Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Die gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen sind insbesondere in § 14 Absatz 4 UStG geregelt. Sie sorgen dafür, dass eine Rechnung eindeutig zugeordnet und steuerlich geprüft werden kann.
Eine reguläre Rechnung muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens.
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers.
- Rechnungsdatum: Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
- Rechnungsnummer: Eine einmalig vergebene Nummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung.
- Art und Menge der Leistung: Menge und Art der gelieferten Waren beziehungsweise Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen.
- Liefer- oder Leistungsdatum: Zeitpunkt, zu dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt wurde.
- Entgelt: Der vereinbarte Preis sowie gegebenenfalls im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind.
- Umsatzsteuer: Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine geltende Steuerbefreiung.
Für bestimmte Geschäftsvorfälle gelten zusätzliche Anforderungen. Bei Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern sind dagegen Vereinfachungen vorgesehen.
Sind Zahlungsziel und Bankverbindung Pflichtangaben?
Ein Zahlungsziel und die Bankverbindung gehören nicht zu den allgemeinen gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG.
Trotzdem sind diese Informationen in der Praxis sinnvoll. Sie helfen Kunden dabei, den Rechnungsbetrag rechtzeitig und an die richtige Bankverbindung zu überweisen.
Übliche zusätzliche Angaben sind:
Zahlungsziel oder konkretes Fälligkeitsdatum
Bankverbindung mit IBAN
Verwendungszweck
Kundennummer
Bestell- oder Auftragsnummer
Ansprechpartner für Rückfragen
Hinweise zu vereinbarten Skontobedingungen
Besonders bei Unternehmen mit vielen Kunden und Rechnungen erleichtern diese Angaben die Zahlungsabwicklung und die spätere Zuordnung von Zahlungseingängen.
Rechnung schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Eine Rechnung sollte übersichtlich aufgebaut sein und alle erforderlichen Informationen enthalten. Mit einer klaren Reihenfolge lässt sich vermeiden, dass wichtige Angaben vergessen werden.
1. Rechnungssteller und Kunden eintragen
Zunächst werden die vollständigen Unternehmensdaten und die Angaben zum Rechnungsempfänger erfasst.
Dabei ist wichtig, dass die Rechnung an den richtigen rechtlichen Leistungsempfänger adressiert wird. Bei Geschäftskunden kann sich die Rechnungsanschrift von der Lieferadresse unterscheiden.
2. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum vergeben
Jede reguläre Rechnung benötigt eine einmalig vergebene Rechnungsnummer. Sie muss die eindeutige Identifikation der Rechnung ermöglichen.
Die Nummerierung kann beispielsweise nach Jahren oder mit eigenen Nummernkreisen organisiert werden. Eine lückenlose Zahlenfolge ohne jede Unterbrechung ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben.
Zusätzlich wird das Rechnungsdatum angegeben.
3. Gelieferte Waren oder Leistungen beschreiben
Anschließend werden die abgerechneten Positionen aufgeführt. Die Beschreibung muss erkennen lassen, welche Waren geliefert oder welche Leistungen erbracht wurden.
Bei Waren gehören dazu beispielsweise Artikelbezeichnung, Menge und Einzelpreis. Bei Dienstleistungen sollte der Leistungsumfang ausreichend konkret beschrieben werden.
Allgemeine Formulierungen wie „diverse Arbeiten“ reichen nicht immer aus, um die Leistung eindeutig zu identifizieren.
4. Liefer- oder Leistungsdatum ergänzen
Eine Rechnung muss grundsätzlich erkennen lassen, wann die Lieferung oder Leistung ausgeführt wurde.
Das Leistungsdatum kann vom Rechnungsdatum abweichen. Wird beispielsweise eine Dienstleistung im Oktober erbracht und erst im November abgerechnet, müssen die entsprechenden Angaben korrekt berücksichtigt werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch die Angabe des Leistungsmonats ausreichen.
5. Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer berechnen
Im nächsten Schritt werden die Preise und gegebenenfalls die Umsatzsteuer berechnet.
Bei einer regulären steuerpflichtigen Rechnung werden üblicherweise Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag ausgewiesen.
