Kostenloser Guide · Software-Einstieg

Wenn Excel, Word & Co. nicht mehr reichen

Tabellen, Vorlagen und manuelle Abläufe kosten immer mehr Zeit? Dieser Guide zeigt Dir, wann sich der Wechsel auf eine Business-Software lohnt.

Grenzen von Excel und Word erkennen
Passende Business-Software auswählen
Wechsel Schritt für Schritt vorbereiten

Ein lächelnder Mann in kariertem Hemd sitzt an einem Schreibtisch mit offenem Laptop, im Hintergrund zwei durchgestrichene Symbole für Word und Excel, die zu einem blauen Symbol mit einer Rakete führen.

Kurz & kompakt

Das erwartet Dich

Umfang, Lesezeit und Aktualität – damit Du weißt, worauf Du Dich einlässt.

Seiten Umfang

15 Min.

Lesezeit

09/2026

zuletzt aktualisiert

Deine Entscheidungshilfe

Zeit für den nächsten Schritt?

Der Guide hilft Dir einzuschätzen, ob Excel und Word noch zu Deinem Arbeitsalltag passen oder eine Business-Software inzwischen die bessere Lösung ist.

Typische Warnsignale erkennen
Manuelle Lösungen direkt vergleichen
Passende Business-Software auswählen
Bestehende Daten vorbereiten
Wechsel mit Checkliste planen

OrgaMAX Werbebild mit der Aufschrift 'Wenn Excel, Word & Co. nicht mehr reichen' und Hinweis auf einen Praxis-Guide zum Wechsel auf Business-Software. Rechts ein lächelnder Mann mit Laptop. Darunter ein Abschnitt mit Textvergleich manueller Lösungen und Business-Software sowie ein blauer Button für kostenlosen Download.

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Erkenne die Grenzen Deiner bisherigen Lösung
Finde die passende Business-Software
Bereite Deinen Wechsel strukturiert vor

Über 60.000 AnwenderInnen vertrauen orgaMAX:

Auszeichnung: ERP Leader Ordermanagement Q1 2026

Auszeichnung: OMB Leader Accounting Q1 2026

Auszeichnung: OMB Leader Financial Q1 2026

Auszeichnung: ERP Top 100 Tools DACH 2026

orgaMAX

Von Excel zu klaren Abläufen

Mit orgaMAX ersetzt Du einzelne Tabellen und manuelle Arbeitsschritte durch klare Abläufe. Deine wichtigen Daten bleiben zentral an einem Ort.

Rechnungen und Angebote einfach erstellen
Kunden, Artikel und Belege zentral verwalten
Aufträge, Bestellungen und Prozesse verknüpfen

Benutzeroberfläche mit vier Ordnern auf der linken Seite: Posteingang, orgaMAX Buchhaltung, Belege und Rechnungen. Rechts oben zwei Dokumentsymbole mit Stern und Checkbox. Unten in der Mitte ein großer Eingabebereich mit einem Plus-Symbol zum Hinzufügen. Darunter ein Button mit dem Text ‚Daten unkompliziert importieren‘.

Häufige Fragen zum Softwareeinstieg

Was Du vor dem Wechsel zu einer Business-Software wissen solltest.

Ältere Frau mit blondem Haar, die in dunklem Hintergrund lächelt.

Mann mit braunen lockigen Haaren und Bart, lächelt, trägt Kopfhörer und blaues Hemd.

Mann mit braunem Haar und Bart, lächelt vor dunklem Hintergrund mit blauem Lichtfokus.

Mit einem orgaMAX Experten reden

Wann reichen Excel und Word nicht mehr aus?

Ein Wechsel kann sinnvoll sein, wenn Du immer mehr Zeit mit Tabellen und manuellen Aufgaben verbringst. Typische Anzeichen sind doppelte Dateneingaben, verschiedene Dateiversionen, fehlende Übersichten oder Informationen, die Du erst zusammensuchen musst.

Welche Vorteile hat eine Business-Software gegenüber Excel?

Eine Business-Software verbindet Daten und Prozesse miteinander. Statt Informationen in verschiedenen Tabellen und Dateien zu pflegen, kannst Du beispielsweise Kunden- und Artikeldaten zentral verwalten, Rechnungen erstellen und offene Posten im Blick behalten.

Kann ich meine Daten aus Excel übernehmen?

Viele Informationen aus Excel lassen sich in eine Business-Software übertragen. Dazu gehören beispielsweise Kundendaten, Lieferanten, Artikel oder Leistungen, Preislisten und Kontaktdaten. Besonders Stammdaten können häufig importiert werden.

