Was unterscheidet Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?
Im Geschäftsalltag werden beide Begriffe häufig synonym verwendet. Das Umsatzsteuergesetz spricht von Umsatzsteuer. „Mehrwertsteuer“ beschreibt dagegen den Begriff, den Du beispielsweise aus dem Alltag, von Kassenbons oder Preisangaben kennst.
Für Deine Buchhaltung ist vor allem wichtig, zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer zu unterscheiden. Umsatzsteuer berechnest Du Deinen KundInnen bei steuerpflichtigen Ausgangsumsätzen. Vorsteuer zahlst Du selbst bei betrieblichen Einkäufen an andere Unternehmen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kannst Du diese Vorsteuer von Deiner Umsatzsteuer abziehen. Dadurch wird nicht bei jedem Unternehmen innerhalb einer Lieferkette die gesamte Steuerbelastung endgültig zum Kostenfaktor.
Wer muss Umsatzsteuer berechnen?
Das Umsatzsteuergesetz erfasst insbesondere Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. Das bedeutet aber nicht, dass auf jeden Umsatz automatisch 19 Prozent Umsatzsteuer gehören. Je nach Geschäftsvorgang kann:
- der reguläre Steuersatz gelten
- der ermäßigte Steuersatz gelten
- ein Steuersatz von 0 Prozent gelten
- der Umsatz steuerfrei sein
- eine besondere umsatzsteuerliche Regelung greifen
Auch die Kleinunternehmerregelung kann dazu führen, dass entsprechende Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei sind. Deshalb solltest Du vor der Rechnungsstellung prüfen, wie Dein konkreter Umsatz behandelt wird.
Welche Steuersätze gelten bei der Umsatzsteuer?
Der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 Prozent. Für bestimmte gesetzlich festgelegte Umsätze gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Welche Waren und Leistungen begünstigt sind, ergibt sich aus § 12 UStG und der dazugehörigen Anlage.
Zusätzlich kennt das Umsatzsteuerrecht einen Steuersatz von 0 Prozent. Dieser gilt beispielsweise unter bestimmten Voraussetzungen für die Lieferung und Installation bestimmter Photovoltaikanlagen und ihrer wesentlichen Komponenten. Wichtig:
0 Prozent ist nicht steuerfrei. Bei einem Umsatz mit 0 Prozent handelt es sich um einen steuerpflichtigen Umsatz mit einem Steuersatz von 0 Prozent. Bei einer Steuerbefreiung nach § 4 UStG liegt dagegen ein steuerfreier Umsatz vor.
Diese Unterscheidung kann insbesondere für den Vorsteuerabzug relevant sein.
Wie berechnest Du die Umsatzsteuer?
Bei einem Nettopreis berechnest Du die Umsatzsteuer anhand des geltenden Steuersatzes. Ein Beispiel mit 19 Prozent: Nettobetrag: 1.000 Euro Umsatzsteuer:
1.000 € × 19 % = 190 € Bruttobetrag: 1.000 € + 190 € = 1.190 € Dein Kunde zahlt damit insgesamt 1.190 Euro.
Davon sind 1.000 Euro das Nettoentgelt und 190 Euro Umsatzsteuer. Bei einem Steuersatz von 7 Prozent sieht die Rechnung entsprechend anders aus: Nettobetrag: 1.000 Euro Umsatzsteuer:
1.000 € × 7 % = 70 € Bruttobetrag: 1.000 € + 70 € = 1.070 € Entscheidend ist deshalb immer, welcher Steuersatz für den Umsatz gilt.
Wie berechnest Du die Mehrwertsteuer aus einem Bruttobetrag?
Manchmal kennst Du nicht den Netto-, sondern nur den Bruttobetrag. Dann kannst Du den enthaltenen Steuerbetrag herausrechnen. Bei 19 Prozent und einem Bruttobetrag von 1.190 Euro: 1.190 € ÷ 1,19 = 1.000 € netto
Die enthaltene Umsatzsteuer beträgt: 1.190 € – 1.000 € = 190 € Bei 7 Prozent und einem Bruttobetrag von 1.070 Euro: 1.070 € ÷ 1,07 = 1.000 € netto
Die enthaltene Umsatzsteuer beträgt: 1.070 € – 1.000 € = 70 € Achte darauf, nicht einfach 19 beziehungsweise 7 Prozent vom Bruttobetrag abzuziehen. Dann erhältst Du nicht den korrekten Nettobetrag.
Was ist die Vorsteuer?
Kaufst Du für Dein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen ein, berechnet Dir Dein Lieferant häufig selbst Umsatzsteuer. Aus Deiner Perspektive heißt diese Steuer Vorsteuer. Ein Beispiel: Du kaufst einen betrieblich benötigten Schreibtisch.
