Verträge erstellen, verwalten und abrechnen

Dieses Add-on richtet sich an Dich, wenn Du ein kleines oder mittelständisches Unternehmen führst und regelmäßig wiederkehrende oder individuelle Verträge verwaltest, etwa mit KundInnen, LieferantInnen oder Geschäftspartnern. 

Du profitierst von einfacher Erstellung, automatischer Abrechnung und integrierter Fristenüberwachung, besonders wenn Dein Team begrenzte Ressourcen hat. Die Vertragsverwaltung schafft im Arbeitsalltag Klarheit, ohne dass Du zusätzliches Personal oder externe Tools benötigst. 

Im Vertragsmodul legst Du bei der Vertragserstellung fest, ob sich ein Vertrag bei Nichtkündigung automatisch verlängern soll und, falls ja, um welchen Zeitraum. Die Angabe speichert orgaMAX im System und berücksichtigt sie bei der Fristenüberwachung. 

Wird ein Vertrag nicht rechtzeitig gekündigt, verlängert er sich automatisch um den von Dir festgelegten Zeitraum. orgaMAX berechnet den nächsten Kündigungsstichtag und erinnert Dich rechtzeitig daran. So vermeidest Du unnötige Vertragsverlängerungen durch Versäumnisse. 

Mit orgaMAX ERP kannst Du bestehende Verträge jederzeit bearbeiten und anpassen. Jede Änderung wird in der Datenhistorie nachvollziehbar dokumentiert. 

In der Praxis bedeutet das: 

• Ändern einzelner Felder, etwa Laufzeiten oder Beträge. 

• Duplizieren des Vertrags vor einer Änderung, um eine neue Fassung anzulegen. 

• Dokumentieren von Kündigungen und besonderen Absprachen in Freitextfeldern oder Notizen. 

Damit bleibst Du auch bei Vertragsänderungen rechtlich und organisatorisch auf der sicheren Seite. 

Mit orgaMAX ERP berechnest Du aus den Vertragsdaten den Kündigungsstichtag. Das ist der letzte Tag, an dem Du kündigen kannst, bevor sich der Vertrag verlängert. Wenn der Termin näher rückt, erhältst Du eine Erinnerung. 

Du kannst zusätzlich die interne Aufgabenverwaltung nutzen, um Fristen mit Verantwortlichkeiten zu verknüpfen, zum Beispiel für bestimmte Mitarbeitende oder Teams. So wird die Fristenkontrolle zur Teamsache, und niemand muss sich allein auf seinen Kalender verlassen. 

Du nutzt das Vertragsmodul nicht nur für klassische Laufzeitverträge, sondern auch für fortlaufende Leistungen ohne festes Enddatum, zum Beispiel für Serviceverträge oder Wartungsvereinbarungen. 

Dabei kannst Du einfach auf ein Enddatum verzichten und Abrechnungsintervalle (monatlich, quartalsweise, jährlich etc.) definieren. Die automatische Rechnungserstellung läuft dann so lange weiter, bis Du den Vertrag aktiv beendest oder anpasst. 

Die Textbausteine in orgaMAX ERP sind flexibel. Du kannst beliebig viele Bausteine erstellen, kategorisieren und jederzeit bearbeiten. So baust Du Dir mit der Zeit ein eigenes Text-Toolkit für verschiedene Vertragstypen auf, z. B. Mietverträge, Servicevereinbarungen oder Nutzungsbedingungen. 

Du kannst einzelne Passagen individuell kombinieren, sodass Du nicht jedes Mal bei null anfangen musst. Du kannst Platzhalter nutzen, um Kundendaten oder Vertragsdetails automatisch einzufügen. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. 

Die Vertragsverwaltung ist ein kostenpflichtiges Add-on für orgaMAX ERP. Du kannst die Zahlungsweise wählen. Bei jährlicher Zahlung zahlst Du 360 € pro Jahr, das entspricht 30 € pro Monat. Bei monatlicher Zahlung beträgt der Preis 40 € pro Monat. 

Beide Varianten enthalten den vollen Funktionsumfang. Du hast Zugriff auf Textbausteine, automatische Abrechnung, Fristenüberwachung und weitere Funktionen. So wählst Du das Modell, das am besten zu Deinem Budget und Deinen Prozessen passt.