Ausgangsrechnung

Was ist der Unterschied zwischen Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung?

Ob eine Rechnung als Ausgangsrechnung oder Eingangsrechnung bezeichnet wird, hängt davon ab, aus welcher Perspektive sie betrachtet wird.

• Ausgangsrechnung: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung an seinen Kunden aus. Sie dokumentiert aus Sicht des Unternehmens einen abgerechneten Umsatz und gegebenenfalls eine offene Forderung.
• Eingangsrechnung: Ein Unternehmen erhält eine Rechnung von einem Lieferanten oder Dienstleister. Sie dokumentiert aus Sicht des Empfängers einen Einkauf oder eine bezogene Leistung und gegebenenfalls eine Verbindlichkeit.

Ein Beispiel: Ein Handwerksunternehmen stellt einem Geschäftskunden eine Rechnung über 2.000 € netto zuzüglich Umsatzsteuer. Für das Handwerksunternehmen ist dieses Dokument eine Ausgangsrechnung. Der Geschäftskunde erfasst dieselbe Rechnung als Eingangsrechnung.

Die Unterscheidung ist wichtig, weil beide Rechnungsarten in der Buchhaltung unterschiedliche Geschäftsvorgänge abbilden.

Welche Pflichtangaben muss eine Ausgangsrechnung enthalten?

Die allgemeinen Pflichtangaben für Rechnungen sind in § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Für eine reguläre Ausgangsrechnung über mehr als 250 € brutto sind grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:

• Name und Anschrift: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Eine der beiden Nummern des leistenden Unternehmens.
• Ausstellungsdatum: Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Rechnungsnummer: Eine einmalig vergebene Nummer innerhalb eines fortlaufenden Nummernsystems.
• Leistungsbeschreibung: Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung.
• Liefer- oder Leistungsdatum: Zeitpunkt, zu dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt wurde.
• Entgelt: Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettobeträge sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, soweit sie nicht bereits berücksichtigt wurden.
• Umsatzsteuer: Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die geltende Steuerbefreiung.

Je nach Geschäftsvorfall können weitere Pflichtangaben erforderlich sein. Das betrifft beispielsweise Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne oder bestimmte grenzüberschreitende Leistungen.

Gehören Zahlungsziel und Bankverbindung zu den Pflichtangaben?

Ein Zahlungsziel, die Bankverbindung und konkrete Zahlungsbedingungen gehören nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG. Trotzdem sind diese Informationen im Geschäftsalltag sinnvoll, damit Kunden erkennen können, wann und wie sie bezahlen sollen.

Zusätzliche Angaben können beispielsweise sein:

• Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum
• IBAN und gegebenenfalls BIC
• Verwendungszweck
• Vereinbarte Skontobedingungen
• Kunden- oder Auftragsnummer
• Ansprechpartner für Rückfragen

Unternehmen sollten darauf achten, dass diese Informationen eindeutig sind und mit den vertraglichen Vereinbarungen übereinstimmen.

Welche Besonderheiten gelten für Kleinbetragsrechnungen?

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 € einschließlich Umsatzsteuer gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).

Eine solche Kleinbetragsrechnung muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
• Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und die vollständigen Empfängerdaten sind bei einer gewöhnlichen Kleinbetragsrechnung grundsätzlich nicht erforderlich. Allerdings gelten die Vereinfachungen nicht für alle Sonderfälle, beispielsweise bestimmte grenzüberschreitende Umsätze.

Welche Regeln gelten für Ausgangsrechnungen von Kleinunternehmern?

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, weisen auf ihren Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die Rechnung erkennen lassen, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Für Kleinunternehmerrechnungen gelten seit 2025 besondere vereinfachte Rechnungsanforderungen nach § 34a UStDV. Dazu gehören insbesondere Angaben zum leistenden Unternehmen, zum Empfänger, zum Ausstellungsdatum, zur Leistung, zum Entgelt und zur Steuerbefreiung.

Ein möglicher Hinweis lautet: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

Kleinunternehmer sind außerdem grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen jedoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Wie erstellt man eine Ausgangsrechnung?

Eine Ausgangsrechnung sollte vollständig, nachvollziehbar und möglichst zeitnah nach der Lieferung oder Leistung erstellt werden. Ein strukturierter Ablauf hilft dabei, Fehler zu vermeiden und offene Forderungen zuverlässig zu verwalten.

1. Kundendaten prüfen

Zunächst werden die Angaben zum Rechnungsempfänger kontrolliert. Besonders bei Geschäftskunden sollten Firmenname und Anschrift korrekt sein. Fehlerhafte Empfängerdaten können Rückfragen verursachen und gegebenenfalls eine Rechnungskorrektur erforderlich machen.

2. Waren oder Leistungen erfassen

Anschließend werden die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen aufgeführt. Die Beschreibung muss so konkret sein, dass der abgerechnete Geschäftsvorgang nachvollziehbar ist.

Dazu gehören beispielsweise Artikelbezeichnungen, Mengen, Leistungszeiträume oder vereinbarte Einzelpreise.