Nettopreis: 1.000 Euro
Umsatzsteuer: 190 Euro
Bruttopreis: 1.190 Euro Die 190 Euro können für Dich Vorsteuer sein. Erfüllst Du die Voraussetzungen des § 15 UStG, kannst Du diesen Betrag bei Deiner Umsatzsteuer berücksichtigen. Dafür ist unter anderem grundsätzlich eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung erforderlich.
Die Begriffe hängen also von Deiner Rolle im Geschäftsvorgang ab. Was für Deinen Lieferanten Umsatzsteuer ist, kann für Dich abziehbare Vorsteuer sein.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug verhindert vereinfacht, dass die Umsatzsteuer auf jeder Unternehmensstufe vollständig zur endgültigen Belastung wird. Angenommen, Du hast in einem Voranmeldungszeitraum: 5.000 Euro Umsatzsteuer aus Deinen Ausgangsumsätzen
und 2.000 Euro abzugsfähige Vorsteuer aus betrieblichen Eingangsleistungen. Dann ergibt sich vereinfacht: 5.000 € – 2.000 € = 3.000 €
Die verbleibende Zahllast beträgt 3.000 Euro. Ist die abzugsfähige Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, kann sich stattdessen ein Überschuss zu Deinen Gunsten ergeben. Der Vorsteuerabzug ist allerdings an Voraussetzungen gebunden.
§ 15 UStG verlangt unter anderem, dass die Leistung für Dein Unternehmen ausgeführt wurde. Für den Vorsteuerabzug aus einer gewöhnlichen Eingangsleistung benötigst Du grundsätzlich außerdem eine nach §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung. Nicht jede auf einer Rechnung ausgewiesene Steuer darfst Du deshalb automatisch abziehen.
Wann sind Umsätze steuerfrei?
Das Umsatzsteuergesetz sieht für bestimmte Umsätze Steuerbefreiungen vor. Dazu gehören je nach Voraussetzungen beispielsweise bestimmte:
- Heilbehandlungen
- Finanz- und Versicherungsumsätze
- Vermietungsumsätze
- Bildungsleistungen
- Ausfuhr- oder innergemeinschaftliche Lieferungen
Die konkreten Voraussetzungen unterscheiden sich deutlich. Außerdem kann eine Steuerbefreiung Auswirkungen auf Deinen Vorsteuerabzug haben. § 15 UStG schließt den Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen, die für bestimmte steuerfreie Umsätze verwendet werden, grundsätzlich aus. Das Gesetz sieht allerdings wiederum Ausnahmen davon vor.
Deshalb solltest Du „steuerfrei“ nicht einfach mit „0 Prozent Umsatzsteuer“ gleichsetzen. Steuerbefreiung und Nullsteuersatz sind unterschiedliche Regelungen.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmerregelung wurde zum 1. Januar 2025 grundlegend geändert. Nach § 19 UStG sind entsprechende Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz: im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat
und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Damit sind ältere Angaben mit 22.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich 50.000 Euro im laufenden Jahr nicht mehr aktuell. Nutzt Du die Kleinunternehmerregelung, weist Du für die darunterfallenden Umsätze keine Umsatzsteuer aus.
Gleichzeitig kannst Du Vorsteuer, die diesen Umsätzen zuzurechnen ist, grundsätzlich nicht abziehen. Ob die Kleinunternehmerregelung für Dein Unternehmen sinnvoll ist, hängt deshalb nicht nur von weniger Verwaltungsaufwand ab. Auch Deine Investitionen, Kundschaft und geplante Umsatzentwicklung können eine Rolle spielen.
Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?
Mit der Umsatzsteuervoranmeldung meldest Du dem Finanzamt die für einen Voranmeldungszeitraum relevanten Umsatzsteuerbeträge. Dabei stellst Du vereinfacht Deine Umsatzsteuer und Deine abzugsfähige Vorsteuer gegenüber. Das Ergebnis kann eine Zahllast oder ein Überschuss sein.
Nach § 18 UStG ist die Voranmeldung grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln. Die Vorauszahlung wird grundsätzlich ebenfalls an diesem Tag fällig. Wie häufig Du eine Voranmeldung abgeben musst, hängt von den gesetzlichen Vorgaben und Deiner Situation ab.
Der gesetzliche Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Übersteigt die Steuer des Vorjahres 9.000 Euro, ist grundsätzlich der Kalendermonat maßgeblich. Bei höchstens 2.000 Euro kann das Finanzamt von Voranmeldungen und Vorauszahlungen befreien. Für neu aufgenommene Tätigkeiten gelten zusätzliche Regeln.
Deshalb solltest Du Deinen persönlichen Voranmeldungszeitraum kennen.
