Geschäftsbriefe online erstellen — ohne zusätzlichen Aufwand
Bei Feiertagsgrüßen, Einladungen oder offiziellen Mitteilungen reicht eine E-Mail oft nicht aus. Mit einem klar formulierten Geschäftsbrief erreichst Du mehr. Mit orgaMAX Buchhaltung schreibst Du Geschäftsbriefe direkt dort, wo auch Deine Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen – im Herzen Deiner Büroorganisation. So sparst Du Zeit, erhältst ein einheitliches Erscheinungsbild und vermeidest unnötige Toolwechsel.
- Direkt im System schreiben: Kundendaten, Vorlagen und Versandoptionen sind direkt mit Deinen Dokumenten verknüpft.
- Einheitlich und strukturiert archivieren: Alle Briefe werden digital abgelegt, sodass Du nichts in Ordnern suchen musst.
- Effizient durch vorhandene Daten: Automatisch auf Deine Kunden- und Unternehmensinformationen zugreifen.
Nie wieder Formatierungsprobleme mit Word-Vorlagen
Wenn Du einen Geschäftsbrief in Word oder Google Docs schreibst, kennst Du das Problem: Das Logo verrutscht, die Adresse sitzt nicht korrekt im Umschlagfenster, die Formatierung ändert sich und am Ende ist nicht klar, welche Version die finale ist.
Mit orgaMAX Buchhaltung gehören Formatierungsfrust, fehlende Daten und Ablagechaos der Vergangenheit an.
- Textbausteine während des Schreibprozesses speichern und für Angebote, Weihnachtsgrüße & Co. wiederverwenden.
- Briefpapier mit Logo und Firmenfarben gestalten oder eine eigene Vorlage hochladen.
- Kundendaten und Absenderinformationen automatisch übernehmen und so Copy-Paste vermeiden.
Alles von Angebot bis Zahlungserinnerung
Im Büroalltag brauchst Du verschiedene Arten von Schreiben, vom persönlichen Anschreiben bis zur Zahlungsaufforderung. Mit orgaMAX hast Du für alle Fälle die passende Lösung: von individuellen Geschäftsbriefen bis zu Angeboten, Rechnungen und Mahnungen. So schreibst Du gezielt, professionell und im passenden Format.
- Mehr Flexibilität in der Kommunikation schaffen: Individuelle Geschäftsbriefe für persönliche Mitteilungen, Einladungen oder Rückfragen direkt im System verfassen.
- Professionellen Auftritt bei Angeboten und Rechnungen erreichen: Spezialisierte Funktionen für Angebote, Rechnungen und Mahnungen nutzen, inklusive automatischer Datenübernahme und rechtssicherem Layout.
- Alles im gleichen Workflow verbinden: Strukturierte Geschäftsdokumente mit frei formulierten Briefen kombinieren, um einen stimmigen und effizienten Kommunikationsablauf zu erreichen.
So erstellst Du in 3 Schritten einen Geschäftsbrief mit orgaMAX Buchhaltung
Du schreibst individuelle Briefe, die gut aussehen und alle wichtigen Angaben enthalten, ohne zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln oder Formatvorlagen zu erstellen. Mit orgaMAX Buchhaltung erstellst Du Geschäftsbriefe in drei Schritten direkt im Office-Bereich:
- Office-Bereich öffnen und „Geschäftsbriefe“ wählen.
- Adressaten aus Deiner Kundendatenbank auswählen.
- Betreff, Text und Grußformel eingeben oder vorformulierte Textbausteine verwenden.
Tipp: Du speicherst Vorlagen für häufig genutzte Schreiben und verwendest sie bei Bedarf wieder. So sparst Du Zeit beim Erstellen Deiner Geschäftsbriefe.
Vertraue auch Du orgaMAX Buchhaltung
„Seit ich orgaMAX nutze, spare ich wöchentlich etwa drei Stunden. Diese Zeit nutze ich, um mein Geschäft voranzubringen, Marketingkampagnen auszuwerten und mehr Zeit mit meiner Familie zu verbringen. Früher musste ich oft prüfen, ob eine Rechnung bezahlt war.”
„Vor orgaMAX war die Buchhaltung für mich sehr aufwendig. Ich habe Rechnungen erstellt und Zahlungseingänge manuell erfasst. Es fehlte eine zentrale Übersicht, sodass ich viel Zeit mit Kontrolle und der Vorbereitung für das Finanzamt verbrachte. Unterwegs hatte ich keinen Zugriff auf wichtige Informationen.”
„Vor orgaMAX war das Finanzmanagement mühsam. Ich habe Belege und Rechnungen manuell erfasst, was schnell unübersichtlich wurde. Heute ist mein Arbeitsalltag ruhiger. Ich erfasse Rechnungen und Belege digital und habe einen klaren Überblick über meine Finanzen.”
