200 %

schnellere Rechnungserstellung

> 8 Jahre

in der Kaffeebranche

100 %

rechtssichere Vorgangserstellung

Handel

Mit dem Unternehmen wachsen auch die Anforderungen

Als Halbstark Kaffee vor acht Jahren sein Café eröffnete, reichten Word und Excel für die wenigen Rechnungen noch aus. Mit der eigenen Rösterei, internationalen Geschäftskunden und wachsenden Abläufen änderte sich das jedoch schnell.

Heute erstellt das Team Rechnungen, verwaltet Zahlungseingänge und wickelt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über orgaMAX Buchhaltung ab. Ergänzt wird das Ganze durch orgaMAX Dokumente, wodurch wichtige Unterlagen zentral abgelegt werden können. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft: guten Kaffee.

Wer hinter HALBSTARK Kaffee steckt

HALBSTARK Kaffee ist Café und Kaffeerösterei in Detmold. Vor rund acht Jahren eröffnete das Unternehmen sein Café in der Mühlenstraße, vor zwei Jahren kam die eigene Rösterei hinzu. Heute besteht das Team aus rund zehn Mitarbeitenden.
Christian Langemann führt das Unternehmen gemeinsam mit seinem Geschäftspartner Nathan Neifer und kümmert sich als Geschäftsführer um nahezu alle organisatorischen Aufgaben – vom operativen Tagesgeschäft im Café bis hin zur kaufmännischen Verwaltung.

Als Word und Excel nicht mehr ausreichten

Zu Beginn schrieb Christian Langemann seine Rechnungen noch ganz klassisch mit Word und Excel.

„Das war damals eigentlich ganz okay. Es waren einfach noch nicht so viele Rechnungen, die ich schreiben musste.“

Mit dem Wachstum des Unternehmens änderten sich jedoch auch die Anforderungen. Durch die neue Rösterei kamen immer mehr Geschäftskunden hinzu – darunter auch internationale Kunden. Gleichzeitig wurde die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater komplexer.

„Sobald man zum Beispiel mit Erlöskonten arbeitet, wird es sowohl international als auch innerländisch bei der Umsatzsteuer schwieriger. Spätestens beim DATEV-Export für den Steuerberater wird das dann schnell kompliziert. Wenn man jeden Tag gleich mehrere Rechnungen schreiben muss, kriegt man dann schnell die Krise …“

Für Christian war klar: Jetzt braucht es eine professionelle Lösung.

Die Entscheidung für orgaMAX

Bei der Suche schaute sich Christian verschiedene Programme an – unter anderem auch Lexware. Am Ende überzeugte ihn jedoch das Gesamtpaket, das orgaMAX ihm bot. Ein wichtiger Faktor war dabei auch der persönliche Ansprechpartner.

„Ich kann meinen Kontakt Patrick immer nerven, wenn ich Fragen habe.“

Nach einer kurzen Eingewöhnung lief der Einstieg problemlos. Lediglich bei der internationalen Rechnungsstellung wünscht sich Christian heute noch mehr Möglichkeiten für mehrsprachige Rechnungsvorlagen.

Heute läuft das Rechnungsschreiben deutlich schneller

Heute nutzt Christian orgaMAX Buchhaltung vor allem für das Schreiben von Rechnungen, den DATEV-Export, den Zahlungsabgleich und das Mahnwesen. Besonders im Alltag machen sich die Vorteile bemerkbar.

„Ich schreibe darüber hauptsächlich Rechnungen. Das funktioniert total easy. Ich nutze dafür auch oft mein Smartphone. Die Mobile-App bietet zwar nicht den kompletten Funktionsumfang der Desktop-Version, aber für das, was ich unterwegs brauche – zum Beispiel Rechnungen kopieren, bearbeiten und verschicken – funktioniert sie richtig gut. Gerade bei den vielen wiederkehrenden Rechnungen ist das praktisch: Rechnung kopieren, bearbeiten und weiterschicken. Im Vergleich zu Word und Excel geht das bestimmt doppelt, dreifach oder sogar vierfach so schnell.“

Auch die Stammdaten sparen jeden Tag Zeit.

„Das Coole ist einfach, mit Stammdaten zu arbeiten. Bei Excel hast du das alles nicht. Wenn Kunden, Artikel und andere Stammdaten einmal angelegt sind, geht danach vieles deutlich einfacher.“

Bankanbindung und Mahnwesen direkt im System

Mit dem Unternehmenswachstum kamen auch neue Anforderungen hinzu. Während früher offene Rechnungen oft einfach per E-Mail erinnert wurden, läuft das Mahnwesen heute direkt über orgaMAX.

Durch die angebundene Bank werden Zahlungseingänge automatisch abgeglichen. Offene Forderungen lassen sich dadurch schneller erkennen und direkt bearbeiten.

Auch der DATEV-Export vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich.

Professioneller auftreten

Neben der Zeitersparnis sieht Christian noch einen weiteren Vorteil: Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wirken Rechnungen und Mahnungen deutlich hochwertiger als zuvor.

Gerade mit wachsenden Geschäftskunden sei ein professioneller Außenauftritt heute wichtiger denn je.

„Wenn du mit so einer Software arbeitest, sieht das Ganze einfach viel professioneller aus. Dadurch nehmen dich die Kunden auch ganz anders wahr. Eine Word- oder Excel-Rechnung macht da einfach nicht denselben Eindruck.“

Benutzerfreundlich statt kompliziert

Was Christian an orgaMAX besonders schätzt, fasst er selbst am besten zusammen:

„Ich finde orgaMAX einfach super benutzerfreundlich. Dadurch arbeitet es sich echt entspannt. Dass ich in ein paar Sekunden eine Rechnung rausschicken kann, ist schon ziemlich stark. Und dass das Konto direkt angebunden ist und die Zahlungseingänge automatisch abgeglichen werden, ist einfach top.“

Fazit: Mit dem Unternehmen gewachsen

HALBSTARK Kaffee hat sich in den vergangenen Jahren stetig weiterentwickelt – vom Café zur eigenen Rösterei mit internationalen Geschäftskunden. Mit diesem Wachstum sind auch die kaufmännischen Anforderungen gestiegen. Wo Word und Excel früher ausreichten, sorgen heute orgaMAX Buchhaltung und orgaMAX Dokumente für strukturierte Prozesse, professionelle Abläufe und deutlich weniger manuellen Aufwand.

Am Ende bleibt so mehr Zeit für das, worauf es bei HALBSTARK Kaffee wirklich ankommt: guten Kaffee rösten und Gäste begeistern.

Shereen Bornemann ist Produkt-Marketing-Managerin für orgaMAX Buchhaltung. Mit ihrem strategischen Auge übersetzt sie Zahlenlogik in klare Geschichten und zeigt UnternehmerInnen, wie Buchhaltung leicht und wirkungsvoll wird.

Shereen Bornemann von orgaMAX

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