Wann brauchst Du eine Leitweg-ID?
Du benötigst die Leitweg-ID, wenn Du eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellst und dessen Vorgaben sie verlangen. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist sie grundsätzlich anzugeben. Auf Landes- und Kommunalebene können die jeweiligen Regelungen und Übermittlungswege unterschiedlich sein. Prüfe deshalb die Vorgaben Deines Auftraggebers.
Die Leitweg-ID ist keine allgemeine Pflichtangabe für jede E-Rechnung. Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen ist sie nicht erforderlich – auch dann nicht, wenn die Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung ausgestellt wird
Wo bekommst Du die Leitweg-ID?
Dein Auftraggeber teilt Dir die passende Leitweg-ID in der Regel bei der Auftragserteilung mit, zum Beispiel in den Bestell- oder Vertragsunterlagen. Verwende für die Rechnung die Kennung, die Dir für diesen konkreten Auftrag genannt wurde. Eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs nutzen, etwa um Rechnungen an unterschiedliche Bereiche weiterzuleiten.
Fehlt die Leitweg-ID oder bist Du unsicher, welche Kennung gilt, frage bei der rechnungsbearbeitenden Stelle nach. Die Nummer lässt sich nicht verlässlich aus dem Namen der Behörde oder einer anderen Unternehmensnummer ableiten.
Wo wird die Leitweg-ID in der E-Rechnung eingetragen?
Bei einer XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (BT-10) eingetragen. Dieses Feld hilft, den Rechnungsempfänger beziehungsweise die zuständige Stelle eindeutig zuzuordnen. Beachte zusätzlich die Vorgaben des verwendeten Rechnungsportals oder Übermittlungswegs.
Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?
Eine Leitweg-ID besteht grundsätzlich aus einer Grobadressierung, einer Feinadressierung und einer Prüfziffer. Die Grobadressierung ordnet den Empfänger beispielsweise einer Ebene der öffentlichen Verwaltung zu. Die Feinadressierung kann die zuständige Behörde oder Organisationseinheit näher bestimmen; die Prüfziffer dient der formalen Kontrolle.
Der konkrete Aufbau kann je nach Verwaltungsebene und Empfänger variieren. Übernimm die Leitweg-ID deshalb genau so, wie sie Dir mitgeteilt wurde. Verändere weder Ziffern noch Trennzeichen.
Leitweg-ID, Bestellnummer und Umsatzsteuer-ID: Was ist der Unterschied?
Die Leitweg-ID kennzeichnet den öffentlichen Rechnungsempfänger und unterstützt die interne Weiterleitung der Rechnung. Eine Bestellnummer bezieht sich dagegen auf den Auftrag oder Einkauf. Die Umsatzsteuer-ID identifiziert ein Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke.
Diese Angaben erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Wenn Dein Auftraggeber mehrere Angaben verlangt, musst Du sie an den jeweils vorgesehenen Stellen in der E-Rechnung eintragen.
Was solltest Du beim Eintragen beachten?
Kontrolliere die Leitweg-ID vor dem Versand sorgfältig. Achte auf die korrekte Schreibweise und Position in der Rechnung. Zusätzliche Leerzeichen oder falsch gesetzte Trennzeichen können dazu führen, dass eine Rechnungseingangsplattform die Kennung nicht erkennt. Wird die ID abgelehnt, prüfe zuerst die Eingabe und kläre offene Fragen anschließend mit Deinem Auftraggeber.
Wie unterstützt Dich orgaMAX bei der Leitweg-ID?
Wenn Du mit orgaMAX eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber erstellst, kannst Du die Leitweg-ID im Bereich E-Rechnung als Käuferreferenz (BT-10) hinterlegen. Du kannst sie bereits in den Kundenstammdaten speichern oder direkt in der Rechnung eintragen. So steht sie für weitere Rechnungen an denselben Kunden bereit. Prüfe trotzdem bei jedem Auftrag, ob Du die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID verwendest.
Fazit: Die richtige Leitweg-ID sorgt für die passende Zuordnung
Die Leitweg-ID hilft, eine E-Rechnung an eine öffentliche Einrichtung der richtigen Stelle zuzuordnen. Du erhältst sie von Deinem Auftraggeber und trägst sie in der E-Rechnung im vorgesehenen Feld ein. Für Rechnungen zwischen Unternehmen brauchst Du keine Leitweg-ID. Kontrolliere die Kennung vor dem Versand, damit Deine Rechnung korrekt adressiert werden kann.
