Checkliste · Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Wie lange musst Du Rechnungen, Belege und andere Geschäftsunterlagen aufbewahren? Mit unserer Checkliste hast Du die wichtigsten Fristen schnell zur Hand.

Aufbewahrungsfristen einfach nachschlagen
Wichtige Ausnahmen im Blick behalten
Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt entsorgen

Frau mit blonden Haaren und blauem Pullover sitzt an einem Holztisch und arbeitet an einem Laptop neben einer Liste mit Aufbewahrungsfristen von 10, 8 und 6 Jahren, die mit Häkchen markiert sind.

Kurz & kompakt

Das erwartet Dich

Umfang, Lesezeit und Aktualität – damit Du weißt, worauf Du Dich einlässt.

Seiten Umfang

10 Min.

Lesezeit

02/2025

zuletzt aktualisiert

Dein Fristen-Überblick

Wissen, was bleiben muss

Die Checkliste bringt Ordnung in unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. So siehst Du schnell, welche Unterlagen Du wie lange aufbewahren musst und wann Du sie entsorgen darfst.

Fristen von 6, 8 und 10 Jahren
Spezielle Fristen für Personalunterlagen
Fristbeginn einfach erklärt
Wichtige Ausnahmen im Überblick
Hinweise zu Datenschutz und Archivierung

Grafik für orgaMAX mit dem Titel 'Checkliste - Aufbewahrungsfristen' und dem Untertitel 'Wie lang muss ich was aufbewahren?'. Zu sehen ist eine lächelnde Frau am Laptop sowie eine Abbildung einer Checkliste mit verschiedenen Aufbewahrungsfristen. Darunter befindet sich ein blauer Button mit der Aufschrift 'Kostenloser Download' und einem Download-Symbol.

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Finde wichtige Fristen auf einen Blick
Erkenne Ausnahmen rechtzeitig
Behalte Deine Unterlagen im Griff

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Belege ordentlich im Griff

Mit orgaMAX organisierst Du Rechnungen, Belege und Finanzen an einem Ort. So findest Du wichtige Unterlagen schnell wieder und behältst Deine Buchhaltung im Blick.

Rechnungen und Belege zentral verwalten
Geschäftliche Unterlagen schnell wiederfinden
Buchhaltung übersichtlich organisieren

Illustration mit Such- und Filterfunktionen: oben drei runde Schaltflächen beschriftet mit 'Suchen', 'Tags' und 'Kategorien'; darunter drei überlappende Dokumentensymbole in verschiedenen Transparenzen, rechts unten blaue Schaltfläche mit 'Volltextsuche'.

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen

Was Du über Fristen, Unterlagen und wichtige Ausnahmen wissen solltest.

Ältere Frau mit blondem Haar, die in dunklem Hintergrund lächelt.

Mann mit braunen lockigen Haaren und Bart, lächelt, trägt Kopfhörer und blaues Hemd.

Mann mit braunem Haar und Bart, lächelt vor dunklem Hintergrund mit blauem Lichtfokus.

Mit einem orgaMAX Experten reden

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Das hängt von der Art der Unterlagen ab. Je nach Dokument gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Buchungsunterlagen, Jahresabschlüsse und Inventarlisten müssen beispielsweise 10 Jahre aufbewahrt werden. Für Buchungsbelege und Geschäftsbriefe gelten andere Fristen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist startet am 1. Januar des Folgejahres. Wurde ein Dokument beispielsweise im Laufe des Jahres 2024 erstellt, beginnt die entsprechende Frist am 1. Januar 2025.

Wann sollte ich Unterlagen länger aufbewahren?

Unterlagen solltest Du unter anderem länger aufbewahren, wenn eine Betriebsprüfung ansteht, ein Steuerbescheid vorläufig ist oder ein rechtliches Verfahren läuft. In diesen Fällen können Dokumente auch nach Ablauf der regulären Frist noch benötigt werden.

Gelten Aufbewahrungsfristen auch für digitale Dokumente?

