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Zeitersparnis pro Tag

100 %

rechtssichere Rechnungen

MitarbeiterInnen

Wenn mehrere Baustellen parallel laufen, kurzfristige Nachträge dazukommen und gleichzeitig Rechnungen pünktlich rausgehen müssen, wird eine strukturierte Büroorganisation schnell zur Herausforderung. Genau das kennt auch K&K Bau aus dem Arbeitsalltag. Damit Angebote, Rechnungen und offene Posten nicht im Tagesgeschäft untergehen, setzt das Team auf orgaMAX Buchhaltung.

Wer hinter K&K Bau steckt

K&K Bau ist auf Sanierungsarbeiten nach Brand- und Wasserschäden spezialisiert. Die meisten Projekte entstehen im Rahmen von Versicherungsfällen. Zum Team gehören fünf Personen: der Geschäftsführer, zwei Mitarbeiterinnen im Büro sowie verschiedene Subunternehmen wie Elektriker, Installateure, Trockenbauer oder Maler, die je nach Projekt eingebunden werden.

Während der Geschäftsführer überwiegend die Baustellen und die Materialbeschaffung koordiniert, laufen im Büro die organisatorischen Prozesse zusammen. Betriebsleiterin Frau Filbert und ihre Kollegin kümmern sich dort um Angebote, Nachträge, Rechnungen und die gesamte Abwicklung.

Gerade bei vielen parallel laufenden Projekten ist dabei wichtig, jederzeit den Überblick über Leistungen, offene Rechnungen und einzelne Vorgänge zu behalten.

„Der Geschäftsführer legt uns die Sachen zum Abrechnen hier ins Büro und das erledigen wir dann.“

Viele Vorgänge gleichzeitig koordinieren

Im Alltag von K&K Bau entstehen laufend neue Dokumente. Angebote müssen erstellt, Nachträge ergänzt und Rechnungen sauber dokumentiert werden. Gleichzeitig ändern sich Projekte häufig kurzfristig, etwa wenn zusätzliche Arbeiten notwendig werden oder neue Schäden hinzukommen.

Besonders bei größeren Baustellen mit vielen einzelnen Positionen wird das schnell unübersichtlich. Genau deshalb ist eine zentrale Softwarelösung für das Unternehmen heute unverzichtbar.

Vor orgaMAX wurden solche Prozesse noch deutlich manueller organisiert.

„Excel an sich ist ja kein schlechtes Werkzeug, aber halt nicht für die Rechnungserstellung.“

Excel wird bei K&K Bau zwar weiterhin ergänzend genutzt, etwa für individuelle Übersichten oder zusätzliche Auswertungen. Für die eigentliche Angebots- und Rechnungserstellung wäre der Aufwand darüber jedoch deutlich größer.

Wiederkehrende Leistungen nicht jedes Mal neu anlegen

Ein großer Vorteil im Alltag liegt für das Team in den hinterlegten Stammpositionen und Stammdaten. Viele Leistungen, die regelmäßig benötigt werden, müssen dadurch nicht jedes Mal erneut angelegt oder manuell eingetippt werden.

„Wir haben ja zum Beispiel auch Stammdaten oder Stammpositionen gespeichert, die wir für unsere Angebotserstellung nutzen können.“

Gerade bei umfangreichen Angeboten spart das täglich Zeit. Statt einzelne Leistungen immer wieder neu aufzubauen, können bestehende Positionen übernommen und flexibel angepasst werden.

Besonders praktisch ist das bei Nachträgen oder Zusatzarbeiten, die während eines Projekts kurzfristig ergänzt werden müssen.

„Da muss ich jetzt nicht alles einzeln eintippen.“

Bis zu zwei Stunden Zeitersparnis – jeden Tag

Frau Filbert und ihre Kollegin arbeiten täglich mehrere Stunden mit orgaMAX. Vor allem die Kombination aus zentraler Datenverwaltung, wiederverwendbaren Positionen und der schnellen Übersicht über offene Vorgänge sorgt für spürbare Entlastung im Büroalltag.