„Rechnungen per PDF oder Excel zu schreiben ist für mich keine langfristige Lösung. Mit orgaMAX erstelle ich rechtskonforme Rechnungen deutlich schneller. Viele wichtige Felder, etwa die fortlaufende Rechnungsnummer, sind voreingestellt. So benötige ich nur wenige Klicks, um eine korrekte Rechnung zu erstellen.”
„Seit ich orgaMAX Buchhaltung nutze, bin ich nahezu tagesaktuell mit meiner Buchhaltung. Ich vermeide Mahnungen und habe weniger schlaflose Nächte. Seit 2018 bin ich selbstständig tätig und vor orgaMAX gelang es mir nie, meinem Steuerberater bereits im Januar alle notwendigen Unterlagen für den Abschluss des Vorjahres zu übermitteln.”
„orgaMAX Buchhaltung hat unsere Erwartungen erfüllt.
Die Benutzerfreundlichkeit und die umfassenden Funktionen haben unsere Buchhaltungsprozesse vereinfacht. Wir empfehlen die Lösung.”
„Wir sind sehr zufrieden mit orgaMAX. Das Programm ist leicht zu erlernen, übersichtlich gestaltet und praktisch in der Anwendung. Wenn Fragen auftreten, ist der Kundensupport schnell zur Stelle und hilft weiter. Die Umsatzauswertungen sind hilfreich und gut strukturiert. Wir senden Rechnungen und Lieferscheine direkt aus dem System an unsere Kunden. Nach Wunsch lassen sich PDFs oder weitere Anschreiben anhängen, was auch ein tolles Tool ist.
Artikel lassen sich im Artikelstamm gut hinterlegen und die komplette Aufmachung ist durchdacht. Ob die Rechnung mit oder ohne MwSt. oder mit Mengenangabe erstellt werden soll, lässt sich individuell bei den einzelnen Kunden einstellen.
Für uns eine klare Kaufempfehlung. Wir kommen gut zurecht und bleiben orgaMAX treu.”
„Ich bin als Kleinunternehmer in der Reinigungsbranchen sehr zufrieden mit der Übersichtlichkeit von orgaMAX. Auch für diese Unternehmen bietet die Firma passende Pakete und einen guten Service. Danke.”
„Wir nutzen orgaMAX schon seit 4 Jahren und sind weiterhin zufrieden.
Schneller Support, einfach unkompliziert. Mit orgaMAX sind wir auf dem aktuellen Stand.
Anbindung an DATEV ist einfach. Wenn wir mal nicht weiterkommen, hilft der Support schnell. Verbesserungsvorschläge werden umgesetzt.
Wir geben eine sehr gute Bewertung und haben uns mit unserer zweiten Firma wieder für orgaMAX entschieden.”
FAQ
Wann gilt Dein Schreiben als Geschäftsbrief? 
Ein Geschäftsbrief liegt vor, wenn Du als Unternehmen schriftlich mit einem externen Empfänger kommunizierst – etwa mit Kunden, Lieferanten, Behörden oder Partnern – und dabei geschäftsbezogene Inhalte übermittelst.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Angebot annehmen oder absagen
- Bei Bestellungen oder Projekten nachfragen
- Einladungen zu Veranstaltungen versenden
- Kündigungen, Hinweise oder offizielle Informationen übermitteln
Auch formlose Schreiben können als Geschäftsbrief gelten. Entscheidend ist, ob sie im geschäftlichen Kontext stehen und von Deinem Unternehmen ausgehen.
Welche Angaben muss Dein Geschäftsbrief enthalten?
Je nach Unternehmensform gelten für Deine Geschäftsbriefe unterschiedliche Pflichtangaben. Sie sind in § 37a HGB und weiteren Vorschriften geregelt. Ziel ist, Dein Unternehmen gegenüber dem Empfänger eindeutig zu identifizieren.
Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem:
- Vollständiger Firmenname laut Handelsregister
- Rechtsform (z. B. GmbH, UG, AG)
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Name der Geschäftsführung (bei Kapitalgesellschaften)
Diese Angaben müssen auf jedem Geschäftsbrief erscheinen und werden meist in der Fußzeile oder im Briefpapier eingebettet. In orgaMAX Buchhaltung kannst Du Dein Briefpapier entsprechend anpassen oder ein bereits gestaltetes hochladen.
Musst Du beim Geschäftsbrief die DIN 5008 beachten?
Die DIN 5008 ist keine Pflicht, aber für Dich ein bewährter Standard zur Gestaltung von Geschäftsbriefen. Mit ihrer Orientierung behältst Du klare Strukturen, gute Lesbarkeit und eine professionelle Außenwirkung, besonders bei offiziellen Schreiben.
