Was ist ein Mandant in einer Software?
Ein Mandant ist eine eigenständig verwaltete Einheit innerhalb einer Software. Das kann beispielsweise ein Unternehmen sein. Führst Du zwei rechtlich getrennte Firmen, kannst Du für beide jeweils einen eigenen Mandanten anlegen.
Jeder Mandant arbeitet dann mit seinen eigenen Daten. Dazu können beispielsweise gehören:
- Firmendaten
- KundInnen und LieferantInnen
- Rechnungen und Angebote
- Bankverbindungen
- Buchungen
- steuerliche Angaben
- Auswertungen
Der entscheidende Punkt ist die Trennung der einzelnen Datenbestände. Eine Rechnung aus Unternehmen A soll nicht versehentlich in der Buchhaltung von Unternehmen B landen. Mandantenfähigkeit schafft dafür getrennte Bereiche innerhalb derselben Software.
Wie funktioniert Mandantenfähigkeit?
Eine mandantenfähige Software stellt innerhalb eines Systems mehrere voneinander getrennte Arbeitsbereiche bereit. Du kannst Dir diese vereinfacht wie separate Unternehmensbereiche innerhalb derselben Anwendung vorstellen. Angenommen, Du führst zwei Unternehmen:
Mandant A: Handwerksbetrieb Mandant B: Onlineshop Für den Handwerksbetrieb hinterlegst Du dessen KundInnen, Rechnungen, Bankverbindungen und Buchhaltungsdaten. Für den Onlineshop führst Du einen getrennten Datenbestand.
Wenn Du vom einen zum anderen Mandanten wechselst, arbeitest Du weiterhin in derselben Software. Die jeweiligen Unternehmensdaten bleiben jedoch getrennt. Damit kannst Du mehrere Unternehmen getrennt verwalten, ohne für jede Firma zwangsläufig ein vollständig separates Programm einzusetzen.
Welche Daten werden getrennt verwaltet?
Welche Daten mandantenspezifisch geführt werden können, hängt von der jeweiligen Software ab. Typischerweise betrifft die Trennung wichtige Unternehmensdaten wie:
- Stammdaten
- Kundendaten
- Lieferantendaten
- Rechnungen
- Angebote
- Buchungen
- Bankkonten
- Steuerdaten
- Auswertungen
- Dokumentvorlagen
Die Trennung ist besonders wichtig, wenn es sich um unterschiedliche rechtliche Einheiten handelt. Jede Gesellschaft benötigt beispielsweise ihre eigenen Rechnungsangaben und Bankverbindungen. Auch Nummernkreise können getrennt geführt werden.
So bleibt nachvollziehbar, welcher Vorgang zu welchem Unternehmen gehört. Bei der Auswahl einer Software solltest Du deshalb genau prüfen, welche Daten tatsächlich mandantenspezifisch geführt werden.
Was unterscheidet Mandantenfähigkeit und Mehrbenutzerfähigkeit?
Mandantenfähigkeit und Mehrbenutzerfähigkeit beschreiben zwei unterschiedliche Eigenschaften einer Software. Mandantenfähigkeit beantwortet die Frage: Wie viele getrennte Unternehmen oder Einheiten kannst Du verwalten? Mehrbenutzerfähigkeit beantwortet dagegen:
Können mehrere Personen mit der Software arbeiten? Ein Beispiel: Du führst drei Unternehmen allein. Dann kann Mandantenfähigkeit für Dich wichtig sein, obwohl Du nur eine Person bist.
Umgekehrt können zehn Mitarbeitende gemeinsam für ein einziges Unternehmen arbeiten. Dann ist Mehrbenutzerfähigkeit wichtig, obwohl nur ein Mandant benötigt wird. Eine Software kann natürlich beide Eigenschaften kombinieren.
Du solltest die Begriffe trotzdem nicht miteinander gleichsetzen.
Für wen ist eine mandantenfähige Software sinnvoll?
Mandantenfähigkeit wird interessant, sobald Du mehrere getrennte Einheiten verwalten möchtest. Typische Beispiele sind UnternehmerInnen mit mehreren Firmen. Du kannst die Funktion beispielsweise benötigen, wenn Du:
- zwei oder mehr eigene Unternehmen führst
- mehrere rechtlich getrennte Gesellschaften verwaltest
- als DienstleisterIn verschiedene Unternehmen betreust
- mehrere getrennt geführte Geschäftsbereiche organisierst
- für unterschiedliche Einheiten eigene Buchhaltungen führst
Auch Steuerbüros und BuchhaltungsdienstleisterInnen arbeiten typischerweise mit verschiedenen Mandanten. Ob dafür eine bestimmte Software geeignet ist, hängt allerdings nicht allein von der Anzahl der Mandanten ab. Entscheidend ist auch, welche Aufgaben je Mandant abgebildet werden müssen.
