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Handel

Vier Generationen Küchenkompetenz – heute digital organisiert

Seit über 100 Jahren plant KÜCHEN BECK individuelle Küchen für seine Kundinnen und Kunden. Das Familienunternehmen aus Leipzig verbindet traditionelle Beratung mit modernen Prozessen – auch hinter den Kulissen. Während früher Rechnungen noch mit Word erstellt wurden, sorgt heute orgaMAX Buchhaltung für strukturierte Abläufe – von der automatischen Rechnungsnummer bis zum mobilen Zugriff auf alle wichtigen Daten.

Wer hinter KÜCHEN BECK steckt

Das Küchenstudio KÜCHEN BECK wurde bereits 1919 gegründet und wird bis heute als Familienbetrieb geführt. Gemeinsam mit seiner Familie und einem kleinen Team sorgt Geschäftsführer Branko Broz dafür, dass jede Küche individuell geplant und umgesetzt wird.
Auch im Arbeitsalltag übernimmt Branko Broz viele unterschiedliche Aufgaben, die von der Beratung über das Aufmaß bis hin zu organisatorischen Tätigkeiten reichen.

Als Word an seine Grenzen stieß

Lange Zeit wurden Rechnungen klassisch mit Word erstellt.

„Wir haben eigentlich immer mit Word gearbeitet, mit unserer Vorlage und einem Briefbogen. Und sagen wir so: Es war jetzt nicht das Gelbe vom Ei.“

Was anfangs funktionierte, wurde mit der Zeit immer aufwendiger. Kundendaten mussten manuell eingetragen, Vorlagen kopiert und Rechnungsnummern separat gepflegt werden.

„Alles war manuell. Man konnte zwar die Vorlage kopieren und den Kopf ändern, aber Positionen oder unterschiedliche Küchen jedes Mal anzupassen, war schon umständlich.“

Besonders die Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern wurde zunehmend zum Problem.

„Wir haben das immer händisch auf einer Liste festgehalten, damit wir wussten, wo wir mit der Rechnungsnummer stehen. Das war eigentlich der entscheidende Punkt, an dem wir gesagt haben: Das müssen wir jetzt automatisieren.“

Auf der Suche nach einer einfachen Lösung

Bei seiner Recherche verglich Branko Broz verschiedene Lösungen. Ausschlaggebend war dabei nicht die Anzahl der Funktionen, sondern eine Software, die intuitiv funktioniert und sich unkompliziert bedienen lässt. Am Ende entschied er sich für orgaMAX:

„Mir war wichtig, dass es einfach ist und schon viel vorgibt. Bei orgaMAX ist eigentlich alles selbsterklärend.“

Schnell eingearbeitet – mit persönlicher Unterstützung

Der Wechsel bedeutete zunächst eine Umstellung.

„Wenn du von einem Opel Corsa auf einen Porsche umsteigst, dann ist das halt schon eine Umstellung.“

Vor allem in der Anfangszeit half der persönliche Support dabei, offene Fragen schnell zu klären.

„Wir hatten schnell Unterstützung. Man konnte anrufen, wurde zurückgerufen und dann wurde das Anliegen schnell geklärt.“

Heute läuft die Rechnungserstellung deutlich einfacher

„Damit spart man schon viel Zeit ein. Im Monat etwa zwei Stunden.“

KÜCHEN BECK nutzt orgaMAX Buchhaltung hauptsächlich für die Rechnungserstellung. Statt Kundendaten und Positionen jedes Mal neu einzutippen, stehen alle wichtigen Informationen zentral zur Verfügung. Rechnungs- und Kundennummern werden automatisch vergeben und Abläufe deutlich vereinfacht.

Auch unterwegs alles im Blick

Ein weiterer Vorteil ist für Branko Broz der mobile Zugriff. Durch die Cloud-Lösung kann er jederzeit auf seine Daten zugreifen – unabhängig davon, ob er im Küchenstudio, beim Kunden oder unterwegs ist. Auch interne Freigaben lassen sich auf diese Weise unkompliziert organisieren.

„Das Schöne ist, dass ich über die orgaMAX App auf meinem iPad oder iPhone jederzeit Zugriff habe. Ich finde es gut, dass man orgaMAX so auch unterwegs nutzen kann.“

Digitalisierung Schritt für Schritt

Noch arbeitet KÜCHEN BECK bei einigen Prozessen klassisch – etwa in der Zusammenarbeit mit dem langjährigen Steuerberater. Die nächsten Schritte sind jedoch bereits geplant. Künftig sollen weitere Abläufe digitalisiert und der DATEV-Export stärker genutzt werden.

Für Branko Broz ist dabei wichtig, neue Funktionen Schritt für Schritt einzuführen und den Arbeitsalltag dadurch kontinuierlich zu vereinfachen.

Einfach statt kompliziert

Was Branko Broz an orgaMAX besonders schätzt, fasst er selbst am besten zusammen:

„Ich glaube, das Wichtigste bei einer Software ist, dass sie einfach ist. Man muss dafür nicht erst studiert haben. Sie ist überschaubar und bietet trotzdem viele Möglichkeiten. Nicht jeder muss alles nutzen – aber jeder kann.“

Was sich nachhaltig verändert hat

Der Wechsel von Word zu orgaMAX hat KÜCHEN BECK vor allem eines gebracht: mehr Struktur im Büroalltag. Rechnungen werden schneller erstellt, Kundendaten zentral verwaltet und fortlaufende Rechnungsnummern automatisch vergeben. Gleichzeitig bleibt die Software so einfach, dass sich neue Funktionen jederzeit Schritt für Schritt ergänzen lassen.

Das nämlich macht orgaMAX für KÜCHEN BECK aus: professionelle Prozesse, ohne kompliziert zu werden.

Shereen Bornemann ist Produkt-Marketing-Managerin für orgaMAX Buchhaltung. Mit ihrem strategischen Auge übersetzt sie Zahlenlogik in klare Geschichten und zeigt UnternehmerInnen, wie Buchhaltung leicht und wirkungsvoll wird.

Shereen Bornemann von orgaMAX

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