Ein Beispiel:
Nettobetrag: 1.000,00 €
Umsatzsteuer (19 %): 190,00 €
Bruttobetrag: 1.190,00 €
Bei unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen müssen die entsprechenden Entgelte und Steuerbeträge getrennt ausgewiesen werden.
6. Zahlungsinformationen ergänzen
Damit der Kunde die Rechnung einfach begleichen kann, sollten das Zahlungsziel und die Bankverbindung angegeben werden.
Ein möglicher Hinweis lautet: „Bitte überweise den Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt auf das angegebene Konto.“
Das Zahlungsziel sollte zu den vertraglichen Vereinbarungen passen. Ohne eine besondere Vereinbarung gelten die gesetzlichen Fälligkeits- und Verzugsregeln.
7. Rechnung prüfen und versenden
Vor dem Versand sollten sämtliche Angaben kontrolliert werden. Besonders wichtig sind der Rechnungsempfänger, die Rechnungsnummer, die Leistungsbeschreibung und die Umsatzsteuer.
Anschließend kann die Rechnung im jeweils zulässigen Format versendet werden. Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen müssen dabei die Anforderungen an die E-Rechnung und die geltenden Übergangsregelungen berücksichtigt werden.
Beispiel: So sieht eine Rechnung aus
Ein Dienstleistungsunternehmen hat für einen Geschäftskunden mehrere Leistungen erbracht und stellt diese anschließend in Rechnung.
Eine vereinfachte Beispielrechnung könnte folgendermaßen aufgebaut sein:
Rechnung RE-2026-0158
- Rechnungsaussteller: Muster Service GmbH, Musterstraße 10, 12345 Musterstadt
Steuernummer: 123/456/78901
- Rechnungsempfänger: Beispiel Handel GmbH, Handelsstraße 20, 12345 Musterstadt
- Rechnungsdatum: 12. November 2026
- Leistungsdatum: 10. November 2026
Abgerechnete Leistungen:
5 Stunden technische Wartung à 100,00 € netto = 500,00 €
2 Stunden Systemeinrichtung à 150,00 € netto = 300,00 €
Rechnungsbetrag:
Nettobetrag: 800,00 €
Umsatzsteuer (19 %): 152,00 €
Gesamtbetrag: 952,00 €
- Zahlungsziel: 26. November 2026
- Bankverbindung: IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00
Dieses Beispiel zeigt die grundlegende Struktur einer Rechnung. Die verwendeten Unternehmensdaten und die Bankverbindung sind fiktiv.
Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?
Nicht für jeden Geschäftsvorgang besteht dieselbe gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung.
Bei steuerpflichtigen Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, muss grundsätzlich eine Rechnung ausgestellt werden. Dafür gilt regelmäßig eine Frist von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung.
Auch bei bestimmten steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück kann eine Rechnungspflicht gegenüber Privatpersonen bestehen.
Für gewöhnliche Verkäufe an Privatkunden besteht dagegen nicht automatisch eine allgemeine umsatzsteuerrechtliche Rechnungspflicht.
Unabhängig davon können sich Rechnungs- oder Nachweispflichten aus anderen gesetzlichen Regelungen oder vertraglichen Vereinbarungen ergeben.
Welche Besonderheiten gelten beim Rechnung schreiben?
Nicht jede Rechnung muss dieselben Angaben enthalten. Je nach Rechnungsbetrag, steuerlicher Behandlung und Art des Geschäftsvorfalls gelten besondere Vorschriften.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 € einschließlich Umsatzsteuer gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
Eine Kleinbetragsrechnung muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
Ausstellungsdatum
Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer
Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Eine gesonderte Rechnungsnummer und die vollständigen Daten des Leistungsempfängers sind bei einer gewöhnlichen Kleinbetragsrechnung grundsätzlich nicht erforderlich.
Für bestimmte Umsätze gelten allerdings Ausnahmen von diesen Vereinfachungen.