Was passiert mit meinen alten Rechnungen und Vorgängen?

Diese werden im bisherigen System archiviert. Alte Rechnungen kannst Du aber auch bei orgaMAX hochladen und zur besseren Übersicht in Ordnern und mit Tags sortieren.

Wie bereite ich den Wechsel auf eine Business-Software vor?

Sichere zuerst Deine bestehenden Dateien und bereinige Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten. Bereite anschließend Stammdaten für den Import vor und sammle Vorlagen, Logos und Textbausteine. Kläre außerdem Rollen, Zugriffsrechte und die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerbüro.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Wechsel?

Häufig eignet sich das Monatsende. So kannst Du laufende Vorgänge vorher abschließen und Daten sauber übergeben. Der Start mit der neuen Software erfolgt anschließend strukturiert zum Beginn des neuen Monats.

Wie lange dauert der Wechsel zu orgaMAX?

Nach der Entscheidung für die Software dauert der Wechsel zu orgaMAX oft nur zwei bis drei Wochen. Viele Unternehmen beginnen bereits zur Monatsmitte mit der Vorbereitung und können zum Monatsende umsteigen.

Unterstützt mich orgaMAX beim Wechsel?

Ja. Das orgaMAX-Team unterstützt Dich unter anderem bei der Übernahme von Stammdaten, der Einrichtung grundlegender Prozesse, der Zusammenarbeit mit Deinem Steuerbüro sowie bei der Anpassung von Vorlagen und Dokumenten.

Ich habe noch Fragen – wie kann ich orgaMAX erreichen?

Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht. Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind persönlich für Dich da.

Telefon: +49 (0) 5231 7090-0

E-Mail: info@orgamax.de

Erreichbarkeit: Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr.

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Frau mit blondem Haar sitzt an einem Schreibtisch vor großen Fenstern mit Stadtblick und schreibt auf einem Blatt Papier, neben ihr stehen eine Tasse und ein Tablet; links sind die Schritte 1 bis 5 in grauen Kästchen mit Häkchen angezeigt.

Umstieg digitale Buchhaltung

Plane den Umstieg auf die digitale Buchhaltung in fünf Schritten und vermeide typische Schwierigkeiten beim Start.

Ein lächelnder Mann mit Brille sitzt an einem Tisch vor einem Laptop und telefoniert, neben ihm sind eingeblendete Grafikfelder mit Buchhaltungsdaten, Ordnernamen wie Posteingang, orgaMAX Buchhaltung und Belege sowie eine Fortschrittsanzeige mit dem Text "Musterkanzlei Daten werden übermittelt".

Steuerbüro-Übergabe

Bereite die Übergabe an Dein Steuerbüro strukturiert vor. So sind wichtige Unterlagen vollständig und schnell zur Hand.

Frau entnimmt eine weiße Aktenordnermappe aus einem Regal voller ähnlicher Ordner, daneben eingeblendete Ordnerstruktur mit den Kategorien Posteingang, orgaMAX Buchhaltung, Belege, Baustellen und Verträge.

Sinnvolle Ordnerstruktur

Schaffe eine nachvollziehbare Ordnerstruktur, damit wichtige Dokumente ihren festen Platz haben und schneller wiedergefunden werden.

Junge Frau mit blondem Haar hält ein Blatt Papier mit dem Titel Rechnung und lächelt. Daneben eine transparente Checkliste mit dem Titel Checkliste Rechnung Pflichtangaben, darauf vier Einträge mit blauen Häkchen: Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.

Pflichtangaben Rechnungen

Mit unserer Checkliste für ordnungsgemäße Rechnungen prüfst Du die wichtigsten Pflichtangaben und vermeidest unnötige Fehler.

Frau benutzt ein Tablet in einem modernen Büro, daneben eine digitale Rechnung und ein blaues Ordnersymbol mit einem Download-Pfeil, darunter steht GoBD-unterstützend.

FAQ-Verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation und was musst Dubeachten? Hol Dir kompakte Antworten zu Pflicht, GoBD und praktischerUmsetzung.

Ein Mann mit Brille und weißem T-Shirt, der Notizen auf einem Klemmbrett macht, vor einem hellen Büro mit Pflanzen und großen Fenstern. Auf dem Bild sind zwei Textfelder mit Häkchen: 'Das passende ERP-System finden' und 'Anforderungen formulieren'.

