Welche Vorteile bietet ein papierloses Büro?
Die Umstellung auf ein papierloses Büro kann Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Gleichzeitig werden Informationen leichter zugänglich und viele wiederkehrende Verwaltungsaufgaben lassen sich vereinfachen.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Weniger Kosten: Ausgaben für Papier, Drucker, Toner, Porto und die physische Archivierung sinken.
- Schnellerer Zugriff: Dokumente lassen sich über Suchfunktionen finden, ohne Aktenordner durchsuchen zu müssen.
- Einfachere Zusammenarbeit: Mitarbeitende können unabhängig vom Arbeitsplatz auf freigegebene Unterlagen zugreifen.
- Weniger manueller Aufwand: Digitale Abläufe erleichtern die Erfassung, Weitergabe und Bearbeitung von Dokumenten.
- Bessere Nachvollziehbarkeit: Mit einer geeigneten Software lassen sich Bearbeitungsstände, Zugriffsrechte und Änderungen dokumentieren.
- Geringerer Papierverbrauch: Weniger Ausdrucke reduzieren den Bedarf an Papier und anderen Verbrauchsmaterialien.
Wie groß die Vorteile tatsächlich ausfallen, hängt davon ab, wie konsequent Unternehmen ihre bisherigen Arbeitsabläufe digitalisieren.
Wie funktioniert ein papierloses Büro?
In einem papierlosen Büro werden Dokumente möglichst von Anfang an digital verarbeitet. Statt Rechnungen auszudrucken, in Ordnern abzulegen und zur Bearbeitung weiterzureichen, stehen die Unterlagen elektronisch zur Verfügung.
Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Dokumente erfassen: Eingehende Dateien werden digital übernommen. Papierdokumente lassen sich mit einem Scanner oder einer App erfassen.
- Dokumente organisieren: Die Unterlagen werden einer passenden Kategorie oder Ordnerstruktur zugeordnet.
- Informationen finden: Suchfunktionen und eine automatische Texterkennung (OCR) erleichtern das Auffinden von Dokumenten.
- Dokumente bearbeiten: Berechtigte Mitarbeitende können Unterlagen prüfen, ergänzen und für weitere Arbeitsschritte nutzen.
- Dokumente archivieren: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden entsprechend den geltenden gesetzlichen Anforderungen gespeichert.
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt diese Abläufe und sorgt dafür, dass Informationen nicht auf verschiedene Papierordner, lokale Laufwerke und einzelne Arbeitsplätze verteilt sind.
Wie lässt sich ein papierloses Büro einführen?
Die Umstellung gelingt am besten schrittweise. Unternehmen müssen nicht sämtliche Unterlagen gleichzeitig digitalisieren. Sinnvoller ist es, zunächst häufig genutzte Prozesse umzustellen und anschließend weitere Bereiche einzubeziehen.
1. Bestehende Abläufe analysieren
Am Anfang steht die Frage, wo im Unternehmen noch mit Papier gearbeitet wird. Welche Dokumente werden regelmäßig ausgedruckt? Wo entstehen doppelte Arbeitsschritte? Welche Unterlagen müssen Mitarbeitende häufig suchen oder weitergeben?
Besonders geeignet für den Einstieg sind Prozesse mit vielen wiederkehrenden Dokumenten, beispielsweise die Rechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung oder Belegablage.
2. Geeignete Software auswählen
Für ein papierloses Büro benötigen Unternehmen eine Lösung, mit der sich Dokumente erfassen, verwalten und wiederfinden lassen.
Ein Dokumentenmanagementsystem sollte insbesondere folgende Funktionen unterstützen:
Zentrale Ablage für unterschiedliche Dokumentenarten
Such- und Filterfunktionen zum schnellen Auffinden von Unterlagen
Texterkennung für eingescannte Dokumente
Individuelle Zugriffsrechte für Mitarbeitende
Nachvollziehbare und sichere Archivierung
Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Arbeitsplätzen
Welche Funktionen erforderlich sind, hängt von den Unternehmensprozessen und den gesetzlichen Anforderungen ab.