3. Beträge und Umsatzsteuer berechnen

Auf Grundlage der erfassten Positionen werden die Nettobeträge, der anzuwendende Umsatzsteuersatz und die Steuerbeträge ermittelt. Bei steuerfreien Umsätzen muss stattdessen der erforderliche Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten sein.

4. Pflichtangaben kontrollieren

Vor dem Versand sollten Unternehmen prüfen, ob alle erforderlichen Angaben vorhanden und korrekt sind. Besonders wichtig sind Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Rechnungsbeträge und steuerliche Angaben.

5. Rechnung versenden

Die Rechnung wird im zulässigen Format an den Kunden übermittelt. Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen sind dabei die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung und die geltenden Übergangsregelungen zu beachten.

6. Zahlungseingang überwachen

Nach dem Versand sollte die Rechnung als offener Vorgang erfasst bleiben, bis die Zahlung eingegangen und zugeordnet wurde. So können Unternehmen überfällige Forderungen frühzeitig erkennen und bei Bedarf ihr Mahnwesen einsetzen.

Beispiel für eine Ausgangsrechnung

Ein Dienstleistungsunternehmen stellt einem Geschäftskunden Beratungsleistungen in Rechnung. Der vereinbarte Nettobetrag beträgt 1.500 €. Für die Leistung gilt der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 %.

Die Rechnungenthält folgende Beträge:

• Nettobetrag: 1.500,00 €
• Umsatzsteuer (19 %): 285,00 €
• Bruttobetrag: 1.785,00 €

Zusätzlich enthält die Ausgangsrechnung die erforderlichen Angaben zum Unternehmen und zum Kunden, das Ausstellungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer und eine Beschreibung der erbrachten Leistung.

Nach dem Versand wird die Forderung über 1.785,00 € als offen geführt. Sobald der Kunde bezahlt hat, kann der Zahlungseingang der Rechnung zugeordnet werden.

Welche Fristen gelten für Ausgangsrechnungen?

Für bestimmte Leistungen besteht eine gesetzliche Pflicht, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Das betrifft insbesondere steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen und bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken.

Die Sechsmonatsfrist gilt jedoch nicht pauschal für jeden Geschäftsvorfall. Für einzelne Umsätze können besondere Regelungen gelten.

Unabhängig von gesetzlichen Fristen ist es für Unternehmen sinnvoll, Rechnungen zeitnah zu erstellen. Je früher eine Ausgangsrechnung versendet wird, desto früher kann die vereinbarte Zahlungsfrist beginnen beziehungsweise die Forderung fällig werden, soweit die vertraglichen und gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Eine verspätete Rechnungsstellung kann außerdem die Übersicht über offene Forderungen erschweren.

Welche Rolle spielt die E-Rechnung bei Ausgangsrechnungen?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für elektronische Rechnungen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht. Zu den gebräuchlichen E-Rechnungsformaten gehören XRechnung und ZUGFeRD in einer geeigneten, normkonformen Ausprägung.

Ab wann müssen Ausgangsrechnungen als E-Rechnung erstellt werden?

Für die Ausstellung von E-Rechnungen bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen gelten Übergangsregelungen:

• Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung dürfen während der Übergangsfrist weiterhin andere zulässige Rechnungsformate verwendet werden.
• Bis 31. Dezember 2026: Für betroffene Umsätze können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers beispielsweise PDF-Rechnungen verwenden.
• Bis 31. Dezember 2027: Bei einem Vorjahresgesamtumsatz von höchstens 800.000 € kann die Übergangsregelung unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiter genutzt werden. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsregelung.
• Ab 1. Januar 2028: Für betroffene inländische B2B-Umsätze ist die Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend.

Ausnahmen gelten beispielsweise für bestimmte Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und die Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer.

Was müssen Unternehmen bei E-Rechnungen beachten?

Bei einer E-Rechnung kommt es nicht nur auf die sichtbare Darstellung an. Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können.

Unternehmen sollten deshalb darauf achten, dass ihre Software die erforderlichen Formate unterstützt und die Rechnungsdaten vollständig und korrekt übermittelt werden. Eine technische Validierung kann helfen, formale Fehler frühzeitig zu erkennen.

Welche Fehler treten bei Ausgangsrechnungen häufig auf?

Fehlerhafte Ausgangsrechnungen können Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und steuerliche Probleme verursachen. Besonders häufig treten folgende Fehler auf:

• Fehlende Pflichtangaben: Beispielsweise fehlen Rechnungsnummer, Leistungsdatum oder Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Falsche Kundendaten: Name oder Anschrift des Rechnungsempfängers sind nicht korrekt.
• Ungenaue Leistungsbeschreibung: Die abgerechneten Waren oder Leistungen lassen sich nicht eindeutig zuordnen.
• Falscher Umsatzsteuersatz: Eine Leistung wird mit einem unzutreffenden Steuersatz abgerechnet.
• Doppelte Rechnungsnummer: Dieselbe Rechnungsnummer wird versehentlich mehrfach vergeben.
• Fehlerhafte Berechnung: Netto-, Steuer- und Bruttobeträge stimmen nicht überein.
• Ungeeignetes Rechnungsformat: Eine erforderliche E-Rechnung wird lediglich als einfaches PDF erstellt.
• Unklare Zahlungsbedingungen: Der Kunde kann nicht eindeutig erkennen, wann und wie er bezahlen soll.
• Fehlende Zahlungskontrolle: Offene Rechnungen werden nicht regelmäßig überprüft.