Wann entsteht die Umsatzsteuer?
Wann Du Umsatzsteuer an das Finanzamt melden musst, hängt auch davon ab, ob für Dich Soll- oder Istversteuerung gilt. Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich nach den gesetzlichen Regeln unabhängig davon, ob Dein Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat. Bei der Istversteuerung richtet sich die Besteuerung dagegen nach den vereinnahmten Entgelten. Vereinfacht:
Sollversteuerung: Leistung beziehungsweise gesetzlicher Entstehungszeitpunkt ist entscheidend Istversteuerung: Zahlungseingang ist entscheidend Welche Besteuerungsart für Dich gilt, solltest Du in Deinen steuerlichen Einstellungen korrekt hinterlegen.
Denn der Unterschied beeinflusst, wann Umsatzsteuer berücksichtigt wird.
Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer auf Rechnungen?
Wenn Du Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, muss der Beleg die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Bei einer regulären Rechnung gehören nach § 14 UStG unter anderem das Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen sowie der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag zu den Pflichtangaben.
Bei einer Steuerbefreiung muss ein entsprechender Hinweis aufgenommen werden. Damit ist die richtige Umsatzsteuer nicht nur für Deine Buchhaltung wichtig.
Sie beeinflusst auch die Rechnung, die Deine KundInnen erhalten. Ein falscher Steuersatz oder ein unberechtigter Steuerausweis kann steuerliche Folgen haben. Prüfe deshalb vor dem Versand, ob Steuer und Rechnung zusammenpassen.
Welche Fehler solltest Du vermeiden?
Bei der Umsatzsteuer wirken sich kleine Fehler schnell auf mehrere Bereiche Deiner Buchhaltung aus. Typische Fehler sind:
- falschen Steuersatz verwenden
- Brutto- und Nettobetrag verwechseln
- Vorsteuer ohne erfüllte Voraussetzungen abziehen
- steuerfrei und 0 Prozent gleichsetzen
- Umsatzsteuer als eigenen Umsatz betrachten
- Kleinunternehmer-Grenzen falsch anwenden
- Umsatzsteuer unberechtigt ausweisen
- Umsatzsteuervoranmeldung verspätet übermitteln
- falsche Besteuerungsart hinterlegen
- Eingangsrechnungen falsch kategorisieren
Besonders wichtig ist eine aktuelle Rechtsgrundlage. Umsatzsteuerliche Regeln können sich ändern. Das zeigt die Kleinunternehmerregelung deutlich: Seit 2025 gelten andere Grenzen als zuvor. Halte Deine Einstellungen deshalb aktuell und stimme Zweifelsfälle mit Deinem Steuerbüro ab.
Wie unterstützt Dich orgaMAX bei der Umsatzsteuer?
Mit orgaMAX kannst Du Deine steuerlich relevanten Einnahmen und Ausgaben erfassen und für die Umsatzsteuervoranmeldung auswerten. Für die UStVA wählst Du Jahr, Intervall und Zeitraum aus. orgaMAX übernimmt die relevanten korrekt kategorisierten Buchungsdaten und füllt die entsprechenden Felder der Voranmeldung.
Anschließend kannst Du die Werte prüfen. Die fertige Umsatzsteuervoranmeldung lässt sich direkt über die ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt übermitteln oder als ELSTER-XML speichern.
Wichtig ist eine saubere Buchhaltung. Nicht korrekt zugeordnete Buchungen werden laut aktueller orgaMAX-Dokumentation nicht automatisch in der UStVA berücksichtigt. So unterstützt Dich orgaMAX dabei, Umsatzsteuer und Vorsteuer zusammenzuführen und die Daten für Deine Voranmeldung vorzubereiten.
Fazit: Umsatzsteuer wird mit sauberer Buchhaltung übersichtlicher
Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer bezeichnen im Alltag meist dieselbe Steuer. Für Deine Buchhaltung ist vor allem wichtig, Umsatzsteuer und Vorsteuer richtig auseinanderzuhalten. Bei steuerpflichtigen Umsätzen berechnest Du die Steuer mit dem jeweils geltenden Steuersatz. Abziehbare Vorsteuer kannst Du unter den gesetzlichen Voraussetzungen dagegen berücksichtigen.
Auch Sonderfälle solltest Du kennen. Für bestimmte Umsätze gelten 7 oder 0 Prozent. Andere Umsätze können steuerfrei sein. Für Kleinunternehmer gelten eigene Voraussetzungen.
Wenn Du Deine Umsätze richtig einordnest und Belege laufend erfasst, kannst Du Deine Umsatzsteuer besser berechnen und die Werte für Deine Umsatzsteuervoranmeldung nachvollziehbar vorbereiten.
