Vier Jahre auf der Suche nach einer Lösung
Ob Tierhilfe in der Ukraine, Unterstützung in Nordrhein-Westfalen oder der Malzirkus in Schleiden: Die Spendengelder fließen in ganz unterschiedliche Hilfsprojekte. Entsprechend wichtig ist eine saubere Trennung in der Buchhaltung.
Genau das war lange die Herausforderung. Zwar gibt es verschiedene Buchhaltungslösungen für Vereine. Die benötigte Zuordnung und Filterung nach Projekten ließ sich für Fortuna hilft e. V. damit jedoch nicht passend abbilden.
Also arbeitete das Team mit Excel und ordnete Buchungen händisch zu. Anschließend musste immer wieder geprüft werden, ob alles richtig abgelegt war. Vier Jahre suchte Klaudia nach einer besseren Lösung.
„Wir hatten alles zuerst über Excel und händisch. Das war ein Aufwand, der mich Nächte gekostet hat.“
orgaMAX kannte Klaudia bereits aus einer früheren beruflichen Tätigkeit. Bei der Suche nach einer passenden Lösung für Fortuna hilft e. V. kam ihr die Software deshalb wieder in den Sinn. Und tatsächlich ließen sich damit die Anforderungen des Vereins abbilden.
Jede Spende nachvollziehbar zuordnen
Gerade bei einem gemeinnützigen Verein reicht es nicht, Einnahmen und Ausgaben lediglich zu erfassen. Fortuna hilft e. V. muss transparent dokumentieren können, wofür Spendengelder eingesetzt wurden.
Mit orgaMAX ordnet das Team Buchungen deshalb den jeweiligen Projekten zu und kann sie anschließend entsprechend filtern. Die zugehörigen Belege werden direkt hinterlegt.
So lässt sich beispielsweise unterscheiden, ob Geld für die Tierhilfe in der Ukraine, ein Projekt in Nordrhein-Westfalen oder den Malzirkus in Schleiden eingesetzt wurde.
„Gerade in Vereinen, wo jede Spende und wirklich jeder Cent zählt, muss auch alles dokumentiert sein. Man muss auf einen Klick sehen können, wofür das Geld ausgegeben wurde.“
Das ist auch für Prüfungen relevant: Neben internen Gremien greifen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer auf die benötigten Informationen zu.
Rund 80 Prozent weniger Verwaltungsaufwand
Vor orgaMAX waren für viele Abläufe mehrere manuelle Schritte notwendig. Heute können Rechnungen per E-Mail eingespielt, Zahlungen zugeordnet und Projekte entsprechend gekennzeichnet werden.
Steuerberater und Wirtschaftsprüfer können benötigte Informationen anschließend direkt über orgaMAX abrufen.
Nach Klaudias Einschätzung spart Fortuna hilft e. V. dadurch allein in diesem Ablauf vier Arbeitsschritte. Insgesamt beziffert sie die Entlastung bei der Verwaltung auf rund 80 Prozent.
„80 Prozent Ersparnis – das ist sensationell.“
Für Fortuna hilft e. V. bedeutet diese Zeitersparnis mehr als einen effizienteren Büroalltag. Weniger Verwaltung schafft unmittelbar mehr Zeit für die Arbeit in den Hilfsprojekten.
Schnelle Hilfe braucht einfache Abläufe
Der Alltag von Fortuna hilft e. V. lässt sich nur begrenzt planen. Wenn eine Katastrophe eintritt, müssen Entscheidungen schnell getroffen und Hilfsmaßnahmen koordiniert werden.
Deshalb war für Klaudia neben den Funktionen auch wichtig, dass die Software ohne lange Einarbeitung funktioniert. Bei Fragen möchte sie außerdem direkt Unterstützung bekommen.
„Die intuitive Bedienfreundlichkeit ist sehr hoch. Wenn eine Frage aufkam, konnte man sofort anrufen, bekam eine Antwort und wurde durchgelotst.“
Den persönlichen Support kannte Klaudia bereits aus ihrer früheren Arbeit mit orgaMAX. Auch bei der erneuten Entscheidung für die Software war dieser Punkt für sie wichtig.
Mehr Zeit für die eigentliche Hilfe
Fortuna hilft e. V. arbeitet heute in einem Umfeld, das sich ständig verändern kann. Neben langfristigen Hilfsprojekten kommen immer wieder akute Einsätze hinzu – zum Zeitpunkt des Interviews unter anderem nach Bränden in Nordrhein-Westfalen, Belgien, Frankreich und Spanien.
Umso wichtiger ist es für Klaudia, dass möglichst wenig Zeit für vermeidbare Verwaltungsarbeit verloren geht.
„Danke, dass ihr uns das Leben so erleichtert und damit ermöglicht, dass wir unsere Zeit effizienter für die Hilfeleistung einbringen können. Dahingehend tragt ihr mit dazu bei, dass wir mehr helfen können.“
Genau darin liegt für Fortuna hilft e. V. der entscheidende Unterschied: Die Buchhaltung bleibt nachvollziehbar und transparent, während mehr Zeit dort ankommt, wo sie gebraucht wird.