Eine geeignete Rechnungssoftware kann bei der Erstellung und Prüfung unterstützen. Trotzdem sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse regelmäßig kontrollieren.

Wie lassen sich fehlerhafte Ausgangsrechnungen korrigieren?

Wird nach dem Versand einer Ausgangsrechnung ein Fehler festgestellt, muss geprüft werden, welche Korrektur erforderlich ist. Entscheidend ist, ob lediglich einzelne Angaben fehlen oder ob die ursprüngliche Abrechnung insgesamt geändert werden muss.

Fehlende oder falsche Rechnungsangaben können unter den gesetzlichen Voraussetzungen durch ein ergänzendes Dokument berichtigt werden, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt.

Muss ein Geschäftsvorgang dagegen vollständig rückgängig gemacht oder neu abgerechnet werden, kann eine Stornorechnung mit anschließender neuer Rechnung erforderlich sein.

Wichtig ist, dass die ursprüngliche Rechnung und die Korrektur nachvollziehbar bleiben. Bereits verbuchte oder versendete Rechnungen sollten nicht einfach unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden.

Wie werden Ausgangsrechnungen in der Buchhaltung erfasst?

Ausgangsrechnungen dokumentieren die Abrechnung von Waren und Leistungen. In der Buchhaltung dienen sie dazu, Umsätze und gegebenenfalls Forderungen gegenüber Kunden zu erfassen.

Wie sich die Rechnung buchhalterisch auswirkt, hängt unter anderem von der Gewinnermittlungsart und der umsatzsteuerlichen Behandlung ab.

Bei bilanzierenden Unternehmen wird eine Forderung aus einer erbrachten und abrechenbaren Leistung grundsätzlich unabhängig vom späteren Zahlungseingang erfasst. Bei der Einnahmenüberschussrechnung ist für die Gewinnermittlung dagegen grundsätzlich der tatsächliche Zufluss maßgeblich.

Auch für die Umsatzsteuer ist zu unterscheiden, ob ein Unternehmen der Soll- oder Istversteuerung unterliegt.

Warum ist die Kontrolle offener Rechnungen wichtig?

Eine ausgestellte Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass das Geld bereits auf dem Unternehmenskonto eingegangen ist.

Deshalb sollten Unternehmen offene Forderungen regelmäßig kontrollieren. Das erleichtert die Liquiditätsplanung und hilft dabei, überfällige Zahlungen frühzeitig zu erkennen.

Ein strukturiertes Forderungsmanagement umfasst beispielsweise die Überwachung von Zahlungszielen, den Abgleich mit Kontoumsätzen und gegebenenfalls den Versand von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Wie lange müssen Ausgangsrechnungen aufbewahrt werden?

Für Ausgangsrechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Die verkürzte Frist gilt seit 2025 grundsätzlich auch für Rechnungen, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Gesetzliche Übergangs- und Sonderregelungen können jedoch dazu führen, dass Unterlagen länger aufzubewahren sind.

Ein Beispiel: Eine Ausgangsrechnung wird im Mai 2026 ausgestellt. Die achtjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet regulär am 31. Dezember 2034.

Unternehmen sollten außerdem beachten, dass steuerliche oder handelsrechtliche Sonderfälle eine längere Aufbewahrung erforderlich machen können.

Wie müssen elektronische Ausgangsrechnungen archiviert werden?

Elektronische Ausgangsrechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der gesetzlichen Frist verfügbar und nachvollziehbar bleiben.

Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datenteil aufzubewahren. Eine ausschließlich bildliche Darstellung reicht dafür nicht aus.

Die Archivierung muss außerdem den jeweils geltenden Anforderungen der GoBD entsprechen. Dazu gehören unter anderem die Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der steuerlich relevanten Aufzeichnungen.

Fazit: Ausgangsrechnungen korrekt erstellen und verwalten

Eine Ausgangsrechnung dokumentiert die Abrechnung von Waren und Leistungen und ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. Damit sie ordnungsgemäß ist, müssen die jeweils geltenden Pflichtangaben und gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt werden.

Besonders wichtig sind korrekte Rechnungsdaten, die Einhaltung der E-Rechnungsvorgaben und eine nachvollziehbare Archivierung. Wer außerdem offene Forderungen regelmäßig kontrolliert, verbessert den Überblick über Zahlungseingänge und unterstützt die Liquiditätsplanung.

Eine geeignete Software kann dabei helfen, Ausgangsrechnungen effizient zu erstellen, Fehler zu reduzieren und die gesamte Rechnungsverwaltung übersichtlich zu organisieren.

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