„Mit Sicherheit auch ein bis zwei Stunden täglich.“

Diese Zeitersparnis entsteht vor allem bei wiederkehrenden Abläufen:

Angebote schneller erstellen
Rechnungen strukturierter verwalten
offene Posten zentral einsehen
Zahlungsstände schneller kontrollieren
OP-Listen direkt exportieren und weiterleiten

Gerade die Übersicht über offene Rechnungen beschreibt Frau Filbert als besonders hilfreich. Offene Posten lassen sich direkt aus orgaMAX exportieren und bei Bedarf unkompliziert an Auftraggeber weitergeben.

Schnell zurechtfinden, auch ohne lange Einarbeitung

Ein weiterer Vorteil für das Team: Die Software ließ sich ohne lange Schulungen schnell im Alltag einsetzen. Sowohl Frau Filbert als auch ihre Kollegin konnten sich zügig einarbeiten.

„Meine Kollegin kannte orgaMAX zuvor nicht und kommt damit eigentlich super zurecht.“

Die Bedienung beschreibt sie als übersichtlich und weitgehend selbsterklärend. Viele Funktionen seien schnell auffindbar, ohne sich lange durch komplizierte Menüs arbeiten zu müssen. Auch Anpassungen am Layout oder individuelle Einstellungen lassen sich unkompliziert umsetzen.

Support und Tutorials als schnelle Hilfe im Alltag

Wenn Fragen auftauchen, setzt das Team vor allem auf die Tutorials und den direkten Support von orgaMAX.

„Ich finde es auch gut, dass ihr so Anleitungen habt, die man sich kurzfristig mal eben raussuchen kann.“

Gerade im stressigen Arbeitsalltag sei es hilfreich, Lösungen schnell selbst nachschauen zu können. Falls doch einmal etwas offen bleibt, nutzt Frau Filbert zusätzlich den telefonischen Support.

„Ich habe immer einen sehr netten Support erhalten.“

Der nächste Schritt: Papierloser arbeiten

Aktuell nutzt K&K Bau orgaMAX hauptsächlich für Angebote und Rechnungen. In Zukunft sollen jedoch weitere Prozesse digitalisiert werden – insbesondere die vorbereitende Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dafür testet das Team bereits den Dokumentenmanager und plant, den Steuerberater künftig direkt in die Software einzubinden.

„Wir wollen so papierlos wie möglich arbeiten.“

Das Ziel: weniger manuelle Ablage, weniger Papierordner und ein strukturierterer Austausch mit dem Steuerberater.

Wünsche aus der Praxis

Im täglichen Einsatz fallen natürlich auch Punkte auf, die den Arbeitsalltag noch weiter erleichtern würden. Gerade bei größeren Projekten mit vielen Einzelpositionen wünschte sich Frau Filbert zusätzliche Funktionen für Zwischensummen und Titelübersichten.

„Es wäre schön, wenn die Option da wäre, das zu nutzen, weil es noch mal eine Arbeitserleichterung wäre.“

Gerade bei komplexeren Baustellen würde das zusätzliche Sicherheit schaffen.

Kundenfeedback wie dieses fließt regelmäßig in die Weiterentwicklung von orgaMAX ein. Die Arbeit mit Zwischensummen und Titelübersichten wird inzwischen bereits unterstützt und hilft dabei, umfangreiche Angebote und Rechnungen übersichtlicher zu strukturieren. Dadurch könnten Fehler schneller erkannt und umfangreiche Rechnungen leichter kontrolliert werden.

„Wir bedanken uns ganz herzlich, dass die gewünschten Funktionen ergänzt wurden. Wir nutzen sie in der Tat sehr häufig.“

Das Fazit von K&K Bau

Für K&K Bau steht vor allem der praktische Nutzen im Vordergrund: weniger manuelle Arbeit, mehr Übersicht und schnellere Abläufe im Büroalltag. Angebote und Rechnungen lassen sich deutlich effizienter erstellen, offene Posten bleiben nachvollziehbar und wiederkehrende Aufgaben kosten spürbar weniger Zeit.

„Praktisch. Gut.
Also ich finde es schon ziemlich selbsterklärend.“

Shereen Bornemann ist Produkt-Marketing-Managerin für orgaMAX Buchhaltung. Mit ihrem strategischen Auge übersetzt sie Zahlenlogik in klare Geschichten und zeigt UnternehmerInnen, wie Buchhaltung leicht und wirkungsvoll wird.

Shereen Bornemann von orgaMAX

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