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Wenn Buchhaltung mehr Zeit frisst als sie spart

Belege sammeln, sortieren, weiterleiten – und am Ende trotzdem den Überblick verlieren: Gerade in wachsenden Unternehmen wird die Organisation von Dokumenten schnell zur Herausforderung. Die SmartCircle Finanz GmbH hat genau das erlebt. Heute läuft vieles digital und strukturiert an einem Ort: mit klaren Prozessen und deutlich weniger Abstimmungsaufwand. Eine zentrale Rolle dabei spielt orgaMAX.

Wer hinter SmartCircle steckt

Die SmartCircle Finanz GmbH ist ein junges Unternehmen aus der Versicherungs- und Finanzbranche mit Sitz in Bielefeld. Gegründet im Jahr 2024, bietet das Team eine ganzheitliche Beratung von Versicherungen über Kapitalanlagen bis hin zu Immobilien. Das Besondere: SmartCircle arbeitet mit einem Netzwerk aus selbstständigen Versicherungsmaklern und Spezialisten. So können KundInnen auch bei komplexen Themen wie privater Krankenversicherung oder betrieblicher Altersvorsorge gezielt betreut werden. Mit rund zwölf Partnern wächst das Unternehmen schnell. Und genau dieses Wachstum bringt neue Anforderungen an Struktur und Prozesse mit sich.

Zu kompliziert, zu unübersichtlich – die Arbeit mit DATEV

Vor der Umstellung auf ein neues System arbeitete SmartCircle mit DATEV. In der Praxis führte das jedoch schnell zu Frust. Die Bedienung war komplex, viele Abläufe unnötig umständlich und vor allem fehlte die Übersicht im Alltag. Marvin Knapp, Versicherungsmakler mit dem Schwerpunkt private Krankenversicherungen und Gesellschafter der SmartCircle Finanz GmbH, erinnert sich:

„Bei DATEV gab es für uns einige Fallstricke, wo wir gesagt haben: Nee, da haben wir gar keine Lust mehr drauf. Vor allem finde ich das Thema Digitalität wichtig. Bei DATEV erinnert mich das Ganze manchmal ein bisschen an alte Windows-Versionen.“

Neben der Bedienung wurde ein weiterer Punkt immer problematischer: die Zusammenarbeit.

„Wir wollten eine Sache klären, aber es war niemand erreichbar. Man konnte sich mit niemandem wirklich austauschen – das war eine absolute Katastrophe. Und dann fragt man sich irgendwann: Wofür bezahlen wir hier eigentlich jeden Monat so viel Kohle?“

Gerade für ein wachsendes Unternehmen wurde klar: So lässt sich langfristig nicht effizient arbeiten.

Der Wendepunkt: Von Papierbergen zur digitalen Lösung

Auch abseits der Unternehmensprozesse zeigte sich das Problem im Alltag deutlich. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater lief lange klassisch: mit gesammelten Belegen und viel manueller Vorbereitung.

„Ich habe meine Unterlagen noch ganz klassisch in Ordnern zum Steuerberater gebracht und gesagt: Mach mal die Steuererklärung fertig. Der hatte dann natürlich zigtausend Belege, die er erstmal durchforsten musste.“

Mit zunehmendem Wachstum wurde dieser Prozess immer aufwendiger – für beide Seiten.

„Irgendwann wächst man ja und wird größer. Schon vor meiner Tätigkeit bei SmartCircle war ich einige Jahre lang selbstständig und hatte dieselben Probleme. Und dann kommt irgendwann der Punkt, an dem man sagt: Ich muss das Ganze mal digitalisieren. Auch, um die Kosten beim Steuerberater etwas zu reduzieren.“

Der Impuls zur Veränderung kam schließlich eher zufällig über Social Media. Beim Scrollen durch Instagram stieß Marvin auf ein Video von orgaMAX über genau dieses Thema: Belege im Schuhkarton. Das Szenario kam ihm bekannt vor und war letztlich der Auslöser, sich aktiv nach einer neuen Lösung umzusehen.

Der Wechsel: Einfacher Einstieg statt komplizierter Systeme

Also entschied Marvin sich, orgaMAX zu testen. Nach der Testphase war schnell klar, dass diese Software besser zum Arbeitsalltag passt.

