Wie funktioniert OCR-Texterkennung?
Bei der OCR-Texterkennung wird ein Bild oder ein gescanntes Dokument analysiert, um die enthaltenen Schriftzeichen zu erkennen. Das Verfahren besteht aus mehreren Schritten, die in moderner Software weitgehend automatisch ablaufen.
1. Dokument digital erfassen
Zunächst wird das Dokument als digitale Datei bereitgestellt. Dafür kann beispielsweise ein Papierbeleg mit einem Scanner oder einer Smartphone-Kamera aufgenommen werden. Auch vorhandene Bilddateien oder gescannte PDF-Dokumente lassen sich mit OCR verarbeiten.
Die Qualität der Aufnahme beeinflusst das Ergebnis. Unscharfe Bilder, schlechte Beleuchtung oder abgeschnittene Textbereiche können dazu führen, dass einzelne Informationen nicht korrekt erkannt werden.
2. Bild aufbereiten
Im nächsten Schritt wird die Vorlage für die Texterkennung vorbereitet. Die Software kann beispielsweise Kontraste verbessern, Bildrauschen reduzieren oder schief aufgenommene Dokumente ausrichten.
Ziel ist es, die Schrift möglichst eindeutig vom Hintergrund zu unterscheiden. Das erleichtert die anschließende Erkennung von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
3. Schriftzeichen erkennen
Anschließend analysiert die OCR-Software die vorhandenen Textbereiche. Sie erkennt einzelne Zeichen, Wörter und je nach Verfahren auch zusammenhängende Textstrukturen.
Klassische OCR-Verfahren arbeiten unter anderem mit Mustererkennung. Moderne Systeme verwenden zusätzlich maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um unterschiedliche Schriftarten und komplexere Dokumentenlayouts besser zu verarbeiten.
4. Text digital bereitstellen
Die erkannten Inhalte werden anschließend in maschinenlesbarer Form ausgegeben. Je nach Anwendung können sie durchsucht, kopiert, weiterverarbeitet oder bestimmten Datenfeldern zugeordnet werden.
Bei einer Rechnung kann die Software beispielsweise den Rechnungsbetrag erkennen und in ein entsprechendes Eingabefeld übernehmen. Bei einem Vertrag kann der erkannte Text für eine Volltextsuche genutzt werden.
Welche Vorteile bietet OCR-Texterkennung?
OCR kann Unternehmen dabei unterstützen, wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen. Besonders bei größeren Mengen an Rechnungen, Belegen und anderen Geschäftsunterlagen macht sich der Nutzen bemerkbar.
Die wichtigsten Vorteile sind:
- Weniger manuelle Eingaben: Informationen aus Dokumenten müssen nicht vollständig von Hand übertragen werden.
- Schnellere Belegverarbeitung: Rechnungsdaten können automatisch erkannt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
- Bessere Auffindbarkeit: Gescannte Dokumente lassen sich anhand ihrer Inhalte durchsuchen.
- Weniger Übertragungsfehler: Automatisch erkannte Daten reduzieren das Risiko von Tippfehlern, müssen aber weiterhin geprüft werden.
- Einfachere Dokumentenverwaltung: Papierunterlagen können digital erfasst und zentral organisiert werden.
- Unterstützung bei der Automatisierung: Erkannte Informationen können in nachgelagerte Geschäftsprozesse übernommen werden.
- Zeitersparnis im Arbeitsalltag: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit dem Abtippen und Suchen von Informationen.
Wie groß die Zeitersparnis tatsächlich ausfällt, hängt von der Anzahl der Dokumente, ihrer Qualität und den anschließenden Bearbeitungsschritten ab.
Wo wird OCR in Unternehmen eingesetzt?
Die OCR-Texterkennung wird in unterschiedlichen Unternehmensbereichen genutzt. Besonders hilfreich ist sie überall dort, wo Informationen aus Dokumenten regelmäßig erfasst oder wiedergefunden werden müssen.
OCR in der Buchhaltung
In der Buchhaltung müssen häufig große Mengen an Eingangsrechnungen, Kassenbons und anderen Belegen verarbeitet werden. Ohne automatische Texterkennung werden wichtige Angaben oft manuell übertragen.
OCR-Software kann beispielsweise folgende Informationen erkennen:
Name des Lieferanten
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Netto- und Bruttobetrag
Umsatzsteuerbetrag
Zahlungsinformationen
Die erkannten Daten können anschließend für die Erfassung und Bearbeitung der Belege verwendet werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand.