Rechnung als Kleinunternehmer schreiben
Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, dürfen für die davon erfassten Umsätze keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich folgende Umsatzgrenzen:
Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr: höchstens 25.000 €
Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr: höchstens 100.000 €
Für das Jahr der Aufnahme einer Tätigkeit gelten besondere Regeln.
Kleinunternehmerrechnungen unterliegen seit 2025 eigenen vereinfachten Anforderungen nach § 34a UStDV. Sie müssen unter anderem die beteiligten Unternehmen beziehungsweise Personen, das Ausstellungsdatum, die Leistung, das Entgelt und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG enthalten.
Ein geeigneter Hinweis lautet beispielsweise: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht mit dem Begriff Kleingewerbe gleichzusetzen. Auch ein gewerbliches Unternehmen mit überschaubarer Betriebsorganisation kann der regulären Umsatzbesteuerung unterliegen.
Privatrechnung schreiben
Auch Privatpersonen können bei einem gelegentlichen Verkauf eine schriftliche Rechnung oder einen Kaufbeleg ausstellen. Eine solche Privatrechnung dient beispielsweise dazu, den Verkauf eines gebrauchten Gegenstands zu dokumentieren.
Da eine Privatperson bei einem echten Privatverkauf nicht als umsatzsteuerlicher Unternehmer handelt, darf sie keine Umsatzsteuer ausweisen.
Wichtig ist, dass auf einer Privatrechnung nicht pauschal die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG angegeben wird. Diese Regelung betrifft Unternehmer und ist keine Rechtsgrundlage für private Gelegenheitsverkäufe.
Ob eine Tätigkeit tatsächlich privat oder bereits unternehmerisch ausgeübt wird, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
Rechnungen ins Ausland schreiben
Bei Rechnungen an Kunden im Ausland müssen zusätzliche umsatzsteuerliche Anforderungen berücksichtigt werden.
Entscheidend ist unter anderem, ob die Leistung an ein Unternehmen oder eine Privatperson erbracht wird, wo sich der Leistungsort befindet und ob eine Steuerbefreiung oder das Reverse-Charge-Verfahren greift.
Bei bestimmten innergemeinschaftlichen Geschäftsvorgängen können beispielsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und besondere Rechnungshinweise erforderlich sein.
Unternehmen sollten deshalb vor der Rechnungsstellung prüfen, welche steuerlichen Vorschriften für den jeweiligen Auslandsgeschäftsfall gelten.
E-Rechnung schreiben: Was gilt seit 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung bei inländischen B2B-Umsätzen.
Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail versendet wird. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Zu den gebräuchlichen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD in einer geeigneten normkonformen Ausprägung.
Welche Fristen gelten für Unternehmen?
Für betroffene inländische B2B-Umsätze gelten folgende Regelungen:
- Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: Unter den gesetzlichen Voraussetzungen dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
- Bis 31. Dezember 2027: Für Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr gelten unter bestimmten Voraussetzungen verlängerte Übergangsregelungen.
- Ab 1. Januar 2028: Für betroffene inländische B2B-Umsätze ist die Ausstellung einer strukturierten E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend.
Bei sonstigen elektronischen Rechnungen, beispielsweise einfachen PDF-Dateien, ist während der Übergangsfristen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Für bestimmte Umsätze gelten Ausnahmen. Beispielsweise sind Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG von der E-Rechnungsausstellungspflicht ausgenommen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nicht.
Zwar kann ein PDF digital versendet und gelesen werden, die enthaltenen Informationen liegen jedoch nicht zwingend in einem strukturierten Format vor.
Bei einer XRechnung werden die Rechnungsdaten beispielsweise als XML-Datei bereitgestellt. ZUGFeRD kann dagegen eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten verbinden.
Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass ihre Rechnungssoftware die benötigten Formate unterstützt.
Welche Rechnungsarten gibt es?
Neben der klassischen Rechnung gibt es verschiedene Rechnungsarten für besondere Geschäftsvorgänge. Welche sinnvoll ist, hängt davon ab, wie Waren geliefert oder Leistungen erbracht und abgerechnet werden.
Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ermöglicht eine Zwischenzahlung während der Durchführung eines Auftrags. Sie wird häufig bei längerfristigen Projekten eingesetzt, beispielsweise im Handwerk oder in der Produktion.
