Kostenloser DSGVO-Guide

Datenablage? Aber DSGVO-konform!

Personenbezogene Daten sicher abzulegen bringt einige Anforderungen mit sich. Erfahre, welche Maßnahmen wichtig sind und wie Du Deine Daten strukturiert und geschützt verwaltest.

Personenbezogene Daten sicher schützen
Zugriffsrechte klar organisieren
Aufbewahrung und Löschung richtig angehen

Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Computer im Büro und arbeitet konzentriert, daneben erscheinen ein digitales Dokument einer Rechnung und ein Symbol für sichere, DSGVO-konforme Arbeit.

Kurz & kompakt

Das erwartet Dich

Umfang, Lesezeit und Aktualität – damit Du weißt, worauf Du Dich einlässt.

Seiten Umfang

10 Min.

Lesezeit

10/2025

zuletzt aktualisiert

DSGVO sicher umsetzen

Fünf Maßnahmen für Deine Datenablage

Mit klaren Regeln und passenden Systemen schützt Du personenbezogene Daten und schaffst eine verlässliche Grundlage für Deine Ablage.

Daten bei Speicherung und Übertragung verschlüsseln
Zugriffsrechte klar definieren und prüfen
Aufbewahrungsfristen und Löschprozesse beachten
Verfahrensdokumentation nachvollziehbar erstellen
Sicheres Dokumentenmanagement einsetzen

Bild eines Werbebanners für orgaMAX mit dem Text "Datenablage? Aber DSGVO-konform! Der Guide für Dokumentenmanagement" und einem Screenshot einer Frau, die am Computer arbeitet, sowie dem Hinweis "Kostenloser Download".

Kostenloser Download

Hol Dir den DSGVO-Guide

Verschaffe Dir einen Überblick über wichtige Anforderungen an Deine Datenablage.

Anforderungen besser einordnen
Konkrete Maßnahmen kennenlernen
Personenbezogene Daten sicher verwalten

Über 60.000 AnwenderInnen vertrauen orgaMAX:

Auszeichnung: ERP Leader Ordermanagement Q1 2026

Auszeichnung: OMB Leader Accounting Q1 2026

Auszeichnung: OMB Leader Financial Q1 2026

Auszeichnung: ERP Top 100 Tools DACH 2026

orgaMAX

Dokumente sicher und zentral verwalten

Mit orgaMAX legst Du Dokumente zentral ab und schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff. Funktionen für Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Organisation unterstützen Dich beim DSGVO-konformen Arbeiten.

Dokumente verschlüsselt ablegen
Zugriffe gezielt steuern
Dateien mit Tags und Dokumentenarten organisieren

Illustration mit drei überlappenden Dokumenten und Symbolen zur Suche, Tags und Kategorien, darunter ein hervorgehobener blauer Button mit der Aufschrift Volltextsuche.

Häufige Fragen zur DSGVO-konformen Datenablage

Was Du über den Schutz und die Verwaltung personenbezogener Daten wissen solltest.

Ältere Frau mit blondem Haar, die in dunklem Hintergrund lächelt.

Mann mit braunen lockigen Haaren und Bart, lächelt, trägt Kopfhörer und blaues Hemd.

Mann mit braunem Haar und Bart, lächelt vor dunklem Hintergrund mit blauem Lichtfokus.

Mit einem orgaMAX Experten reden

Warum ist die DSGVO für die Datenablage wichtig?

Die DSGVO soll personenbezogene Daten schützen und Menschen mehr Kontrolle über ihre Daten geben. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass sensible Informationen geschützt und korrekt verarbeitet werden.

Wie schütze ich personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff?

Sensible Daten sollten bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt werden. Zusätzlich solltest Du Zugriffsrechte klar vergeben und regelmäßig prüfen, ob die Berechtigungen noch erforderlich sind.

Wer darf auf personenbezogene Daten zugreifen?

Nur Personen, die den Zugriff für ihre Aufgaben benötigen. Rollen und Berechtigungen sollten klar definiert sein. Mitarbeitende sollten nur auf die Daten zugreifen können, die sie tatsächlich für ihre Arbeit brauchen.

Welche Rolle spielt ein Dokumentenmanagementsystem beim Datenschutz?