Gut zu wissen:
- Sich beim Aufbau automatisch an der DIN 5008 orientieren
- Abstände, Adressfeld, Betreff und Textplatzierung dem Standard entsprechend ausrichten
Welche Vorteile bringt die Online‑Erstellung für Dich?
Du sparst nicht nur Zeit, wenn Du einen Geschäftsbrief online mit orgaMAX Buchhaltung erstellst, sondern gewinnst auch mehr Struktur in Deiner Bürokommunikation.
Deine Vorteile auf einen Blick:
- Kundendaten automatisch übernehmen, ohne sie manuell einzugeben
- Briefpapier nutzen und das Layout einheitlich gestalten
- Textbausteine anlegen und bei Bedarf wiederverwenden
- Briefe zentral ablegen und nicht in verschiedenen Ordnern suchen
- Briefe direkt per E-Mail versenden
Vorteil: Du brauchst keine zusätzlichen Tools, sondern erstellst Deine Geschäftsbriefe ohne zusätzlichen Aufwand direkt dort, wo auch die restliche Büroorganisation stattfindet.
Kannst Du in orgaMAX Buchhaltung Briefvorlagen für verschiedene Anlässe anlegen?
Ja, das ist möglich – und besonders praktisch, wenn Du ähnliche Schreiben regelmäßig verschickst. Beim Schreiben eines Geschäftsbriefs kannst Du den Betreff, den Text, die Grußformel sowie den E-Mail-Betreff und -Text individuell festlegen und als Vorlage speichern. So hast Du Deine wichtigsten Texte jederzeit griffbereit und sparst Dir das erneute Formulieren.
Wo werden Deine Geschäftsbriefe gespeichert und kannst Du sie später bearbeiten?
Alle erstellten Geschäftsbriefe werden automatisch im Bereich „Office → Geschäftsbriefe“ gespeichert und archiviert. Du behältst jederzeit den Überblick über bereits verschickte oder vorbereitete Schreiben.
Was Du damit tun kannst:
- Briefe nachträglich öffnen und bei Bedarf bearbeiten
- Inhalte für neue Briefe wiederverwenden
- Schreiben gezielt nach Empfänger oder Zeitraum filtern
So ist Deine Kommunikation nachvollziehbar dokumentiert, ohne dass Du Dokumente aufwändig ablegen musst.
Kannst Du den Brief direkt aus orgaMAX per E-Mail versenden?
Ja, Du verschickst den Geschäftsbrief direkt im Anschluss als PDF per E-Mail an Deine Kundinnen und Kunden, Lieferanten oder Partner, ganz ohne Umweg über ein separates E-Mail-Programm.
Dafür stehen Dir eigene Felder zur Verfügung, um …
- den E-Mail-Betreff zu definieren und
- einen individuellen Nachrichtentext zu schreiben.
So sparst Du Zeit, sorgst für konsistente Abläufe und nutzt gespeicherte Vorlagen zur Standardisierung.
Ist der Office-Bereich in allen Paketen von orgaMAX Buchhaltung enthalten?
Der Office-Bereich mit der Funktion „Geschäftsbrief schreiben“ ist ab Paket M enthalten.
Wenn Du ein kleineres Paket nutzt, kannst Du jederzeit ein Upgrade vornehmen. Informiere Dich gerne in unserer Preisübersicht über Funktionen und den Leistungsumfang der Pakete.
Kannst Du die Funktion kostenlos testen?
Ja. Du kannst orgaMAX Buchhaltung 14 Tage lang kostenlos und mit vollem Funktionsumfang testen, inklusive des Office-Bereichs zum Schreiben von Geschäftsbriefen.
So erhältst Du einen realistischen Einblick in die Anwendung, kannst erste Briefe schreiben und prüfen, wie gut sich die Funktion in Deinen Arbeitsalltag integriert. Der Test ist unverbindlich und endet automatisch.
Du hast noch Fragen? Wie kannst Du uns kontaktieren?
Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht:
Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind auf allen Kanälen für Dich erreichbar.
Montag bis Freitag: 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr
Im Live-Chat tauschst Du Dich direkt mit uns aus
Ruf uns an. Wir helfen Dir gerne weiter.
Sende Dein Anliegen gern per E-Mail an uns.
Schon gewusst?
Du erhältst kostenlose Hilfe und Support vor, während und nach Deiner Entscheidung für orgaMAX. Über die regulären Arbeitszeiten hinaus erreichst Du uns mit dem Premium-Support-Service.
Wir freuen uns, Dich zu unterstützen.
info(at)orgamax.de