Teilrechnung
Mit einer Teilrechnung werden bestimmte bereits erbrachte Teile eines größeren Auftrags abgerechnet. Das können beispielsweise einzelne abgeschlossene Leistungen oder gelieferte Mengen sein.
Ob umsatzsteuerlich eine eigenständige Teilleistung oder eine Anzahlung vorliegt, muss gesondert beurteilt werden.
Sammelrechnung
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferungen oder Leistungen eines Kunden in einer gemeinsamen Rechnung zusammen.
Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig mehrere Aufträge für denselben Kunden bearbeiten.
Schlussrechnung
Eine Schlussrechnung schließt die Abrechnung eines Auftrags ab. Dabei werden gegebenenfalls bereits geleistete Abschlagszahlungen berücksichtigt.
Sie wird häufig bei umfangreichen Projekten eingesetzt, die über einen längeren Zeitraum abgewickelt werden.
Wiederkehrende Rechnung
Wiederkehrende Rechnungen werden regelmäßig für gleichartige Leistungen erstellt, beispielsweise bei Wartungsverträgen oder laufenden Dienstleistungen.
Eine automatisierte Rechnungsstellung kann den Verwaltungsaufwand bei solchen Geschäftsmodellen reduzieren.
Welche Fehler sollte man beim Rechnung schreiben vermeiden?
Fehlerhafte Rechnungen können Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und steuerliche Probleme verursachen. Besonders bei vielen Rechnungen ist es deshalb wichtig, die Angaben sorgfältig zu kontrollieren.
Typische Fehler sind:
- Fehlende Pflichtangaben: Beispielsweise fehlen die Rechnungsnummer oder das Leistungsdatum.
- Falscher Rechnungsempfänger: Die Rechnung wird an die falsche Gesellschaft oder eine veraltete Anschrift adressiert.
- Unklare Leistungsbeschreibung: Die abgerechnete Leistung lässt sich nicht eindeutig nachvollziehen.
- Falsche Umsatzsteuer: Ein unzutreffender Steuersatz oder eine nicht bestehende Steuerbefreiung wird verwendet.
- Doppelte Rechnungsnummern: Mehrere Rechnungen erhalten versehentlich dieselbe Nummer.
- Rechenfehler: Netto-, Steuer- und Bruttobeträge stimmen nicht überein.
- Falsche Zahlungsinformationen: Eine fehlerhafte Bankverbindung erschwert die Bezahlung.
- Ungeeignetes Rechnungsformat: Eine einfache PDF wird verwendet, obwohl eine strukturierte E-Rechnung erforderlich ist.
Eine geeignete Rechnungssoftware kann helfen, viele dieser Fehler zu vermeiden. Die Verantwortung für die korrekten Angaben bleibt jedoch beim Rechnungsaussteller.
Wie korrigiert man eine fehlerhafte Rechnung?
Wird nach dem Versand ein Fehler entdeckt, sollte die Rechnung nachvollziehbar berichtigt werden. Welche Vorgehensweise richtig ist, hängt von der Art des Fehlers und dem Bearbeitungsstand ab.
Bei bestimmten Fehlern kann eine ergänzende Rechnungsberichtigung ausreichen. In anderen Fällen ist es sinnvoll oder erforderlich, den ursprünglichen Vorgang zu stornieren und eine neue Rechnung auszustellen.
Wichtig ist, dass bereits versendete Rechnungen nicht einfach unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden. Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Auch bei der Korrektur von E-Rechnungen sind die jeweils geltenden Anforderungen an Rechnungsberichtigungen und elektronische Formate zu beachten.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen gehören zu den steuerlich relevanten Geschäftsunterlagen und müssen entsprechend den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das betrifft insbesondere die Aufbewahrung als Buchungsbeleg sowie die umsatzsteuerlichen Aufbewahrungspflichten.
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt beziehungsweise empfangen wurde. Übergangsregelungen und besondere gesetzliche Anforderungen können im Einzelfall relevant sein.
Ein Beispiel: Eine Rechnung aus November 2026 muss bei regulärem Fristbeginn grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden.
