Lieferschein-Vorlage: Pflichten und Praxis-Tipps

Ein einfacher Lieferschein ersetzt keine Rechnung, weil ihm wesentliche Pflichtangaben zur Umsatzsteuer fehlen. Wenn Du ein solches Dokument erstellst, sollte es klar als Lieferschein gekennzeichnet sein. Viele Pflichtangaben der Rechnung dürfen hier entfallen.

Ein Lieferbeleg zählt nicht zu den Buchungsbelegen, sondern gilt als Warenbegleitpapier. Er gibt Auskunft über die mitgesendeten Artikel und wird meist direkt der Ware beigelegt oder außen an der Verpackung angebracht. Daher spricht man auch vom Warenbegleitschein.

Deine KundInnen können so die Bestellung eindeutig zuordnen und die Vollständigkeit prüfen. Im Lager dient der Beleg häufig als Packliste, mit der die Lieferung zusammengestellt wird. Der Lieferschein dient damit als Vorlage und als Nachweis für die ordnungsgemäße Übergabe der Ware.

Für Dich gilt: Eine Rechnung ist gesetzlich vorgeschrieben, ein Lieferschein ist dagegen nicht verpflichtend. Im Geschäftsalltag wird der Lieferschein dennoch häufig genutzt. Ein Grund dafür ist, dass das Lieferdatum in der Rechnung angegeben sein muss. Da dieses Datum beim Versand oft noch nicht feststeht, wird auf die Angabe im Lieferschein verwiesen.

Für Deine Kundschaft ist das ein klarer Vorteil. Sie kann anhand des mitgelieferten Lieferscheins prüfen, ob alles vollständig und korrekt geliefert wurde. Das schafft Transparenz und Vertrauen.

Seit Januar 2017 gilt: Wenn Du zwischen Rechnung und Lieferschein keine Verbindung herstellst, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand oder Empfang der Rechnung. Nimmt die Rechnung dagegen ausdrücklich auf den Lieferschein Bezug, gehört der Lieferschein zum Buchungsbeleg und Du musst ihn 10 Jahre aufbewahren.

Du kannst die Unterlagen elektronisch archivieren, zum Beispiel mit der Bürosoftware orgaMAX. orgaMAX speichert Lieferscheine automatisch und archiviert sie revisionssicher. Gleiches gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

Auch hier gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. In der Praxis haben sich dennoch einige Angaben bewährt. Sie helfen Dir, Geschäftsabläufe übersichtlicher zu gestalten und schneller abzuwickeln. 

• Lieferschein in der Überschrift kennzeichnen
• Adresse des Lieferanten angeben 
• Lieferadresse des Empfängers angeben
• Liefer- und Bestelldatum angeben
• Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Artikel angeben
• Einheiten, Gewicht und Stückpreis aufführen

Zusätzlich können folgende Angaben sinnvoll sein:

• Fortlaufende Lieferscheinnummer angeben oder die zugehörige Rechnungsnummer nennen
• Telefon- und Faxnummer des Absenders angeben
• Ansprechpartner im Unternehmen des Absenders benennen
• Kundennummer des Empfängers angeben
• Name des Transportunternehmens angeben
• Angaben zu Teillieferungen aufnehmen, wenn noch Lieferungen ausstehen
• Eigentumsvorbehalt vermerken, damit klar ist, dass die Ware bis zur vollständigen Bezahlung dem Lieferanten gehört