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Als Word und Excel nicht mehr reichten
Am Anfang waren es nur wenige Rechnungen. Dafür funktionierten Word und Excel gut. Mit der eigenen Rösterei änderte sich das.
Immer mehr Geschäftskunden kamen hinzu, darunter auch internationale Kunden. Gleichzeitig wurden Umsatzsteuer, Erlöskonten und der DATEV-Export aufwendiger. Bei mehreren Rechnungen am Tag kostete die manuelle Arbeit zunehmend Zeit. Für Christian war klar: Die gewachsenen Abläufe brauchten eine professionelle Lösung.
„Wenn man jeden Tag gleich mehrere Rechnungen schreiben muss, kriegt man dann schnell die Krise …“
Ein Gesamtpaket, das im Alltag passt
Christian verglich verschiedene Programme, darunter auch Lexware. Am Ende entschied er sich für orgaMAX. Neben den Funktionen spielte dabei der persönliche Kontakt eine wichtige Rolle.
Nach einer kurzen Eingewöhnung konnte das Team mit der Software arbeiten. Für die internationale Rechnungsstellung wünscht sich Christian heute noch mehr Möglichkeiten bei mehrsprachigen Rechnungsvorlagen.
„Ich kann meinen Kontakt Patrick immer nerven, wenn ich Fragen habe.“
Rechnungen bis zu viermal schneller schreiben
Heute nutzt HALBSTARK orgaMAX vor allem für Rechnungen, DATEV-Export, Zahlungsabgleich und Mahnwesen. Hinterlegte Stammdaten sorgen dafür, dass Kunden, Artikel und andere Informationen nicht immer wieder neu eingegeben werden müssen.
Auch unterwegs kann Christian Rechnungen mit dem Smartphone kopieren, bearbeiten und verschicken. Das zahlt sich besonders bei wiederkehrenden Rechnungen aus.
„Im Vergleich zu Word und Excel geht das bestimmt doppelt, dreifach oder sogar vierfach so schnell.“
Zahlungen im Blick. Mahnungen direkt erledigt.
Mit mehr Geschäftskunden wurde es auch wichtiger, offene Rechnungen zuverlässig nachzuverfolgen. Früher erinnerte das Team Kunden häufig einfach per E-Mail.
Heute ist das Bankkonto mit orgaMAX verbunden. Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen. Offene Forderungen lassen sich dadurch schneller erkennen und direkt über das Mahnwesen bearbeiten. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird einfacher: Die benötigten Daten gibt HALBSTARK per DATEV-Export weiter.
„Dass das Konto direkt angebunden ist und die Zahlungseingänge automatisch abgeglichen werden, ist einfach top.“
Professioneller arbeiten und auftreten
Für Christian zählt nicht nur die gesparte Zeit. Auch nach außen hat sich etwas verändert. Rechnungen und Mahnungen wirken einheitlicher und professioneller als zuvor mit Word und Excel.
Gerade mit der wachsenden Zahl an Geschäftskunden ist das für HALBSTARK wichtig.
„Wenn du mit so einer Software arbeitest, sieht das Ganze einfach viel professioneller aus. Dadurch nehmen dich die Kunden auch ganz anders wahr.“