Allerdings ersetzt OCR nicht die fachliche Prüfung einer Rechnung. Unternehmen müssen weiterhin kontrollieren, ob die erkannten Angaben korrekt sind und der Geschäftsvorfall richtig verarbeitet wird.
OCR im Dokumentenmanagement
Auch im Dokumentenmanagement spielt OCR eine wichtige Rolle. Gescannte Dokumente bestehen zunächst häufig nur aus Bildinformationen. Ohne Texterkennung können die enthaltenen Wörter nicht ohne Weiteres durchsucht werden.
Durch OCR wird der Text maschinenlesbar. So lassen sich beispielsweise Verträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Schriftwechsel anhand ihrer Inhalte wiederfinden.
Besonders in Unternehmen mit vielen Geschäftsunterlagen erleichtert das die tägliche Arbeit. Mitarbeitende müssen nicht wissen, unter welchem Dateinamen ein Dokument gespeichert wurde, sondern können nach einem Begriff aus dem Inhalt suchen.
OCR in der Verwaltung
In der allgemeinen Verwaltung wird OCR eingesetzt, um Informationen aus Formularen, Anträgen und anderen Unterlagen digital verfügbar zu machen.
So können beispielsweise Daten aus eingescannten Formularen erkannt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden. Das ist besonders bei standardisierten Dokumenten hilfreich, die regelmäßig in ähnlicher Form eingehen.
OCR im Handel und in der Logistik
Im Handel und in der Logistik fallen zahlreiche Dokumente an, beispielsweise Lieferscheine, Bestellungen und Transportpapiere.
OCR kann helfen, Informationen aus diesen Unterlagen zu erfassen und für weitere Prozesse nutzbar zu machen. Dazu gehören etwa Artikelnummern, Mengen oder Referenznummern.
Ob die erkannten Daten anschließend automatisch mit Bestellungen oder Warenbewegungen abgeglichen werden können, hängt von den Funktionen der eingesetzten Software ab.
OCR und automatische Belegerkennung: Was ist der Unterschied?
OCR und automatische Belegerkennung werden häufig gleichgesetzt. Tatsächlich beschreiben sie jedoch unterschiedliche Verarbeitungsschritte.
Die OCR-Texterkennung erkennt zunächst den Text innerhalb eines Dokuments. Sie kann beispielsweise die Zeichenfolge „1.190,00 €“ aus einer gescannten Rechnung auslesen.
Die automatische Belegerkennung geht einen Schritt weiter. Sie versucht zusätzlich zu bestimmen, welche Bedeutung die erkannten Informationen haben. So kann sie den Betrag beispielsweise als Rechnungsbetrag einordnen und dem passenden Datenfeld zuweisen.
Die Unterschiede:
- OCR-Texterkennung: Erkennt Buchstaben, Zahlen und andere Zeichen innerhalb eines Dokuments.
- Automatische Belegerkennung: Ordnet erkannte Informationen bestimmten Feldern zu, beispielsweise Rechnungsdatum, Lieferant oder Gesamtbetrag.
- Automatisierte Belegverarbeitung: Nutzt die erkannten Daten für weitere Arbeitsschritte, etwa die Erfassung einer Ausgabe oder die Vorbereitung einer Buchung.
OCR bildet somit häufig die technische Grundlage für eine weitergehende automatische Dokumentenverarbeitung.
OCR und künstliche Intelligenz: Wie hängen beide zusammen?
Moderne OCR-Systeme nutzen häufig künstliche Intelligenz, um Texte zuverlässiger zu erkennen. Dabei können beispielsweise trainierte Modelle eingesetzt werden, die unterschiedliche Schriftarten, Zeichenformen und Dokumentenlayouts berücksichtigen.
Künstliche Intelligenz kann außerdem dabei helfen, den Zusammenhang zwischen erkannten Informationen zu verstehen. Bei einer Rechnung ist beispielsweise nicht nur wichtig, dass mehrere Datumsangaben erkannt werden. Die Software muss auch unterscheiden können, welches Datum das Rechnungsdatum und welches das Leistungsdatum ist.
Trotzdem sind OCR und künstliche Intelligenz nicht dasselbe. OCR bezeichnet die Texterkennung als Verfahren. Künstliche Intelligenz kann dieses Verfahren verbessern oder die anschließende Verarbeitung der Informationen unterstützen.
Welche Grenzen hat OCR-Texterkennung?
Auch moderne OCR-Systeme erkennen Texte nicht immer fehlerfrei. Die Zuverlässigkeit hängt von mehreren Faktoren ab.
