfassen. Du kannst Bauunterlagen außerdem mit Angeboten, Rechnungen und Projektinformationen verknüpfen.

Ich habe noch Fragen – wie kann ich orgaMAX erreichen?

Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht. Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind persönlich für Dich da.

Telefon: +49 (0) 5231 7090-0

E-Mail: info@orgamax.de

Erreichbarkeit: Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr.

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Frau mit blondem Haar sitzt an einem Schreibtisch vor großen Fenstern mit Stadtblick und schreibt auf einem Blatt Papier, neben ihr stehen eine Tasse und ein Tablet; links sind die Schritte 1 bis 5 in grauen Kästchen mit Häkchen angezeigt.

Umstieg digitale Buchhaltung

Plane den Umstieg auf die digitale Buchhaltung in fünf Schritten und vermeide typische Schwierigkeiten beim Start.

Ein lächelnder Mann mit Brille sitzt an einem Tisch vor einem Laptop und telefoniert, neben ihm sind eingeblendete Grafikfelder mit Buchhaltungsdaten, Ordnernamen wie Posteingang, orgaMAX Buchhaltung und Belege sowie eine Fortschrittsanzeige mit dem Text "Musterkanzlei Daten werden übermittelt".

Steuerbüro-Übergabe

Bereite die Übergabe an Dein Steuerbüro strukturiert vor. So sind wichtige Unterlagen vollständig und schnell zur Hand.

Frau entnimmt eine weiße Aktenordnermappe aus einem Regal voller ähnlicher Ordner, daneben eingeblendete Ordnerstruktur mit den Kategorien Posteingang, orgaMAX Buchhaltung, Belege, Baustellen und Verträge.

Sinnvolle Ordnerstruktur

Schaffe eine nachvollziehbare Ordnerstruktur, damit wichtige Dokumente ihren festen Platz haben und schneller wiedergefunden werden.

Junge Frau mit blondem Haar hält ein Blatt Papier mit dem Titel Rechnung und lächelt. Daneben eine transparente Checkliste mit dem Titel Checkliste Rechnung Pflichtangaben, darauf vier Einträge mit blauen Häkchen: Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.

Pflichtangaben Rechnungen

Mit unserer Checkliste für ordnungsgemäße Rechnungen prüfst Du die wichtigsten Pflichtangaben und vermeidest unnötige Fehler.

Frau benutzt ein Tablet in einem modernen Büro, daneben eine digitale Rechnung und ein blaues Ordnersymbol mit einem Download-Pfeil, darunter steht GoBD-unterstützend.

FAQ-Verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation und was musst Dubeachten? Hol Dir kompakte Antworten zu Pflicht, GoBD und praktischerUmsetzung.

Ein Mann mit Brille und weißem T-Shirt, der Notizen auf einem Klemmbrett macht, vor einem hellen Büro mit Pflanzen und großen Fenstern. Auf dem Bild sind zwei Textfelder mit Häkchen: 'Das passende ERP-System finden' und 'Anforderungen formulieren'.

ERP-Lastenheft

Nutze unsere Lastenheft-Vorlage, um Deine Anforderungen festzuhalten und verschiedene ERP-Systeme anhand klarer Kriterien zu vergleichen.

Frau sitzt an einem Tisch in einem hellen Café, hält Belege und arbeitet an einem Laptop, eingeblendete grafische Elemente zeigen Textfelder mit den Worten 'Vorlage', 'Eigenbeleg' und 'Ausgaben ohne Beleg dokumentieren'.

Eigenbeleg-Vorlage

Fehlt eine Quittung, hilft Dir unsere Eigenbeleg-Vorlage dabei, die benötigten Angaben übersichtlich zu erfassen.

Junge blonde Frau sitzt entspannt auf einer grauen Couch und zeigt mit dem Finger auf eine schwebende Checkliste zum Thema E-Rechnung, mit den Punkten Vorbereitung und Planung, Auswahl der Software, Technische Umsetzung und Prozessanpassung, alle mit Häkchen markiert.

Umstieg E-Rechnung

Die kostenlose Checkliste führt Dich strukturiertdurch die Einführung der E-Rechnung. Fristen, Empfang, Softwarewahl undProzesse im Blick.

Ein Mann mit dunklem Bart trägt ein grünes T-Shirt und schreibt auf ein Klemmbrett, im Hintergrund große Fenster; daneben sind Symbole und Schriftzüge für digitale Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD abgebildet.

Pflichtangaben E-Rechnung

Alle Pflichtangaben der E-Rechnung auf einen Blick.Prüfe Rechnungsangaben, Leitweg-ID, XRechnung und ZUGFeRD mit der Checkliste.

Junge Frau in blauem Pullover sitzt in modernem Büro an Schreibtisch mit Computerbildschirm und schaut lächelnd auf ihr Smartphone; links im Bild ist ein digitales Aufgabenfenster mit dem Titel 'Aufgaben' und einem hervorgehobenen Button 'Neue Aufgabe erstellt' zu sehen.

Buchhaltungsfahrplan

Was ist wöchentlich, monatlich oder jährlich zu erledigen? Die kompakte Checkliste hilft Dir, Deine Buchhaltung Schritt für Schritt zu organisieren.

Junge Frau mit blonden Haaren liest lächelnd Notizen auf einem Tablet oder Notizblock vor einem modernen Fenster, daneben eine digitale Checkliste zur Buchhaltungssoftware mit fünf abgehakten Punkten und einem Icon mit einem Wecker und Häkchen.

Buchhaltung

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Deinem Unternehmen? Die Checkliste führt Dich durch die wichtigsten Kriterien für Deine Auswahl.

Aufbewahrungsfristen

Wie lange musst Du Rechnungen, Belege und Co. aufbewahren? Unsere Aufbewahrungsfristen-Tabelle gibt Dir einen schnellen Überblick.

E-Book – E-Rechnung

Erfahre, was die E-Rechnung für Dein Unternehmen bedeutet und wie Du die gesetzlichen Vorgaben im Büroalltag umsetzt.

Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Computer im Büro und arbeitet konzentriert, daneben erscheinen ein digitales Dokument einer Rechnung und ein Symbol für sichere, DSGVO-konforme Arbeit.

DSGVO-Konform arbeiten

Der Guide zeigt Dir in fünf Schritten, wie Du Dokumente sicher verwaltest und Deine Datenschutzpflichten im Büroalltag berücksichtigst.

Ein lächelnder Mann in kariertem Hemd sitzt an einem Schreibtisch mit offenem Laptop, im Hintergrund zwei durchgestrichene Symbole für Word und Excel, die zu einem blauen Symbol mit einer Rakete führen.

Software-Einstieg meistern

Du arbeitest noch mit Excel, Word & Co.? Der Guide zeigtDir, wie Du strukturiert auf eine professionelle Software umsteigst.

Ein junger Mann sitzt an einem Tisch in einem modernen Büro und hält einen Laptop auf dem Schoß; links neben ihm sind zwei blaue Icons mit einem Laptop- und Raketen-Symbol sowie der Text 'Kein Datenverlust' und einem Kontrollhäkchen.

Softwarewechsel gut planen

Bereite Deinen Wechsel zu einer neuen Software Schritt für Schritt vor und vergiss nichts Wichtiges.

Frau steht in einem Büro mit ausgebreiteten Händen, blickt auf zwei Darstellungen von Dokumentenformaten: Eine mit dem Text 'ZUGFeRD' und eine mit 'X-Rechnung' unter einem XML-Symbol.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Lerne die Unterschiede kennen und finde heraus, welches E-Rechnungsformat zu Deinem Unternehmen und Deinen Abläufen passt.