Ein Dokumentenmanagementsystem kann Dich dabei unterstützen, Dokumente zentral zu verwalten und Zugriffe zu kontrollieren. Je nach System helfen außerdem Verschlüsselung, Protokollierung und Funktionen für Löschprozesse bei der sicheren Datenablage.

Wie unterstützt mich orgaMAX beim DSGVO-konformen Arbeiten?

orgaMAX bietet Funktionen, die Dich bei der Umsetzung unterstützen. Dazu gehören die verschlüsselte Ablage, kontrollierte Zugriffe sowie Möglichkeiten, Dokumente mit Tags und Dokumentenarten strukturiert zu organisieren. Die Verantwortung für die DSGVO-konforme Umsetzung in Deinem Unternehmen bleibt dabei bei Dir.

Ich habe noch Fragen – wie kann ich orgaMAX erreichen?

Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht. Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind persönlich für Dich da.

Telefon: +49 (0) 5231 7090-0

E-Mail: info@orgamax.de

Erreichbarkeit: Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr.

Noch mehr Wissen, das Dich weiterbringt

Weitere Guides & Vorlagen

Noch mehr Wissen zum Nachlesen, Anwenden und Weiterkommen.

Frau mit blondem Haar sitzt an einem Schreibtisch vor großen Fenstern mit Stadtblick und schreibt auf einem Blatt Papier, neben ihr stehen eine Tasse und ein Tablet; links sind die Schritte 1 bis 5 in grauen Kästchen mit Häkchen angezeigt.

Umstieg digitale Buchhaltung

Plane den Umstieg auf die digitale Buchhaltung in fünf Schritten und vermeide typische Schwierigkeiten beim Start.

Ein lächelnder Mann mit Brille sitzt an einem Tisch vor einem Laptop und telefoniert, neben ihm sind eingeblendete Grafikfelder mit Buchhaltungsdaten, Ordnernamen wie Posteingang, orgaMAX Buchhaltung und Belege sowie eine Fortschrittsanzeige mit dem Text "Musterkanzlei Daten werden übermittelt".

Steuerbüro-Übergabe

Bereite die Übergabe an Dein Steuerbüro strukturiert vor. So sind wichtige Unterlagen vollständig und schnell zur Hand.

Frau entnimmt eine weiße Aktenordnermappe aus einem Regal voller ähnlicher Ordner, daneben eingeblendete Ordnerstruktur mit den Kategorien Posteingang, orgaMAX Buchhaltung, Belege, Baustellen und Verträge.

Sinnvolle Ordnerstruktur

Schaffe eine nachvollziehbare Ordnerstruktur, damit wichtige Dokumente ihren festen Platz haben und schneller wiedergefunden werden.

Junge Frau mit blondem Haar hält ein Blatt Papier mit dem Titel Rechnung und lächelt. Daneben eine transparente Checkliste mit dem Titel Checkliste Rechnung Pflichtangaben, darauf vier Einträge mit blauen Häkchen: Anschrift, Steuernummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.

Pflichtangaben Rechnungen

Mit unserer Checkliste für ordnungsgemäße Rechnungen prüfst Du die wichtigsten Pflichtangaben und vermeidest unnötige Fehler.

Frau benutzt ein Tablet in einem modernen Büro, daneben eine digitale Rechnung und ein blaues Ordnersymbol mit einem Download-Pfeil, darunter steht GoBD-unterstützend.

FAQ-Verfahrensdokumentation

Was ist eine Verfahrensdokumentation und was musst Dubeachten? Hol Dir kompakte Antworten zu Pflicht, GoBD und praktischerUmsetzung.

Ein Mann mit Brille und weißem T-Shirt, der Notizen auf einem Klemmbrett macht, vor einem hellen Büro mit Pflanzen und großen Fenstern. Auf dem Bild sind zwei Textfelder mit Häkchen: 'Das passende ERP-System finden' und 'Anforderungen formulieren'.

ERP-Lastenheft

Nutze unsere Lastenheft-Vorlage, um Deine Anforderungen festzuhalten und verschiedene ERP-Systeme anhand klarer Kriterien zu vergleichen.

Frau sitzt an einem Tisch in einem hellen Café, hält Belege und arbeitet an einem Laptop, eingeblendete grafische Elemente zeigen Textfelder mit den Worten 'Vorlage', 'Eigenbeleg' und 'Ausgaben ohne Beleg dokumentieren'.

