Als Excel für die Partnerabrechnung nicht mehr ausreichte
Bevor Energie & Haus 24 zu orgaMAX wechselte, arbeitete das Unternehmen mit einer anderen Rechnungssoftware. Mitgründer Tobias Saalbach war mit deren Möglichkeiten grundsätzlich zufrieden. Doch mit dem Aufbau des Franchise-Systems entstand eine neue Anforderung: Die Zentrale sollte Angebote und Rechnungen für verschiedene Partner erstellen können. Diese Mandantenfähigkeit fehlte der bisherigen Lösung.
Übergangsweise nutzte Energie & Haus 24 deshalb Excel. Leistungspositionen wurden in Tabellen vorbereitet und bei Bedarf ein- oder ausgeblendet. Das war fehleranfällig und passte nicht zum professionellen Anspruch des Unternehmens.
„Das war super unprofessionell, super unbequem. Davon haben wir uns sehr schnell wieder verabschiedet.“
Bereits nach wenigen Wochen war klar, dass eine andere Lösung gebraucht wurde. Bei der Suche nach einer mandantenfähigen Software entschied sich Energie & Haus 24 schließlich für orgaMAX.
Mehrere Partner in einer Software verwalten
Heute betreibt die Energie & Haus 24 GmbH ein Franchise-Netzwerk mit 18 Standorten in Deutschland. Nicht alle Partner lassen ihre Angebote und Rechnungen über die Zentrale erstellen. Für rund 85% der Franchisenehmer übernimmt Energie & Haus 24 diese Aufgabe jedoch regelmäßig als kostenfreie Dienstleistung. Dabei hat jeder Franchise-Partner eigene Kunden und Preise. Die Zentrale stellt Richtpreise zur Verfügung, die endgültige Preisgestaltung liegt aber beim jeweiligen Partner.
Mit orgaMAX kann Energie & Haus 24 diese unterschiedlichen Anforderungen innerhalb einer Software abbilden. Die Mandantenfähigkeit war deswegen das wichtigste Kriterium bei der Auswahl.
Auch der webbasierte Zugriff spielte eine Rolle. Tobias und seine Kollegen müssen nicht an einem bestimmten Rechner arbeiten, sondern können sich von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus anmelden.
„Wir wollten nicht irgendwo auf einem festen Rechner die Lizenz haben müssen.“
Auf diese Weise bleibt die Arbeit auch dann flexibel, wenn Aufgaben zwischen den Kollegen wechseln oder Tobias unterwegs ist.
Leistungspositionen einmal anlegen und mehrfach nutzen
Die Franchise-Partner von Energie & Haus 24 bieten viele gleiche oder ähnliche Leistungen an. Würde die Zentrale für jeden Mandanten sämtliche Artikel und Leistungspositionen einzeln erfassen, wäre das mit erheblichem Aufwand verbunden.
Deshalb hat Tobias die Leistungsdaten aus der vorherigen Software exportiert und für orgaMAX aufbereitet. Nach dem bequemen Import konnte er die Daten für weitere Mandanten übernehmen.
„Ansonsten hätte ich für jeden Partner jeden Artikel händisch anlegen müssen.“
Heute bilden diese hinterlegten Leistungen die Grundlage für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung. Die einzelnen Partner können weiterhin ihre eigenen Preise verwenden. Vor allem bei einem wachsenden Netzwerk spart das wiederkehrende Arbeit und sorgt für einheitlich vorbereitete Leistungsdaten.
Rechnungen in wenigen Minuten erstellen
Wenn ein Franchise-Partner eine Rechnung benötigt, erhält die Zentrale die vorbereiteten Angaben als PDF aus dem internen System. Darin stehen unter anderem die Rechnungsanschrift, der Standort der Energieberatung, die erbrachte Leistung und der individuelle Preis.
Anschließend übernimmt Tobias die Informationen in orgaMAX. Er legt bei Bedarf einen neuen Kunden an, ergänzt vorhandene Kundendaten und fügt die passende Leistung hinzu. Sind die Angaben vollständig vorbereitet und werden mehrere Rechnungen nacheinander bearbeitet, geht das besonders schnell.
„Wenn ich 10, 15 oder 20 Partnerrechnungen hintereinander schreibe und die sauber vorbereitet sind, habe ich eine Rechnung in zwei, drei Minuten fertig.“
Für Energie & Haus 24 ist das eine deutliche Verbesserung gegenüber der früheren Arbeit mit Excel. Auch E-Rechnungen kann das Unternehmen mit orgaMAX erstellen.
Die Entwicklung der Standorte im Blick
Über die Rechnungserstellung hinaus nutzt Energie & Haus 24 orgaMAX auch, um wichtige Kennzahlen der Franchise-Partner einzusehen. Im Dashboard kann Tobias beispielsweise Umsatzzahlen der einzelnen Mandanten abrufen. Diese Informationen helfen ihm, die Entwicklung der regionalen Standorte miteinander zu vergleichen. Das ist besonders für das interne Benchmarking wichtig: Die Zentrale kann anhand verfügbarer Kennzahlen besser einschätzen, wie sich die einzelnen Partner entwickeln.
„Ich habe relativ schnell einen Überblick über das, was wir machen und was die Partner machen. Das ist ein Schritt nach vorne.“
Somit unterstützt orgaMAX nicht nur die tägliche Büroarbeit, sondern liefert Energie & Haus 24 auch eine Grundlage für den Vergleich der Standorte.
Flexibel arbeiten und weiter wachsen
Energie & Haus 24 möchte sein Franchise-Netzwerk weiter ausbauen. Vier weitere potenzielle Partner sind bereits in der letzten Phase vor Vertragsunterschrift. Auch eine Expansion mit einem Franchisenehmer nach Österreich ist geplant.
Mit dem Wachstum steigen auch die Anforderungen an die Organisation. Neue Partner müssen eingebunden, Leistungen vorbereitet und Rechnungen zuverlässig erstellt werden. Für Tobias ist orgaMAX deswegen weiterhin ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Besonders wichtig sind ihm die einfache Bedienung, die Mandantenfähigkeit und die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten.
„Es ist einfach und intuitiv zu bedienen, bietet eine Zeitersparnis und lässt sich ortsunabhängig nutzen.“