Welche Vorteile bietet Mandantenfähigkeit?
Der größte Vorteil liegt in der Verbindung von Trennung und gemeinsamer Arbeitsumgebung. Du musst nicht für jedes Unternehmen mit einer komplett anderen Anwendung arbeiten. Gleichzeitig bleiben die jeweiligen Daten getrennt.
Das kann Dir helfen:
- Daten eindeutig zuzuordnen
- Verwechslungen zwischen Firmen zu vermeiden
- einheitliche Arbeitsabläufe zu nutzen
- schneller zwischen Unternehmen zu wechseln
- getrennte Auswertungen zu erstellen
- verschiedene Buchhaltungen übersichtlich zu organisieren
Besonders praktisch wird das, wenn weitere Unternehmen hinzukommen. Statt für jede neue Firma eine vollständig neue Arbeitsumgebung aufzubauen, kannst Du einen weiteren Mandanten ergänzen, sofern Deine Software dies unterstützt. Damit wächst Deine bestehende Struktur mit Deinem Unternehmen.
Worauf solltest Du bei der Auswahl achten?
Nicht jede mandantenfähige Software funktioniert gleich. Deshalb solltest Du nicht nur prüfen, ob der Anbieter grundsätzlich mehrere Mandanten unterstützt. Wichtiger ist, wie konsequent die einzelnen Bereiche getrennt werden.
Prüfe beispielsweise:
- Sind Stammdaten getrennt?
- Gibt es eigene Bankkonten je Mandant?
- Lassen sich separate Nummernkreise führen?
- Sind Steuerdaten getrennt hinterlegt?
- Können eigene Dokumentvorlagen verwendet werden?
- Gibt es getrennte Auswertungen?
- Wie einfach kannst Du zwischen Mandanten wechseln?
- Welche Zugriffsrechte lassen sich vergeben?
- Wie werden zusätzliche Mandanten abgerechnet?
Auch Datenschutz und Datensicherheit spielen eine wichtige Rolle. Gerade wenn Du Daten unterschiedlicher Unternehmen oder KundInnen verwaltest, sollte klar geregelt sein, wer auf welche Informationen zugreifen kann.
Wie verwaltest Du mehrere Firmen mit orgaMAX?
Mit orgaMAX Buchhaltung kannst Du mehrere Firmen beziehungsweise Mandanten innerhalb einer Software verwalten. Dabei bleibt jede Firma als eigener Mandant getrennt. Je Mandant kannst Du unter anderem eigene Stammdaten, Steuerinformationen, Bankkonten und Nummernkreise für Rechnungen, Angebote und Mahnungen führen. Auch individuelle Rechnungsvorlagen und Firmendaten lassen sich getrennt hinterlegen.
Für die Buchhaltung bleiben Belege, Buchungen und Auswertungen dem jeweiligen Mandanten zugeordnet. orgaMAX nennt beispielsweise EÜR, UStVA und GuV als getrennt verfügbare Auswertungen. Zwischen Deinen Mandanten kannst Du innerhalb der Anwendung wechseln, ohne Dich für jedes Unternehmen neu anmelden zu müssen.
Das ist besonders praktisch, wenn Du mehrere eigene Firmen führst oder als DienstleisterIn verschiedene Unternehmen betreust. So arbeitest Du mit einer vertrauten Oberfläche, während die Unternehmensdaten getrennt bleiben.
Fazit: Mandantenfähigkeit verbindet Trennung mit einer gemeinsamen Software
Mandantenfähigkeit hilft Dir, mehrere Unternehmen oder organisatorische Einheiten getrennt in einer Software zu führen. Jeder Mandant erhält einen eigenen Bereich für seine Unternehmensdaten und Geschäftsvorgänge. Dadurch kannst Du verschiedene Firmen verwalten, ohne Buchungen, Rechnungen oder Stammdaten miteinander zu vermischen.
Besonders wichtig ist die klare Abgrenzung zur Mehrbenutzerfähigkeit: Bei Mandanten geht es um getrennte Einheiten. Bei mehreren BenutzerInnen geht es um die Personen, die mit der Software arbeiten. Wenn Du mehrere Firmen führst, kann eine mandantenfähige Lösung Deine Verwaltung deutlich übersichtlicher machen.