Eigenbeleg-Vorlage

Fehlt eine Quittung, hilft Dir unsere Eigenbeleg-Vorlage dabei, die benötigten Angaben übersichtlich zu erfassen.

Bauarbeiter mit weißem Helm und orangefarbener Warnweste nutzt ein Tablet auf einer Baustelle, daneben schwebt eine digitale Auftragsdokumentation mit Sicherheits- und Dokumentensymbolen.

Digitale Bauakte

Bring Ordnung in Deine Baustellendokumentation: Der Guidezeigt Dir, wie Du Deine digitale Bauakte strukturiert und sicher organisierst.

Junge blonde Frau sitzt entspannt auf einer grauen Couch und zeigt mit dem Finger auf eine schwebende Checkliste zum Thema E-Rechnung, mit den Punkten Vorbereitung und Planung, Auswahl der Software, Technische Umsetzung und Prozessanpassung, alle mit Häkchen markiert.

Umstieg E-Rechnung

Die kostenlose Checkliste führt Dich strukturiertdurch die Einführung der E-Rechnung. Fristen, Empfang, Softwarewahl undProzesse im Blick.

Ein Mann mit dunklem Bart trägt ein grünes T-Shirt und schreibt auf ein Klemmbrett, im Hintergrund große Fenster; daneben sind Symbole und Schriftzüge für digitale Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD abgebildet.

Pflichtangaben E-Rechnung

Alle Pflichtangaben der E-Rechnung auf einen Blick.Prüfe Rechnungsangaben, Leitweg-ID, XRechnung und ZUGFeRD mit der Checkliste.

Junge Frau in blauem Pullover sitzt in modernem Büro an Schreibtisch mit Computerbildschirm und schaut lächelnd auf ihr Smartphone; links im Bild ist ein digitales Aufgabenfenster mit dem Titel 'Aufgaben' und einem hervorgehobenen Button 'Neue Aufgabe erstellt' zu sehen.

Buchhaltungsfahrplan

Was ist wöchentlich, monatlich oder jährlich zu erledigen? Die kompakte Checkliste hilft Dir, Deine Buchhaltung Schritt für Schritt zu organisieren.

Junge Frau mit blonden Haaren liest lächelnd Notizen auf einem Tablet oder Notizblock vor einem modernen Fenster, daneben eine digitale Checkliste zur Buchhaltungssoftware mit fünf abgehakten Punkten und einem Icon mit einem Wecker und Häkchen.

Buchhaltung

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Deinem Unternehmen? Die Checkliste führt Dich durch die wichtigsten Kriterien für Deine Auswahl.

Aufbewahrungsfristen

Wie lange musst Du Rechnungen, Belege und Co. aufbewahren? Unsere Aufbewahrungsfristen-Tabelle gibt Dir einen schnellen Überblick.

E-Book – E-Rechnung

Erfahre, was die E-Rechnung für Dein Unternehmen bedeutet und wie Du die gesetzlichen Vorgaben im Büroalltag umsetzt.

Ein lächelnder Mann in kariertem Hemd sitzt an einem Schreibtisch mit offenem Laptop, im Hintergrund zwei durchgestrichene Symbole für Word und Excel, die zu einem blauen Symbol mit einer Rakete führen.

Software-Einstieg meistern

Du arbeitest noch mit Excel, Word & Co.? Der Guide zeigtDir, wie Du strukturiert auf eine professionelle Software umsteigst.

Ein junger Mann sitzt an einem Tisch in einem modernen Büro und hält einen Laptop auf dem Schoß; links neben ihm sind zwei blaue Icons mit einem Laptop- und Raketen-Symbol sowie der Text 'Kein Datenverlust' und einem Kontrollhäkchen.

Softwarewechsel gut planen

Bereite Deinen Wechsel zu einer neuen Software Schritt für Schritt vor und vergiss nichts Wichtiges.

Frau steht in einem Büro mit ausgebreiteten Händen, blickt auf zwei Darstellungen von Dokumentenformaten: Eine mit dem Text 'ZUGFeRD' und eine mit 'X-Rechnung' unter einem XML-Symbol.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Lerne die Unterschiede kennen und finde heraus, welches E-Rechnungsformat zu Deinem Unternehmen und Deinen Abläufen passt.