3. Eine einheitliche Ablagestruktur festlegen
Eine digitale Ablage funktioniert nur dann zuverlässig, wenn Dokumente einheitlich organisiert werden. Deshalb sollten Unternehmen frühzeitig festlegen, wie Dateien benannt, kategorisiert und abgelegt werden.
Eine sinnvolle Struktur kann beispielsweise nach Dokumentenarten, Abteilungen, Projekten oder Geschäftspartnern aufgebaut sein.
Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden dieselben Regeln verwenden. So entstehen keine unterschiedlichen Ablagesysteme, die später wieder zusammengeführt werden müssen.
4. Papierdokumente digitalisieren
Bereits vorhandene Papierunterlagen können eingescannt und in die digitale Ablage übernommen werden. Dabei sollten Unternehmen prüfen, welche Dokumente tatsächlich digitalisiert werden müssen und welche weiterhin im Original aufzubewahren sind.
Bei steuerlich relevanten Unterlagen sind insbesondere die Anforderungen der GoBD zu beachten. Das ersetzende Scannen, bei dem Papieroriginale nach der Digitalisierung vernichtet werden, ist nur unter den jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen zulässig.
Nicht jedes Papierdokument darf nach dem Einscannen automatisch entsorgt werden.
5. Mitarbeitende einbinden
Ein papierloses Büro verändert gewohnte Arbeitsabläufe. Deshalb sollten Mitarbeitende frühzeitig erfahren, wie die neue Dokumentenverwaltung funktioniert und welche Regeln künftig gelten.
Hilfreich sind kurze Schulungen, einheitliche Anleitungen und klar definierte Zuständigkeiten. Auch die Frage, wer Dokumente bearbeiten, freigeben oder löschen darf, sollte vorab geklärt werden.
6. Prozesse regelmäßig überprüfen
Nach der Einführung zeigt sich, welche Abläufe bereits funktionieren und wo Anpassungen notwendig sind. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob Dokumente zuverlässig gefunden werden, Berechtigungen korrekt vergeben sind und die digitale Ablage einheitlich genutzt wird.
So lässt sich das papierlose Büro Schritt für Schritt weiterentwickeln.
Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro ist in Deutschland grundsätzlich zulässig. Allerdings müssen Unternehmen bei der digitalen Verarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten verschiedene gesetzliche Anforderungen berücksichtigen.
GoBD: Digitale Dokumente richtig aufbewahren
Die GoBD regeln, welche Anforderungen bei der elektronischen Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen zu beachten sind.
Dazu gehören insbesondere:
Vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnungen
Schutz vor unbemerkten nachträglichen Änderungen
Lesbarkeit während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Verfügbarkeit und Prüfbarkeit der gespeicherten Unterlagen
Dokumentation der eingesetzten Verfahren
Elektronisch empfangene aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen grundsätzlich auch elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck allein reicht nicht aus.
Die GoBD verpflichten Unternehmen jedoch nicht dazu, sämtliche Unterlagen ausschließlich digital zu verwalten.
DSGVO: Personenbezogene Daten schützen
Auch im papierlosen Büro gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Werden personenbezogene Daten verarbeitet, müssen Unternehmen geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen treffen.
Dazu gehören beispielsweise Zugriffsbeschränkungen, sichere Übertragungswege, angemessene Datensicherungen und geregelte Löschprozesse.
Die DSGVO schreibt kein papierloses Büro vor. Sie gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten sowohl in digitaler als auch in papierbasierter Form.
Aufbewahrungsfristen: Dokumente nicht zu früh löschen
Auch digital gespeicherte Geschäftsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Diese richten sich nach der jeweiligen Dokumentenart.