Ja. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Papierunterlagen und digitale Dateien. Auch geschäftsrelevante E-Mails oder Messenger-Nachrichten können betroffen sein. Entscheidend sind Inhalt und Zweck des Dokuments.

Ich habe noch Fragen – wie kann ich orgaMAX erreichen?

Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht. Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind persönlich für Dich da.

Telefon: +49 (0) 5231 7090-0

E-Mail: info@orgamax.de

Erreichbarkeit: Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr.

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Frau mit blondem Haar sitzt an einem Schreibtisch vor großen Fenstern mit Stadtblick und schreibt auf einem Blatt Papier, neben ihr stehen eine Tasse und ein Tablet; links sind die Schritte 1 bis 5 in grauen Kästchen mit Häkchen angezeigt.

Umstieg digitale Buchhaltung

Plane den Umstieg auf die digitale Buchhaltung in fünf Schritten und vermeide typische Schwierigkeiten beim Start.

Ein lächelnder Mann mit Brille sitzt an einem Tisch vor einem Laptop und telefoniert, neben ihm sind eingeblendete Grafikfelder mit Buchhaltungsdaten, Ordnernamen wie Posteingang, orgaMAX Buchhaltung und Belege sowie eine Fortschrittsanzeige mit dem Text "Musterkanzlei Daten werden übermittelt".

Steuerbüro-Übergabe

Bereite die Übergabe an Dein Steuerbüro strukturiert vor. So sind wichtige Unterlagen vollständig und schnell zur Hand.

Frau entnimmt eine weiße Aktenordnermappe aus einem Regal voller ähnlicher Ordner, daneben eingeblendete Ordnerstruktur mit den Kategorien Posteingang, orgaMAX Buchhaltung, Belege, Baustellen und Verträge.

Sinnvolle Ordnerstruktur

Schaffe eine nachvollziehbare Ordnerstruktur, damit wichtige Dokumente ihren festen Platz haben und schneller wiedergefunden werden.

Junge Frau mit blondem Haar hält ein Blatt Papier mit dem Titel Rechnung und lächelt. Daneben eine transparente Checkliste mit dem Titel Checkliste Rechnung Pflichtangaben, darauf vier Einträge mit blauen Häkchen: Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.

Pflichtangaben Rechnungen

Mit unserer Checkliste für ordnungsgemäße Rechnungen prüfst Du die wichtigsten Pflichtangaben und vermeidest unnötige Fehler.

Frau benutzt ein Tablet in einem modernen Büro, daneben eine digitale Rechnung und ein blaues Ordnersymbol mit einem Download-Pfeil, darunter steht GoBD-unterstützend.

FAQ-Verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation und was musst Dubeachten? Hol Dir kompakte Antworten zu Pflicht, GoBD und praktischerUmsetzung.

Ein Mann mit Brille und weißem T-Shirt, der Notizen auf einem Klemmbrett macht, vor einem hellen Büro mit Pflanzen und großen Fenstern. Auf dem Bild sind zwei Textfelder mit Häkchen: 'Das passende ERP-System finden' und 'Anforderungen formulieren'.

ERP-Lastenheft

Nutze unsere Lastenheft-Vorlage, um Deine Anforderungen festzuhalten und verschiedene ERP-Systeme anhand klarer Kriterien zu vergleichen.

Frau sitzt an einem Tisch in einem hellen Café, hält Belege und arbeitet an einem Laptop, eingeblendete grafische Elemente zeigen Textfelder mit den Worten 'Vorlage', 'Eigenbeleg' und 'Ausgaben ohne Beleg dokumentieren'.

Eigenbeleg-Vorlage

Fehlt eine Quittung, hilft Dir unsere Eigenbeleg-Vorlage dabei, die benötigten Angaben übersichtlich zu erfassen.

Bauarbeiter mit weißem Helm und orangefarbener Warnweste nutzt ein Tablet auf einer Baustelle, daneben schwebt eine digitale Auftragsdokumentation mit Sicherheits- und Dokumentensymbolen.

