Wenn Kundengeschenke zur Geschäftsidee werden
Jedes Jahr standen Andreas und sein Sohn Bruno vor derselben Frage: Was schenken sie den Kunden ihres Systemhauses Reinsch zu Weihnachten? Die Geschenke sollten persönlich sein und echte Wertschätzung ausdrücken. Doch die Suche nach passenden Artikeln, die individuelle Gestaltung und der anschließende Versand kosteten viel Zeit.
Irgendwann kam die Frage auf, ob es dafür nicht einen Dienstleister geben müsste. Einen, der die komplette Organisation übernimmt. Bei der Suche fanden die beiden zwar einige Angebote, aber keines entsprach vollständig ihren Vorstellungen.
„Unsere Geschäftsidee war sozusagen aus unserem eigenen alljährlichen Stress geboren.“
Statt weiterzusuchen, entwickelten Andreas, Bruno und Bettina selbst eine Lösung. So entstand prsntbox: ein Full-Service-Angebot, das Unternehmen die Organisation individueller Kundengeschenke und Mitarbeiterpräsente abnimmt.
Von Anfang an auf orgaMAX gesetzt
Mit der Gründung von prsntbox mussten viele Entscheidungen getroffen werden. Welche Produkte sollen angeboten werden? Wie lassen sich individuelle Kundenwünsche umsetzen? Und wie organisiert man die kaufmännischen Abläufe im Hintergrund?
Bei der Software war die Entscheidung dagegen schnell gefallen. Andreas kannte orgaMAX bereits aus seinem Systemhaus und hatte damit gute Erfahrungen gemacht.
„Für uns war eigentlich direkt klar, dass wir orgaMAX einsetzen, da wir die Software bereits bei unserem Systemhaus nutzen und wirklich zufrieden damit waren. Auch Geschäftspartnern hatte ich die Software zuvor schon gezeigt und empfohlen.“
Die vorhandenen Erfahrungen erleichterten den Einstieg. Daten konnten übernommen und die Abläufe für das neue Unternehmen schrittweise eingerichtet werden.
Besonders wichtig war dabei die persönliche Unterstützung. Gerade in der Anfangsphase tauchten immer wieder Fragen auf, bei denen das Team schnell Hilfe brauchte.
„In dieser Phase haben wir oft den Kontakt zu orgaMAX gesucht und immer gefunden. Ich würde sogar sagen, das ist mit die größte Stärke von orgaMAX. Die Antwortzeiten auf unsere Fragen durch den Support waren immer sehr kurz.“
Zwei Unternehmen getrennt verwalten
Mit prsntbox kam zum bestehenden Systemhaus ein zweites Unternehmen hinzu. Beide sollten unabhängig voneinander arbeiten, ohne dafür unterschiedliche Softwarelösungen einsetzen zu müssen.
Mit der Mandantenverwaltung von orgaMAX kann das Team beide Unternehmen innerhalb einer Software organisieren. Die jeweiligen Geschäftsvorgänge bleiben getrennt und lassen sich unabhängig voneinander bearbeiten.
So kann Andreas die kaufmännischen Aufgaben für beide Unternehmen erledigen, ohne zwischen unterschiedlichen Programmen wechseln zu müssen.
Individuelle Geschenke statt Standardprodukte
Ursprünglich plante prsntbox auch einen klassischen Online-Shop. Doch im Kontakt mit den Kunden zeigte sich schnell, dass die Nachfrage vor allem individuellen Lösungen galt.
Statt fertige Geschenkboxen direkt zu bestellen, möchten viele Unternehmen die Inhalte gemeinsam mit prsntbox abstimmen. Manchmal werden nach dem ersten Gespräch weitere Artikel gesucht, manchmal wird die Zusammenstellung noch einmal angepasst.
„Bei fast allen Kunden geht es danach sehr individuell weiter – genau so, wie wir es uns gewünscht und auch geplant hatten.“
Deshalb entschied sich das Team, die Shop-Funktion nicht mehr aktiv zu nutzen. Heute dient der Shop vor allem dazu, das Angebot zu präsentieren und erste Ideen zu vermitteln.
Die eigentliche Zusammenstellung erfolgt im persönlichen Austausch. Für die Organisation der kaufmännischen Abläufe nutzt prsntbox weiterhin orgaMAX.
Weniger Aufwand bei Zahlungen und Buchhaltung
Bei prsntbox gehört zu jeder Geschenkaktion auch eine Reihe kaufmännischer Aufgaben. Artikel müssen eingekauft, Preise kalkuliert und Rechnungen verwaltet werden. Dazu kommen die Kontrolle der Zahlungseingänge und die Buchhaltung.
Diese Abläufe organisiert das Team heute zentral mit orgaMAX. Besonders die Bankanbindung macht sich im Alltag bemerkbar. Eingehende Zahlungen lassen sich automatisch den passenden Vorgängen zuordnen. Das spart manuelle Kontrollen und erleichtert den Überblick über offene Rechnungen.
„Die Bankanbindung von orgaMAX war ein richtiges Aha-Erlebnis für uns. Dank automatischer Zahlungszuordnungen bei den Zahlungseingängen verschwenden wir deutlich weniger Zeit als mit unserem alten System!“
Auch bei der Buchhaltung hat sich die Arbeitsweise verändert. Viele Aufgaben, für die früher externe Unterstützung nötig war, übernimmt das Team inzwischen selbst.
„orgaMAX hat bei uns einige Abläufe verändert. Den Steuerberater brauchen wir dank orgaMAX z. B. nur noch einmal im Jahr für die Jahresbilanz. Alles andere bekommen wir jetzt selbst hin.“
Dadurch bleibt mehr Zeit für die Arbeit, auf die es bei prsntbox ankommt: passende Geschenkideen entwickeln und individuelle Kundenwünsche umsetzen.
Persönliche Geschenke mit langfristigem Wert
prsntbox hat sich mit seinem individuellen Full-Service-Angebot am Markt etabliert. Statt möglichst schnell zu wachsen, setzt das Team auf eine nachhaltige Entwicklung.
Dabei geht es nicht nur um die Auswahl der Geschenke. Auch die Verpackung soll einen bleibenden Wert haben. Die Präsentboxen werden deshalb so gestaltet, dass sie häufig weiterverwendet werden können, statt nach dem Auspacken direkt im Müll zu landen.
Der Grundgedanke ist derselbe wie bei der Gründung: Unternehmen sollen ihren Kunden und Mitarbeitenden persönliche Wertschätzung zeigen können, ohne dafür selbst viel Zeit in die Organisation investieren zu müssen.
Mit orgaMAX bleibt die kaufmännische Arbeit im Hintergrund übersichtlich organisiert.