ERP-Lastenheft

Nutze unsere Lastenheft-Vorlage, um Deine Anforderungen festzuhalten und verschiedene ERP-Systeme anhand klarer Kriterien zu vergleichen.

Frau sitzt an einem Tisch in einem hellen Café, hält Belege und arbeitet an einem Laptop, eingeblendete grafische Elemente zeigen Textfelder mit den Worten 'Vorlage', 'Eigenbeleg' und 'Ausgaben ohne Beleg dokumentieren'.

Eigenbeleg-Vorlage

Fehlt eine Quittung, hilft Dir unsere Eigenbeleg-Vorlage dabei, die benötigten Angaben übersichtlich zu erfassen.

Bauarbeiter mit weißem Helm und orangefarbener Warnweste nutzt ein Tablet auf einer Baustelle, daneben schwebt eine digitale Auftragsdokumentation mit Sicherheits- und Dokumentensymbolen.

Digitale Bauakte

Bring Ordnung in Deine Baustellendokumentation: Der Guidezeigt Dir, wie Du Deine digitale Bauakte strukturiert und sicher organisierst.

Junge blonde Frau sitzt entspannt auf einer grauen Couch und zeigt mit dem Finger auf eine schwebende Checkliste zum Thema E-Rechnung, mit den Punkten Vorbereitung und Planung, Auswahl der Software, Technische Umsetzung und Prozessanpassung, alle mit Häkchen markiert.

Umstieg E-Rechnung

Die kostenlose Checkliste führt Dich strukturiertdurch die Einführung der E-Rechnung. Fristen, Empfang, Softwarewahl undProzesse im Blick.

Ein Mann mit dunklem Bart trägt ein grünes T-Shirt und schreibt auf ein Klemmbrett, im Hintergrund große Fenster; daneben sind Symbole und Schriftzüge für digitale Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD abgebildet.

Pflichtangaben E-Rechnung

Alle Pflichtangaben der E-Rechnung auf einen Blick.Prüfe Rechnungsangaben, Leitweg-ID, XRechnung und ZUGFeRD mit der Checkliste.

Junge Frau in blauem Pullover sitzt in modernem Büro an Schreibtisch mit Computerbildschirm und schaut lächelnd auf ihr Smartphone; links im Bild ist ein digitales Aufgabenfenster mit dem Titel 'Aufgaben' und einem hervorgehobenen Button 'Neue Aufgabe erstellt' zu sehen.

Buchhaltungsfahrplan

Was ist wöchentlich, monatlich oder jährlich zu erledigen? Die kompakte Checkliste hilft Dir, Deine Buchhaltung Schritt für Schritt zu organisieren.

Junge Frau mit blonden Haaren liest lächelnd Notizen auf einem Tablet oder Notizblock vor einem modernen Fenster, daneben eine digitale Checkliste zur Buchhaltungssoftware mit fünf abgehakten Punkten und einem Icon mit einem Wecker und Häkchen.

Buchhaltung

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Deinem Unternehmen? Die Checkliste führt Dich durch die wichtigsten Kriterien für Deine Auswahl.

Aufbewahrungsfristen

Wie lange musst Du Rechnungen, Belege und Co. aufbewahren? Unsere Aufbewahrungsfristen-Tabelle gibt Dir einen schnellen Überblick.

E-Book – E-Rechnung

Erfahre, was die E-Rechnung für Dein Unternehmen bedeutet und wie Du die gesetzlichen Vorgaben im Büroalltag umsetzt.

Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Computer im Büro und arbeitet konzentriert, daneben erscheinen ein digitales Dokument einer Rechnung und ein Symbol für sichere, DSGVO-konforme Arbeit.

DSGVO-Konform arbeiten

Der Guide zeigt Dir in fünf Schritten, wie Du Dokumente sicher verwaltest und Deine Datenschutzpflichten im Büroalltag berücksichtigst.

Ein junger Mann sitzt an einem Tisch in einem modernen Büro und hält einen Laptop auf dem Schoß; links neben ihm sind zwei blaue Icons mit einem Laptop- und Raketen-Symbol sowie der Text 'Kein Datenverlust' und einem Kontrollhäkchen.

Softwarewechsel gut planen

Bereite Deinen Wechsel zu einer neuen Software Schritt für Schritt vor und vergiss nichts Wichtiges.

Frau steht in einem Büro mit ausgebreiteten Händen, blickt auf zwei Darstellungen von Dokumentenformaten: Eine mit dem Text 'ZUGFeRD' und eine mit 'X-Rechnung' unter einem XML-Symbol.

XRechnung oder ZUGFeRD?

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