Typische Schwierigkeiten sind:
- Schlechte Bildqualität: Unscharfe oder verwackelte Aufnahmen erschweren die Erkennung.
- Handschriftliche Texte: Besonders unleserliche Handschriften können problematisch sein.
- Ungewöhnliche Schriftarten: Stark verzierte oder schlecht lesbare Schriften werden möglicherweise falsch interpretiert.
- Komplexe Dokumente: Tabellen, mehrere Spalten oder ungewöhnliche Layouts können die Zuordnung erschweren.
- Beschädigte Vorlagen: Flecken, Knicke oder abgeschnittene Bereiche können Informationen verdecken.
- Ähnliche Zeichen: Beispielsweise können die Ziffer 0 und der Buchstabe O verwechselt werden.
Deshalb sollten automatisch erkannte Daten vor ihrer Weiterverarbeitung kontrolliert werden. Das gilt insbesondere für Rechnungsbeträge, Bankverbindungen und steuerlich relevante Angaben.
Was ist der Unterschied zwischen OCR und einer E-Rechnung?
OCR wird häufig bei gescannten Papierdokumenten oder bildbasierten PDF-Dateien eingesetzt. Eine strukturierte E-Rechnung funktioniert dagegen nach einem anderen Prinzip.
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsinformationen bereits in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Zu den gebräuchlichen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD in einer geeigneten normkonformen Ausprägung.
Die Unterschiede:
- Gescannte Papierrechnung: Der Inhalt liegt zunächst als Bild vor. OCR kann die enthaltenen Informationen erkennen und digital nutzbar machen.
- Einfache PDF-Rechnung: Je nach Erstellung kann der Text bereits digital vorliegen oder muss mithilfe von OCR erkannt werden.
- Strukturierte E-Rechnung: Die Rechnungsdaten sind bereits in einem maschinenlesbaren Format enthalten und können direkt ausgelesen werden.
Eine mit OCR bearbeitete PDF-Rechnung wird dadurch nicht automatisch zu einer gesetzeskonformen E-Rechnung. Dafür muss sie die entsprechenden Anforderungen an das strukturierte elektronische Format erfüllen.
OCR bleibt trotzdem wichtig, weil Unternehmen weiterhin Papierbelege und andere nicht strukturierte Dokumente erhalten und verarbeiten müssen.
Welche Rolle spielt OCR bei der digitalen Archivierung?
OCR kann die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen erleichtern, indem sie die Inhalte gescannter Dokumente durchsuchbar macht. Dadurch lassen sich archivierte Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen schneller wiederfinden.
Die Texterkennung allein gewährleistet allerdings noch keine revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung. Dafür müssen weitere Anforderungen erfüllt werden, beispielsweise an die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit steuerlich relevanter Unterlagen.
Auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben bestehen. Ob ein Dokument nach dem Scannen im Original aufbewahrt werden muss, hängt von der Dokumentenart und den geltenden Vorschriften ab.
OCR ist deshalb ein hilfreicher Bestandteil der digitalen Dokumentenverwaltung, ersetzt aber kein geeignetes Archivierungsverfahren.
Wie kommt OCR-Texterkennung bei orgaMAX zum Einsatz?
Mit orgaMAX können Unternehmen die OCR-Texterkennung direkt in ihre kaufmännischen Abläufe einbinden. Die Software nutzt die Technologie insbesondere bei der digitalen Belegerfassung und im Dokumentenmanagement.
So werden Informationen aus Rechnungen und anderen Geschäftsunterlagen automatisch erkannt und für die weitere Verarbeitung nutzbar gemacht. Das reduziert manuelle Eingaben und erleichtert die Verwaltung von Dokumenten.
Belege mit OCR automatisch erfassen
In orgaMAX kannst Du Eingangsrechnungen, Kassenbons und andere Belege auf verschiedenen Wegen erfassen. Du kannst Dateien hochladen, per Drag & Drop importieren oder Papierbelege direkt mit der mobilen App fotografieren.
Auch Rechnungen, die über das orgaMAX Postfach eingehen, können in die Belegverwaltung übernommen werden.
Die integrierte OCR-Texterkennung analysiert die Dokumente und liest wichtige Informationen automatisch aus. Dazu gehören beispielsweise:
Lieferant
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Rechnungsbetrag
Weitere relevante Belegdaten
Die erkannten Informationen stehen anschließend für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Statt sämtliche Angaben manuell einzutragen, kannst Du die übernommenen Daten prüfen und bei Bedarf korrigieren.
