Checkliste E-Rechnung: So gelingt Dir die Umstellung

Wie lange die Umstellung auf E-Rechnungen dauert, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Unternehmensgröße: Bei kleineren Unternehmen lässt sich die Umstellung oft in wenigen Wochen durchführen. Bei größeren Unternehmen mit komplexeren Strukturen brauchst Du mehr Zeit.
• Vorhandene IT-Infrastruktur: Wenn Du bereits Buchhaltungssoftware nutzt, die E-Rechnungen unterstützt, läuft der Prozess schneller. Musst Du neue Software anschaffen oder bestehende Systeme anpassen, braucht die Umstellung entsprechend länger.
• Schulung der Mitarbeitenden: Du musst die betroffenen Mitarbeitenden in den neuen E-Rechnungsprozess einweisen. Das erfordert zusätzliche Zeit.
• Testphase: Eine gründliche Testphase ist wichtig, damit der neue Prozess reibungslos funktioniert. Je nach Anzahl Deiner Geschäftspartner und der Komplexität der Prozesse kann das mehrere Wochen dauern.

Eine nutzerfreundliche Software wie orgaMAX kann die Umstellung zügiger machen. Die Software enthält intuitive Funktionen, die den E-Rechnungsprozess automatisieren und übersichtlicher gestalten. Darüber hinaus profitierst Du bei orgaMAX von einem umfassenden Support-Team, das Dich bei Fragen und technischen Herausforderungen während der Umstellung unterstützt. So lassen sich Probleme schneller lösen und der Übergang verläuft ruhiger.

Seit dem 1. Januar 2025 musst Du als Unternehmen E-Rechnungen bei B2B-Transaktionen empfangen. PDF-Rechnungen dürfen nur noch in bestimmten Ausnahmefällen verwendet werden:

• Mit Zustimmung des Empfängers: Du darfst weiterhin PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt, diese Form der Rechnung zu akzeptieren.
• Kleinbetragsrechnungen: Bei Rechnungen bis 250 € darfst Du weiterhin PDF-Rechnungen versenden.

Diese Übergangsphase endet: Ab 2027 musst Du als Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz E-Rechnungen auch ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für fast alle. Wenn Du jetzt umstellst, bist Du vorbereitet und vermeidest zusätzlichen Aufwand, wenn das Ausstellen verpflichtend wird.

Wenn Du E-Rechnungen von Geschäftspartnern nicht empfangen oder auslesen kannst, können rechtliche und finanzielle Konsequenzen folgen:

• Verstöße gegen gesetzliche Anforderungen: Wenn Du die Pflicht zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen nicht erfüllst, können Bußgelder oder andere Sanktionen auf Dich zukommen, etwa bei einer Steuerprüfung.
• Verluste durch ineffiziente Prozesse: Wenn Du nicht rechtzeitig umstellst, riskierst Du Beeinträchtigungen in den Geschäftsbeziehungen, weil Geschäftspartner auf E-Rechnungen umsteigen. Das kann zu Verzögerungen oder Verlusten führen, wenn Rechnungen nicht korrekt bearbeitet werden.

Wenn Du noch nicht umgestellt hast, solltest Du das zeitnah nachholen. Am wenigsten stressig gelingt der Wechsel mit klarer Struktur und einer passenden Softwarelösung.

Technisch gesehen benötigst Du kein spezielles Programm wie orgaMAX, um E-Rechnungen zu verarbeiten oder zu erstellen. Ohne passende Software wird es jedoch schwieriger, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Abläufe kontrolliert zu organisieren. Mit orgaMAX behältst Du die Übersicht und kannst Prozesse zuverlässiger gestalten.

• Automatisierung: Automatisch verarbeiten und erfassen von E-Rechnungen, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
• GoBD-Konformität: GoBD-konform ablegen und dokumentieren von E-Rechnungen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
• Effizienz: Rechnungsprozess optimieren und digital organisieren, um Abläufe übersichtlicher zu gestalten.

Die Wahl zwischen orgaMAX ERP und orgaMAX Buchhaltung hängt von den Bedürfnissen und Prozessen Deines Unternehmens ab:

• orgaMAX Buchhaltung ist die passende Lösung, wenn Dein Unternehmen eine einfache Möglichkeit benötigt, Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu verbuchen. Sie enthält die grundlegenden Funktionen zur Verwaltung von E-Rechnungen, Eingangsrechnungen und der Buchhaltung. Sie eignet sich besonders für kleinere Betriebe oder für Unternehmen, die vor allem eine Lösung für Buchhaltungsprozesse suchen.
• orgaMAX ERP ist ein komplettes ERP-System, das über die Buchhaltung hinausgeht. Neben der Rechnungsverarbeitung integriert es Module für Warenwirtschaft, Auftragsmanagement, Projektmanagement und weitere Bereiche. Es eignet sich für Unternehmen, die mehrere Geschäftsbereiche in einem System verwalten möchten.

Wenn der Fokus auf der Verwaltung von E-Rechnungen und der Finanzbuchhaltung liegt, ist orgaMAX Buchhaltung die passende Wahl. orgaMAX ERP ist die richtige Wahl, wenn Du mehrere Geschäftsprozesse in einem System vereinen möchtest.
Wir beraten Dich gerne bei der Produktauswahl.