Zu den wichtigsten Fristen gehören:
- Zehn Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und weitere entsprechend einzuordnende Unterlagen
- Acht Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen
- Sechs Jahre: Empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe
Die Fristen beginnen grundsätzlich mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres. Je nach Sachverhalt können besondere Regelungen oder verlängerte Aufbewahrungspflichten gelten.
Eine digitale Archivierung muss deshalb sicherstellen, dass Dokumente während der gesamten erforderlichen Aufbewahrungsdauer verfügbar bleiben.
Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung kaufmännischer Prozesse. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen:
- Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen im Rahmen der Übergangsregelungen weiterhin Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen ausstellen.
- Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können diese Übergangsregelung weiterhin nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellung von E-Rechnungen wird für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend.
Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen, beispielsweise für bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Leistungen von Kleinunternehmern.
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt dagegen nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben.
Für das papierlose Büro bedeutet das: Unternehmen sollten nicht nur ihre Dokumentenablage digitalisieren, sondern auch den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung elektronischer Rechnungen berücksichtigen.
Welche Herausforderungen gibt es beim papierlosen Büro?
Die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung bringt nicht nur Vorteile mit sich. Besonders bei der Umstellung bestehender Arbeitsabläufe können Herausforderungen entstehen.
Gewohnte Arbeitsweisen verändern
Mitarbeitende sind möglicherweise daran gewöhnt, Dokumente auszudrucken oder in persönlichen Ordnern abzulegen. Klare Regeln und Schulungen erleichtern den Wechsel zu einer gemeinsamen digitalen Ablage.
Datensicherheit gewährleisten
Digitale Dokumente müssen vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Manipulation geschützt werden. Dazu gehören passende Berechtigungskonzepte, sichere Systeme und regelmäßige Datensicherungen.
Bestehende Dokumente übernehmen
Die Digitalisierung umfangreicher Papierarchive kann zeitaufwendig sein. Eine Priorisierung nach Dokumentenarten und Aufbewahrungspflichten hilft dabei, den Aufwand zu begrenzen.
Digitale Abläufe vereinheitlichen
Wenn jede Abteilung unterschiedliche Programme oder Ablagestrukturen verwendet, bleiben Informationen schwer auffindbar. Einheitliche Prozesse und klar definierte Zuständigkeiten sind deshalb entscheidend.
Welche Software eignet sich für ein papierloses Büro?
Für ein papierloses Büro ist ein Dokumentenmanagementsystem besonders hilfreich. Es ermöglicht Unternehmen, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und gezielt wiederzufinden.
Ein DMS unterscheidet sich von einer einfachen Dateiablage vor allem durch zusätzliche Funktionen zur Dokumentenverwaltung. Dazu können eine Volltextsuche, individuelle Zugriffsrechte, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und eine auf gesetzliche Anforderungen ausgerichtete Archivierung gehören.
Mit orgaMAX Dokumente können Unternehmen beispielsweise Papierunterlagen per App scannen, digitale Dateien ablegen und Dokumente über eine Volltextsuche wiederfinden. Individuelle Ordnerrechte unterstützen die Zusammenarbeit, indem Mitarbeitende nur auf die für sie freigegebenen Bereiche zugreifen.
In Verbindung mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware lassen sich außerdem kaufmännische Abläufe wie die Rechnungs- und Belegverarbeitung digital organisieren.
Fazit: Mit einem papierlosen Büro den Arbeitsalltag vereinfachen
Ein papierloses Büro reduziert den Umgang mit Papier und erleichtert die Verwaltung von Dokumenten. Unternehmen sparen Zeit bei der Suche nach Unterlagen, vereinfachen die Zusammenarbeit und können wiederkehrende Verwaltungsaufgaben effizienter gestalten.
Entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung sind klare Abläufe, eine einheitliche Dokumentenstruktur und eine geeignete Software. Wer dabei die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt und Mitarbeitende frühzeitig einbindet, schafft die Grundlage für eine langfristig funktionierende digitale Dokumentenverwaltung.