Bei elektronischen Rechnungen müssen Unternehmen darauf achten, dass die steuerlich relevanten Daten während der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. Eine strukturierte E-Rechnung darf deshalb nicht lediglich durch einen Ausdruck oder eine einfache Bilddarstellung ersetzt werden.
Rechnung schreiben mit Word, Excel oder Rechnungssoftware?
Rechnungen lassen sich grundsätzlich mit verschiedenen Programmen erstellen. Für Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen schreiben, unterscheiden sich die Lösungen jedoch deutlich beim Verwaltungsaufwand.
Rechnungen mit Word oder Excel schreiben
Mit Word oder Excel können Unternehmen eigene Rechnungsvorlagen gestalten und die erforderlichen Angaben manuell eintragen.
Das ist technisch möglich, bringt aber einige Herausforderungen mit sich. Rechnungsnummern müssen eindeutig vergeben, Beträge korrekt berechnet und Kundendaten gepflegt werden. Auch die gesetzeskonforme Aufbewahrung und die Erstellung strukturierter E-Rechnungen sind nicht allein durch eine einfache Word- oder Excel-Vorlage sichergestellt.
Besonders bei vielen Rechnungen steigt dadurch das Risiko für Übertragungsfehler und zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Rechnungen mit einer Software schreiben
Eine Rechnungssoftware kann wiederkehrende Aufgaben bei der Rechnungsstellung vereinfachen.
Vorhandene Kundendaten und Artikel lassen sich übernehmen, Rechnungsbeträge automatisch berechnen und Rechnungsnummern systematisch vergeben.
Außerdem können Rechnungen direkt mit weiteren kaufmännischen Vorgängen verbunden werden. Dazu gehören beispielsweise Angebote, Aufträge, Zahlungseingänge und Mahnungen.
Das ist besonders für Unternehmen hilfreich, in denen mehrere Mitarbeitende Rechnungen erstellen oder bearbeiten.
Wie schreibt man Rechnungen mit orgaMAX?
Wenn täglich Angebote, Aufträge und Rechnungen bearbeitet werden, kostet die wiederholte Eingabe derselben Informationen viel Zeit. Dazu kommt der Aufwand, offene Rechnungen zu kontrollieren und Zahlungseingänge zuzuordnen.
Mit orgaMAX kannst Du diese Aufgaben in einer zentralen Software erledigen. Die Rechnungsstellung ist dabei direkt mit der Auftragsverwaltung, dem Banking und der Buchhaltung verbunden.
Rechnungen in wenigen Schritten erstellen
In orgaMAX kannst Du eine neue Rechnung anlegen oder vorhandene Daten aus einem Angebot beziehungsweise Auftrag übernehmen.
So funktioniert die Rechnungsstellung:
Du wählst den Kunden aus Deinen hinterlegten Kontakten aus.
Du übernimmst vorhandene Artikel und Leistungen oder ergänzt neue Rechnungspositionen.
Du kontrollierst Mengen, Preise und Umsatzsteuer.
Du ergänzt das Leistungsdatum und gegebenenfalls die Zahlungsbedingungen.
Du prüfst die Rechnung und stellst sie im benötigten Format aus.
Vorhandene Kundendaten und Artikel musst Du nicht jedes Mal neu eingeben. Das reduziert den Aufwand und hilft, Übertragungsfehler zu vermeiden.
Rechnungen im eigenen Unternehmensdesign gestalten
Rechnungen sollen nicht nur die erforderlichen Angaben enthalten, sondern auch zum Erscheinungsbild Deines Unternehmens passen.
Mit orgaMAX kannst Du Deine Rechnungsdokumente mit einem eigenen Briefpapier gestalten. Dazu gehören beispielsweise das Unternehmenslogo und weitere Gestaltungselemente.
So erhalten Deine Kunden ein einheitliches Erscheinungsbild, unabhängig davon, welche Mitarbeitenden die Rechnung erstellen.
E-Rechnungen mit orgaMAX erstellen und versenden
Mit orgaMAX kannst Du E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen und versenden.
