Faktura

Was gehört zur Faktura?

Im Mittelpunkt der Faktura steht die Abrechnung Deiner erbrachten Lieferungen und Leistungen. In einem typischen Geschäftsprozess entstehen dabei verschiedene Dokumente. Dazu können gehören:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Gutschriften
• Stornierungen

Welche Dokumente Du tatsächlich benötigst, hängt von Deinem Unternehmen und dem jeweiligen Geschäftsvorgang ab. Die Faktura verbindet damit häufig mehrere Schritte, die vor und nach der eigentlichen Rechnung stattfinden. Das Ziel ist ein durchgängiger kaufmännischer Ablauf, bei dem Informationen nicht für jedes Dokument neu erfasst werden müssen.

Was unterscheidet Faktura, Fakturierung und Rechnung?

Die Begriffe liegen nah beieinander, bedeuten aber nicht genau dasselbe. Faktura bezeichnet den Bereich beziehungsweise den kaufmännischen Vorgang rund um die Abrechnung. Fakturierung beschreibt den Prozess des Abrechnens. Dazu gehört insbesondere das Erstellen und Versenden einer Rechnung.

Eine Rechnung ist dagegen das konkrete Dokument, mit dem Du eine Lieferung oder Leistung abrechnest. BegriffBedeutungFakturaKaufmännischer Bereich der AbrechnungFakturierungProzess der Rechnungserstellung und AbrechnungRechnungKonkretes Abrechnungsdokument Im Unternehmensalltag werden Faktura und Fakturierung häufig weitgehend gleichbedeutend verwendet. Entscheidend ist vor allem: Die Rechnung ist ein Ergebnis der Fakturierung.

Wie läuft die Fakturierung ab?

Der konkrete Ablauf hängt von Deinem Geschäftsmodell ab. Ein typischer Prozess kann so aussehen:

1. Du erstellst ein Angebot.
2. Dein Kunde erteilt Dir einen Auftrag.
3. Du bestätigst den Auftrag.
4. Du lieferst die Ware oder erbringst die vereinbarte Leistung.
5. Du erstellst die Rechnung.
6. Du versendest die Rechnung an Deinen Kunden.
7. Du behältst Fälligkeit und Zahlungseingang im Blick.

Nicht jeder Auftrag benötigt alle diese Schritte. Bei einer kleinen Dienstleistung kann beispielsweise direkt eine Rechnung entstehen. Im Handel gehören dagegen häufig Auftrag, Lieferung und Rechnung zu einem zusammenhängenden Vorgang.

Ein digitaler Prozess hilft Dir dabei, Daten mehrfach zu nutzen. Kundenadresse, Artikel, Preise und weitere Informationen müssen dann nicht für jedes Dokument erneut eingegeben werden. So weißt Du, wie der Ablauf von Auftrag bis Rechnung funktioniert.

Welche Angaben braucht eine Rechnung?

Damit eine Rechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, muss sie die jeweils erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Bei einer regulären Rechnung gehören grundsätzlich unter anderem dazu:

• Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• eindeutige Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Je nach Rechnungsart oder steuerlichem Sachverhalt können weitere oder abweichende Anforderungen gelten. Eine Faktura-Software kann Dich dabei unterstützen, wiederkehrende Angaben automatisch in Deine Dokumente zu übernehmen. Trotzdem solltest Du darauf achten, dass jede Rechnung vollständig ist und zum jeweiligen Geschäftsvorgang passt.

Welche Belege gehören zur Faktura?

Faktura endet nicht zwangsläufig bei einer einzelnen Rechnung. Im Laufe eines Auftrags können mehrere kaufmännische Dokumente entstehen. Ein Angebot kann zum Auftrag werden, aus dem Auftrag entsteht ein Lieferschein und anschließend die Rechnung.

Später können weitere Vorgänge hinzukommen. Muss eine Rechnung korrigiert werden, entsteht beispielsweise ein entsprechendes Korrekturdokument. Bei größeren Aufträgen können außerdem Abschlags- oder Schlussrechnungen relevant sein.

Wenn diese Dokumente miteinander verknüpft sind, kannst Du den gesamten Vorgang leichter nachvollziehen. Du erkennst dann beispielsweise, welche Rechnung zu welchem Auftrag gehört und welche Schritte bereits abgeschlossen sind.

Welche Vorteile bietet eine Faktura-Software?

Je mehr Rechnungen und Aufträge Du bearbeitest, desto aufwendiger wird eine rein manuelle Fakturierung. Eine Faktura-Software bündelt wiederkehrende Aufgaben und stellt benötigte Daten für verschiedene Dokumente bereit. Das kann Dir mehrere Vorteile bieten:

• Kunden- und Artikeldaten zentral verwalten
• Angebote schneller in Aufträge übernehmen
• Rechnungen aus bestehenden Vorgängen erstellen
• wiederkehrende Eingaben reduzieren
• Dokumente einheitlich gestalten
• Rechnungsnummern systematisch vergeben
• offene Vorgänge besser nachvollziehen

Besonders hilfreich ist die Verbindung einzelner Arbeitsschritte. Statt Informationen aus einem Angebot später von Hand in eine Rechnung zu übertragen, können bestehende Daten weiterverwendet werden. Dadurch entsteht weniger doppelte Arbeit und Du behältst Deine Vorgänge leichter im Blick.

Wann lohnt sich eine Faktura-Software?

Eine Software kann bereits bei wenigen Rechnungen sinnvoll sein, wenn Du Deine Abläufe von Anfang an strukturiert organisieren möchtest. Besonders deutlich wird der Nutzen, wenn:

• Du regelmäßig Angebote und Rechnungen erstellst
• mehrere Personen mit Aufträgen arbeiten
• Kunden- und Artikeldaten häufig wiederverwendet werden
• Du offene Rechnungen im Blick behalten möchtest
• Warenwirtschaft und Fakturierung zusammenspielen sollen
• manuelle Übertragungen zunehmend Zeit kosten

Mit wachsender Zahl an KundInnen und Aufträgen steigt auch der Aufwand für die Verwaltung. Eine zentrale Lösung hilft Dir dann, kaufmännische Prozesse zusammenzuführen. Welche Vorteile Software konkret bietet, hängt davon ab, welche Abläufe Du damit abbildest.

Wie unterstützt Dich orgaMAX?

Mit orgaMAX kannst Du zentrale Schritte Deiner Fakturierung digital abbilden. Du erstellst Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen auf Basis Deiner hinterlegten Kunden- und Artikeldaten. Informationen aus bestehenden Vorgängen kannst Du für nachfolgende Dokumente weiterverwenden.

Dadurch musst Du Daten nicht bei jedem Schritt erneut eingeben. Auch offene Rechnungen und Zahlungseingänge lassen sich in Deine kaufmännischen Abläufe einbeziehen. Wenn Du zusätzlich mit Warenbeständen arbeitest, kannst Du Faktura und Warenwirtschaft miteinander verbinden.

So organisierst Du den Ablauf vom Auftrag bis zur Rechnung in einem zusammenhängenden System.

Fazit: Fakturierung als durchgängigen Prozess denken

Faktura bedeutet mehr als das Schreiben einer Rechnung. Sie verbindet die Abrechnung mit den kaufmännischen Vorgängen davor und danach. Wenn Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung auf denselben Daten aufbauen, musst Du Informationen weniger häufig übertragen. Gleichzeitig kannst Du leichter nachvollziehen, wie weit ein Auftrag bereits bearbeitet ist.

Eine passende Software hilft Dir dabei, diese Schritte digital zu verbinden und Deine Fakturierung übersichtlich zu organisieren.