Vor allem zwei Dinge machten für ihn den Unterschied:

eine klare, intuitive Struktur
ein direkter Ansprechpartner bei Fragen

„Ich fand die Testphase übersichtlich, gut und auch klar verständlich. So hätte ich mir das bei DATEV damals gewünscht. Und das Thema Ansprechpartner ist natürlich auch ein Vorteil bei orgaMAX. Man hat immer jemanden ohne große Umwege und das Problem wird relativ schnell gelöst.“

Heute läuft alles an einem Ort

Heute bildet Marvin die zentralen Prozesse rund um Belege und Dokumente in orgaMAX ab. Dazu gehören vor allem das Hochladen und Verwalten von Belegen, die strukturierte Ablage aller Unterlagen sowie die Vorbereitung für den Steuerberater.

Auch über das Unternehmen hinaus nutzt Marvin die Software im Alltag: Bevor er seine Laufbahn zu Versicherungsmakler einschlug, machte er eine Ausbildung als Koch. Mittlerweile gibt er seine Erfahrungen in Kochkursen weiter und schreibt die entsprechenden Rechnungen über orgaMAX.

Beide Bereiche führt er dabei getrennt in eigenen Mandanten innerhalb der Software. Auf diese Weise lassen sich unterschiedliche Tätigkeiten sauber voneinander abgrenzen, ohne dass zusätzliche Tools oder Systeme notwendig sind. Gerade die digitale Ablage verändert den Arbeitsalltag spürbar:

„Es ist total easy: Ich nehme den Beleg, scanne ihn ein, lade ihn hoch – fertig. Ich muss mich nicht mehr hinsetzen und diese ganzen Belege in Ordner und Mappen sortieren. Das spart mir schon viel Zeit.“

Weniger Abstimmung, bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Der größte Unterschied zeigt sich in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Statt Belege nachträglich zusammenzusuchen, werden sie direkt digital erfasst und vorbereitet.
Das reduziert Rückfragen und auf beiden Seiten Zeit. Auch die Kostenstruktur profitiert davon, weil weniger manueller Aufwand entsteht. Allein durch die strukturierte Arbeitsweise spart SmartCircle jede Woche mehrere Stunden.

Übersichtlichkeit macht den Unterschied im Alltag

Ein entscheidender Vorteil liegt für SmartCircle in der Übersichtlichkeit. Alles ist an einem Ort, logisch aufgebaut und auch ohne lange Einarbeitung schnell auffindbar.

„Für mich ist vor allem die Übersichtlichkeit entscheidend. Wenn ich das mit DATEV vergleiche, ist das dort teilweise ein echter Krampf. Man klickt sich durch mehrere Ebenen, springt zwischen Rechnungen und Belegen hin und her. Bei orgaMAX ist das viel klarer aufgebaut. Man sieht direkt: Das war der letzte Beleg, hier sind offene Punkte, da sind noch Rechnungen unbezahlt. Alles ist sehr übersichtlich und gut strukturiert. Die Digitalität finde ich da wirklich klasse.“

Blick nach vorn: Weitere Prozesse digitalisieren

Mit dem Wachstum steigen auch die Anforderungen an die internen Abläufe. In einem nächsten Schritt möchte Marvin Knapp weitere Prozesse digitalisieren, zum Beispiel im Bereich Abrechnungen und Gehälter.

„Zwei meiner Mitarbeiter werden pauschal abgerechnet, die andere Mitarbeiterin auf Stundenbasis. Dafür haben wir Stundenzettel, die hochgeladen werden und beim Steuerberater abgerechnet werden.“

Hierbei besteht der Wunsch, künftig noch mehr direkt im System abbilden zu können.

Was sich nachhaltig verändert hat

Der Wechsel zu orgaMAX hat bei SmartCircle vor allem eines gebracht: Struktur im Alltag. Belege werden nicht mehr gesammelt und nachträglich sortiert, sondern direkt digital erfasst und abgelegt. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für klar definierte Abläufe.

Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist heute deutlich effizienter. Unterlagen sind vollständig vorbereitet, Rückfragen werden reduziert und der gesamte Abstimmungsaufwand sinkt spürbar.

Dank des reduzierten Aufwands im Hintergrund bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft. In einem abschließenden Satz beschreibt Marvin die Zusammenarbeit mit orgaMAX folgendermaßen:

„Im Vergleich zu DATEV ist das Arbeiten mit orgaMAX einfach viel übersichtlicher. Ich sehe auf einen Blick meine letzten Belege, offene Punkte und was noch zu tun ist – alles ist logisch aufgebaut und intuitiv bedienbar. Genau so stelle ich mir digitale Buchhaltung vor.“

Shereen Bornemann ist Produkt-Marketing-Managerin für orgaMAX Buchhaltung. Mit ihrem strategischen Auge übersetzt sie Zahlenlogik in klare Geschichten und zeigt UnternehmerInnen, wie Buchhaltung leicht und wirkungsvoll wird.

Shereen Bornemann von orgaMAX

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