Wie funktioniert ein ERP-System?
Ein ERP-System führt Daten und Abläufe aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen. Ein Beispiel: Du erhältst einen Kundenauftrag. Die benötigten Artikeldaten sind bereits im System hinterlegt. Bei der Bearbeitung können Lagerbestände berücksichtigt und später die passenden Rechnungen erstellt werden. Informationen aus dem Vorgang stehen anschließend auch für weitere kaufmännische Prozesse zur Verfügung.
So greifen einzelne Arbeitsschritte ineinander. Der entscheidende Unterschied zu vielen getrennten Anwendungen liegt deshalb nicht allein im Funktionsumfang. Ein ERP-System schafft gemeinsame Daten und Prozesse. Dadurch musst Du Informationen nicht für jeden Arbeitsschritt neu erfassen.
Welche Bereiche verbindet Enterprise Resource Planning?
Welche Bereiche ein ERP-System abdeckt, hängt von der jeweiligen Software und den Anforderungen Deines Unternehmens ab. Typische Bereiche sind beispielsweise:
- Angebote und Aufträge
- Rechnungen und Belege
- Buchhaltung und Finanzen
- Warenwirtschaft und Lager
- Einkauf und Bestellungen
- Kunden- und Lieferantendaten
- Projekte
- Auswertungen und Kennzahlen
Je nach Unternehmen können weitere Bereiche hinzukommen. Für einen Handelsbetrieb kann beispielsweise die Warenwirtschaft besonders wichtig sein. Bei einem Dienstleistungsunternehmen stehen dagegen eher Aufträge, Projekte, Zeiten und Abrechnung im Mittelpunkt.
ERP bedeutet deshalb nicht, möglichst viele Funktionen einzusetzen. Entscheidend ist, relevante Abläufe sinnvoll zu verbinden.
Was unterscheidet ERP von einzelnen Softwarelösungen?
Einzelsoftware löst meist eine bestimmte Aufgabe. Du verwendest beispielsweise ein Programm für Rechnungen, eine weitere Anwendung für Deine Buchhaltung und eine Tabelle für Deine Lagerbestände. Das kann funktionieren, solange Deine Abläufe überschaubar bleiben.
Mit wachsender Komplexität entsteht allerdings zusätzlicher Aufwand. Daten müssen zwischen Anwendungen übertragen, mehrfach gepflegt oder manuell abgeglichen werden. EinzelsoftwareERP-SystemDeckt einzelne Aufgaben abVerbindet mehrere BereicheDaten liegen in verschiedenen AnwendungenDaten werden zentral genutztÜbertragungen können nötig seinProzesse greifen ineinanderEinzelne AuswertungenBereichsübergreifende DatenbasisSeparate Pflege möglichWeniger doppelte Datenerfassung Ein ERP-System ersetzt damit getrennte Insellösungen durch stärker verbundene Prozesse.
Ein Verkauf kann beispielsweise Auswirkungen auf Lagerbestand, Rechnung und Auswertungen haben, ohne dass Du dieselben Informationen mehrfach eingeben musst.
Welche Vorteile bietet ERP für Unternehmen?
Der wichtigste Vorteil liegt in der Verbindung Deiner Geschäftsprozesse. Wenn verschiedene Bereiche dieselben Daten nutzen, musst Du Informationen weniger häufig übertragen und abgleichen. Das kann Dir mehrere Vorteile bringen:
- Daten zentral verwalten
- doppelte Eingaben reduzieren
- Abläufe besser nachvollziehen
- aktuelle Informationen schneller finden
- Zusammenarbeit vereinfachen
- Fehler durch manuelle Übertragungen reduzieren
- Prozesse bei Wachstum erweitern
Auch Entscheidungen werden einfacher, wenn wichtige Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammenlaufen. Du kannst beispielsweise Lagerbestände, offene Vorgänge oder finanzielle Entwicklungen auf einer gemeinsamen Datenbasis betrachten. Welche Vorteile ERP für Unternehmen konkret bietet, hängt allerdings davon ab, wie gut die Software zu Deinen Abläufen passt.
Wann lohnt sich ein ERP-System?
