Dein Guide zum Dokumentenmanagement

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Das ist unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Das betrifft Dich ebenso wie Selbstständige, kleine Betriebe und große Konzerne.

Wichtig zu beachten:

• Auch wenn Dein Unternehmen außerhalb der EU sitzt, musst Du die DSGVO einhalten, sobald Du Daten von Personen in der EU verarbeitest.
• Ausnahmen gelten nur für rein private oder familiäre Tätigkeiten ohne geschäftliche Absicht.

Für Dich bedeutet das: Datenschutz muss fester Bestandteil Deiner Geschäftsprozesse sein, um Bußgelder und Imageschäden zu vermeiden. Mit orgaMAX Dokumente verwaltest Du Ablagen zentral und dokumentierst Zugriffsrechte.

Die DSGVO verlangt, dass Du personenbezogene Daten sicher verarbeitest und archivierst. Gleichzeitig müssen die Daten jederzeit auffindbar, änderbar und auf Wunsch der betroffenen Person löschbar sein.

Zu den wichtigsten Anforderungen zählen:

• Sicher speichern: Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte.
• Nachvollziehbarkeit herstellen: Änderungen an personenbezogenen Daten dokumentieren.
• Rechtssicher löschen: Daten nach Fristen vollständig entfernen.

Mit orgaMAX lassen sich die Anforderungen an Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Löschung kontrolliert umsetzen.

Für DSGVO-konforme Digitalisierung brauchst Du nicht nur technische Lösungen, sondern auch klare Prozesse. Mit orgaMAX Dokumente gestaltest Du die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung effizient.

Funktionen von orgaMAX Dokumente:

• Auf mehreren geschützten Servern in deutschen Rechenzentren speichern.  
• Texterkennung (OCR) nutzen, um Inhalte zu durchsuchen und personenbezogene Daten zu finden.
• Dokumente kategorisieren und mit Tags versehen, um Daten strukturiert und schnell auffindbar abzulegen.

Mit einem DMS behältst Du den Überblick über alle digitalen Dokumente. Das ist die Grundvoraussetzung für DSGVO-konformes Arbeiten. 

Die DSGVO legt keine konkreten Aufbewahrungsfristen fest. Diese ergeben sich aus steuer- oder handelsrechtlichen Regelungen und können je nach Dokumentenart zwischen 6 und 10 Jahren liegen. Für personenbezogene Daten gelten zusätzliche Anforderungen.

Wichtig zu beachten:

• Nicht mehr benötigte Daten löschen.
• Lösch- und Berichtigungsansprüche personenbezogener Daten beachten.
• Aufbewahrung revisionssicher und GoBD-konform gestalten.

Mit orgaMAX Dokumente behältst Du den Überblick über wichtige Angaben wie das Erstellungsdatum von Dokumenten.

Wenn die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht eingehalten werden, drohen Unternehmen hohe Bußgelder – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Außerdem kann ein Verstoß den Ruf Deines Unternehmens nachhaltig schädigen.

Typische Risiken bei Verstößen:

• Daten unsachgemäß speichern, etwa ungeschützte Informationen auf Servern.
• Keine Transparenz gegenüber betroffenen Personen herstellen.
• Personenbezogene Daten verzögert bereitstellen oder löschen.

Mit orgaMAX Dokumente vermeidest Du Fehler und erfüllst die Anforderungen der DSGVO leichter.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) reduzierst Du typische Risiken manueller Prozesse. Bei manueller Dokumentenverwaltung entstehen leicht Fehler, die sich digital vermeiden lassen.

Dazu gehören:

• Verluste vermeiden und Dokumente geordnet ablegen.
• Fristen zuverlässig verwalten.
• Unbefugten Zugriff verhindern.
• Änderungen nachvollziehbar dokumentieren.
• Zeitaufwand für Suche und Sortierung reduzieren.

Mit orgaMAX Dokumente gestaltest Du die Umsetzung der DSGVO übersichtlicher. Dokumente lassen sich so sicher und geordnet verwalten.

Vorteile eines DMS für die Datenschutzgrundverordnung:

• Dateien auf mehrfach geschützten Servern in deutschen Rechenzentren speichern.  
• Daten per Texterkennung und Kategorien schnell finden und bearbeiten.
• Zugriffsrechte so einrichten, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff haben.

orgaMAX Dokumente hilft Dir, Anforderungen der DSGVO umzusetzen und Prozesse transparent und geordnet zu halten. So behältst Du die Kontrolle und erleichterst den Arbeitsalltag.