Digitale Bauakte

Bring Ordnung in Deine Baustellendokumentation: Der Guidezeigt Dir, wie Du Deine digitale Bauakte strukturiert und sicher organisierst.

Junge blonde Frau sitzt entspannt auf einer grauen Couch und zeigt mit dem Finger auf eine schwebende Checkliste zum Thema E-Rechnung, mit den Punkten Vorbereitung und Planung, Auswahl der Software, Technische Umsetzung und Prozessanpassung, alle mit Häkchen markiert.

Umstieg E-Rechnung

Die kostenlose Checkliste führt Dich strukturiertdurch die Einführung der E-Rechnung. Fristen, Empfang, Softwarewahl undProzesse im Blick.

Ein Mann mit dunklem Bart trägt ein grünes T-Shirt und schreibt auf ein Klemmbrett, im Hintergrund große Fenster; daneben sind Symbole und Schriftzüge für digitale Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD abgebildet.

Pflichtangaben E-Rechnung

Alle Pflichtangaben der E-Rechnung auf einen Blick.Prüfe Rechnungsangaben, Leitweg-ID, XRechnung und ZUGFeRD mit der Checkliste.

Junge Frau in blauem Pullover sitzt in modernem Büro an Schreibtisch mit Computerbildschirm und schaut lächelnd auf ihr Smartphone; links im Bild ist ein digitales Aufgabenfenster mit dem Titel 'Aufgaben' und einem hervorgehobenen Button 'Neue Aufgabe erstellt' zu sehen.

Buchhaltungsfahrplan

Was ist wöchentlich, monatlich oder jährlich zu erledigen? Die kompakte Checkliste hilft Dir, Deine Buchhaltung Schritt für Schritt zu organisieren.

Junge Frau mit blonden Haaren liest lächelnd Notizen auf einem Tablet oder Notizblock vor einem modernen Fenster, daneben eine digitale Checkliste zur Buchhaltungssoftware mit fünf abgehakten Punkten und einem Icon mit einem Wecker und Häkchen.

Buchhaltung

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Deinem Unternehmen? Die Checkliste führt Dich durch die wichtigsten Kriterien für Deine Auswahl.

E-Book – E-Rechnung

Erfahre, was die E-Rechnung für Dein Unternehmen bedeutet und wie Du die gesetzlichen Vorgaben im Büroalltag umsetzt.

Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Computer im Büro und arbeitet konzentriert, daneben erscheinen ein digitales Dokument einer Rechnung und ein Symbol für sichere, DSGVO-konforme Arbeit.

DSGVO-Konform arbeiten

Der Guide zeigt Dir in fünf Schritten, wie Du Dokumente sicher verwaltest und Deine Datenschutzpflichten im Büroalltag berücksichtigst.

Ein lächelnder Mann in kariertem Hemd sitzt an einem Schreibtisch mit offenem Laptop, im Hintergrund zwei durchgestrichene Symbole für Word und Excel, die zu einem blauen Symbol mit einer Rakete führen.

Software-Einstieg meistern

Du arbeitest noch mit Excel, Word & Co.? Der Guide zeigtDir, wie Du strukturiert auf eine professionelle Software umsteigst.

Ein junger Mann sitzt an einem Tisch in einem modernen Büro und hält einen Laptop auf dem Schoß; links neben ihm sind zwei blaue Icons mit einem Laptop- und Raketen-Symbol sowie der Text 'Kein Datenverlust' und einem Kontrollhäkchen.

Softwarewechsel gut planen

Bereite Deinen Wechsel zu einer neuen Software Schritt für Schritt vor und vergiss nichts Wichtiges.

Frau steht in einem Büro mit ausgebreiteten Händen, blickt auf zwei Darstellungen von Dokumentenformaten: Eine mit dem Text 'ZUGFeRD' und eine mit 'X-Rechnung' unter einem XML-Symbol.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Lerne die Unterschiede kennen und finde heraus, welches E-Rechnungsformat zu Deinem Unternehmen und Deinen Abläufen passt.