Ein ERP-System kann sinnvoll werden, sobald Deine Geschäftsprozesse nicht mehr zuverlässig mit einzelnen Anwendungen oder Tabellen organisiert werden können. Typische Anzeichen sind:
- Daten werden mehrfach eingetragen
- mehrere Personen arbeiten mit denselben Informationen
- verschiedene Programme müssen regelmäßig abgeglichen werden
- Lager, Einkauf und Verkauf sollen zusammenspielen
- Unternehmenszahlen sind nur mit Aufwand verfügbar
- Abläufe werden mit dem Wachstum komplexer
Dabei ist ERP nicht ausschließlich für große Unternehmen gedacht. Auch kleine und mittlere Unternehmen können von einem integrierten System profitieren, wenn mehrere kaufmännische Bereiche zusammenarbeiten müssen. Entscheidend ist deshalb weniger die reine Unternehmensgröße als die Frage: Wie komplex sind Deine Abläufe?
Welche Funktionen braucht ein ERP-System?
Nicht jedes Unternehmen benötigt denselben Funktionsumfang. Für viele kleine und mittlere Unternehmen sind vor allem kaufmännische Kernprozesse relevant. Dazu können Rechnungsstellung, Buchhaltung, Warenwirtschaft und Auswertungen gehören.
Ein ERP-System kann beispielsweise Funktionen für diese Aufgaben bieten:
- Angebote und Aufträge verwalten
- Rechnungen und Belege bearbeiten
- Artikel und Lagerbestände verwalten
- Warenbewegungen nachvollziehen
- KundInnen und LieferantInnen verwalten
- Buchhaltungsprozesse abbilden
- Unternehmenszahlen auswerten
- BenutzerInnen und Rollen verwalten
Je nach Branche können weitere Funktionen für Projekte, Produktion oder andere Geschäftsbereiche sinnvoll sein. Wichtiger als eine möglichst lange Funktionsliste ist die Integration der benötigten Bereiche.
Worauf solltest Du bei der Auswahl achten?
Ein ERP-System sollte zu Deinem Unternehmen passen und nicht umgekehrt. Eine umfangreiche Software bringt Dir wenig, wenn Dein Team nur einen kleinen Teil der Funktionen benötigt oder die Bedienung unnötig kompliziert ist. Achte deshalb unter anderem auf:
- passende Funktionen für Deine Abläufe
- verständliche Bedienung
- Möglichkeiten zur Erweiterung
- Rollen und Zugriffsrechte
- verfügbare Schnittstellen
- Unterstützung bei Einführung und Support
- Anforderungen Deiner Branche
Auch die Einführung selbst solltest Du einplanen. Bestehende Daten müssen übernommen, Prozesse festgelegt und Mitarbeitende mit dem neuen System vertraut gemacht werden. Vermeidest Du anschließend parallele Tabellen und doppelte Datenbestände, kann das ERP-System seine Vorteile deutlich besser ausspielen.
Wie unterstützt Dich orgaMAX?
orgaMAX bündelt verschiedene kaufmännische Bereiche in einer Software. Du kannst damit unter anderem Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen, Warenbestände verwalten und Deine Buchhaltung organisieren. Auch Kunden- und Lieferantendaten, Projekte und Dokumente lassen sich in die entsprechenden Abläufe einbinden.
Dadurch greifen beispielsweise Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Finanzprozesse stärker ineinander. orgaMAX unterstützt laut aktueller Produktdarstellung unter anderem dabei:
- Angebote und Aufträge zu bearbeiten
- (E-)Rechnungen zu erstellen
- Artikelbestände und Warenbewegungen zu verwalten
- Inventuren und Nachbestellungen zu unterstützen
- Kunden- und Lieferantendaten zentral zu pflegen
- Buchhaltungsprozesse abzubilden
- Daten im DATEV-Format zu exportieren
- Dokumente zentral abzulegen
Das System ist modular aufgebaut und kann mit zusätzlichen Funktionen erweitert werden. So kannst Du wichtige Geschäftsprozesse in einer Software verbinden, statt für jeden Bereich eine separate Lösung zu pflegen.
Fazit: Verbundene Prozesse schaffen mehr Überblick
Enterprise Resource Planning hilft Dir, Daten und Abläufe aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenzuführen. Der Nutzen entsteht vor allem durch die Verbindung: Ein Auftrag steht nicht isoliert neben Lager, Rechnung oder Buchhaltung. Die beteiligten Prozesse können auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen.
Das reduziert doppelte Arbeit und erleichtert Dir den Überblick über Dein Unternehmen. Welche ERP-Lösung zu Dir passt, hängt dabei nicht von möglichst vielen Funktionen ab. Entscheidend ist, dass das System Deine tatsächlichen Prozesse abbildet und mit Deinem Unternehmen mitwachsen kann.