Das ist besonders hilfreich, wenn in Deinem Unternehmen regelmäßig viele Eingangsrechnungen oder Ausgabenbelege anfallen.
Papierbelege direkt mit der App digitalisieren
Mit der orgaMAX App kannst Du Papierbelege unmittelbar dort erfassen, wo sie entstehen. Das ist beispielsweise bei Materialeinkäufen, Geschäftsreisen oder anderen betrieblichen Ausgaben praktisch.
Du fotografierst den Beleg mit Deinem Smartphone und überträgst ihn in orgaMAX. Die Texterkennung liest relevante Angaben aus, sodass Du den Beleg anschließend digital weiterbearbeiten kannst.
Dadurch müssen Papierbelege nicht erst gesammelt und später einzeln am Arbeitsplatz erfasst werden.
Dokumente dank OCR schneller wiederfinden
Auch im Dokumentenmanagement von orgaMAX spielt die OCR-Texterkennung eine wichtige Rolle. Sie macht Inhalte gescannter Unterlagen digital durchsuchbar.
Mit der Volltextsuche kannst Du Dokumente deshalb nicht nur anhand ihres Dateinamens finden, sondern auch nach Begriffen suchen, die im Dokument selbst vorkommen.
Ein Beispiel: Du suchst eine ältere Rechnung, kennst aber weder den Dateinamen noch den Ablageort. Statt verschiedene Ordner zu durchsuchen, kannst Du nach einer Rechnungsnummer oder einem Begriff aus dem Dokument suchen.
Zusätzlich unterstützt orgaMAX die Organisation Deiner Unterlagen mit Ordnerstrukturen, Filtern und eigenen Tags. So lassen sich Rechnungen, Verträge und andere Geschäftsunterlagen zentral verwalten.
OCR und Buchhaltung miteinander verbinden
Ein weiterer Vorteil entsteht durch die Verbindung der Texterkennung mit den Buchhaltungsfunktionen von orgaMAX.
Erkannte Belegdaten können für die Erfassung von Ausgaben genutzt werden. Anschließend lassen sich die Vorgänge prüfen, weiterbearbeiten und mit den passenden Zahlungen verbinden.
Dadurch greifen mehrere Arbeitsschritte ineinander:
Du erfasst einen Beleg per App, Upload oder Postfach.
Die OCR-Texterkennung liest relevante Informationen automatisch aus.
Du kontrollierst die erkannten Angaben und ergänzt bei Bedarf fehlende Daten.
Der Beleg wird für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung genutzt.
Die zugehörigen Dokumente bleiben digital verfügbar.
So hilft orgaMAX dabei, die Belegerfassung und die anschließende Buchhaltung in einem gemeinsamen Ablauf zu organisieren.
Welche Vorteile bietet OCR mit orgaMAX?
Durch die integrierte Texterkennung profitieren Unternehmen besonders bei wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben.
- Weniger abtippen: Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum und Betrag werden automatisch erkannt.
- Belege flexibel erfassen: Dokumente können per App, Upload, Drag & Drop oder Postfach in orgaMAX gelangen.
- Schneller weiterarbeiten: Erkannte Informationen stehen für die weitere Belegverarbeitung bereit.
- Dokumente leichter finden: Die Volltextsuche berücksichtigt erkannte Inhalte digitalisierter Unterlagen.
- Alles zentral verwalten: Belege und Dokumente bleiben mit den kaufmännischen Abläufen verbunden.
Die OCR-Texterkennung ist damit nicht nur eine Funktion zur Digitalisierung von Papierunterlagen. Sie unterstützt auch die tägliche Bearbeitung von Rechnungen und die Organisation geschäftlicher Dokumente.
Fazit: OCR erleichtert die digitale Dokumentenverarbeitung
OCR-Texterkennung macht Informationen aus Bildern, Scans und anderen Dokumenten digital nutzbar. Unternehmen können dadurch manuelle Eingaben reduzieren, Belege schneller bearbeiten und Unterlagen anhand ihrer Inhalte durchsuchen.
Besonders hilfreich ist die Technologie, wenn sie direkt mit der Buchhaltung und dem Dokumentenmanagement verbunden ist. Dann werden erkannte Informationen nicht nur gespeichert, sondern können für weitere Arbeitsschritte genutzt werden.
Wichtig bleibt, automatisch erkannte Daten zu prüfen. Denn auch moderne OCR-Systeme können Fehler machen. Richtig eingesetzt unterstützt die Technologie jedoch eine effizientere und übersichtlichere Dokumentenverwaltung.