Damit lassen sich die Anforderungen an die strukturierte elektronische Rechnungsstellung im kaufmännischen Alltag berücksichtigen.
Auch eingehende E-Rechnungen kannst Du in orgaMAX empfangen und für die weitere Bearbeitung nutzen. So werden nicht nur Ausgangsrechnungen, sondern auch Eingangsrechnungen in die kaufmännischen Abläufe eingebunden.
Teil-, Sammel- und Abschlagsrechnungen erstellen
Nicht jeder Auftrag wird mit einer einzigen Standardrechnung abgeschlossen. Gerade bei umfangreichen Projekten oder mehreren Kundenaufträgen sind flexible Abrechnungsarten hilfreich.
Ab orgaMAX Auftrag Pro kannst Du unter anderem folgende Rechnungsarten nutzen:
- Teilrechnungen: Bereits erbrachte Teile eines Auftrags abrechnen und offene Restmengen im Blick behalten.
- Sammelrechnungen: Mehrere Aufträge oder Auftragspositionen desselben Kunden in einer Rechnung zusammenfassen.
- Abschlagsrechnungen: Vereinbarte Zwischenzahlungen während eines laufenden Auftrags abrechnen.
- Schlussrechnungen: Einen Auftrag abschließend abrechnen und vorherige Zahlungen berücksichtigen.
Damit kannst Du die Rechnungsstellung an unterschiedliche Auftrags- und Projektabläufe anpassen.
Wiederkehrende Rechnungen automatisieren
Bei laufenden Verträgen und regelmäßigen Dienstleistungen müssen häufig jeden Monat ähnliche Rechnungen erstellt werden.
Mit dem Add-on für Abos und wiederkehrende Rechnungen kannst Du solche Abrechnungen automatisieren. Das reduziert wiederkehrende manuelle Arbeit und hilft dabei, regelmäßige Rechnungsstellungen zuverlässig zu organisieren.
Offene Rechnungen und Zahlungseingänge verwalten
Nach dem Versand einer Rechnung ist der Geschäftsvorgang noch nicht abgeschlossen. Erst wenn die Zahlung eingeht und richtig zugeordnet wurde, ist auch die Zahlungsabwicklung erledigt.
Mit orgaMAX kannst Du offene Rechnungen im Blick behalten und Kontoumsätze über die Banking-Funktionen abgleichen.
Eingehende Zahlungen lassen sich den entsprechenden Vorgängen zuordnen. Bleibt eine Rechnung unbezahlt, kannst Du das Mahnwesen nutzen, um Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu erstellen.
So siehst Du, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und bei welchen noch Handlungsbedarf besteht.
Rechnungen auch unterwegs schreiben
Mit der orgaMAX App kannst Du Rechnungen auch außerhalb des Büros erstellen und versenden. Das ist beispielsweise für Mitarbeitende hilfreich, die regelmäßig bei Kunden vor Ort arbeiten. Kundendaten und vorhandene Artikel stehen mobil zur Verfügung, sodass Rechnungen nicht erst später am Arbeitsplatz erstellt werden müssen.
Die App ergänzt die browserbasierte Nutzung von orgaMAX und ermöglicht eine flexible Rechnungsstellung im Arbeitsalltag.
Fazit: Rechnungen richtig schreiben und den Überblick behalten
Wer eine Rechnung schreiben möchte, muss die gesetzlichen Pflichtangaben berücksichtigen und die abgerechneten Leistungen korrekt dokumentieren. Besonders wichtig sind eindeutige Rechnungsnummern, vollständige Angaben zum Leistungsempfänger und die richtige umsatzsteuerliche Behandlung.
Zusätzlich müssen Unternehmen die Anforderungen an die E-Rechnung beachten. Eine einfache PDF-Datei reicht bei betroffenen Geschäftsvorgängen nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr aus.
Mit einer geeigneten Rechnungssoftware lassen sich viele Arbeitsschritte vereinfachen. Vorhandene Kundendaten und Aufträge können übernommen, Rechnungen im passenden Format erstellt und Zahlungseingänge anschließend verwaltet werden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für mehr Übersicht in der Rechnungsstellung.
