Rechnungen liegen im E-Mail-Postfach, Belege in der Schreibtischschublade und Dein Steuerberater fragt erneut nach dem Tankbeleg von Mai? Das kostet Zeit, Nerven und am Ende Geld. Mit orgaMAX behältst Du den Überblick über Deine Ausgaben. Du verarbeitest Belege digital und legst sie rechtssicher ab.
Wenn Du Ausgaben noch manuell erfasst, verlierst Du leicht den Überblick und oft auch Zeit. Aus einer einfachen Lieferantenrechnung wird schnell ein Suchspiel oder ein teurer Buchungsfehler. Mit digitaler Belegverarbeitung arbeitest Du effizienter: Daten werden automatisch erkannt, korrekt zugeordnet und vollständig archiviert.
Beim Tanken, auf Geschäftsreise oder direkt nach dem Einkauf erfasst Du Belege sofort dort, wo sie anfallen. Du fotografierst den Beleg und ergänzt bei Bedarf wenige Angaben. Die App übermittelt den Beleg automatisch an Deine Buchhaltung. Die mobile Erfassung spart Zeit und verhindert, dass Belege verloren gehen oder vergessen werden.
Wenn ein Beleg eingeht, ist der Weg klar: Du lädst das Dokument hoch, lässt es automatisch auslesen und verarbeitest es direkt weiter. Statt zwischen E-Mail, Ordner und Buchhaltungsprogramm zu wechseln, hast Du alle Unterlagen an einem Ort.
Gut zu wissen: Sonderfälle sind mitgedacht
Rückerstattungen kannst Du als „sonstige Einnahmen“ erfassen, zum Beispiel wenn Du Ware an Lieferanten zurückgibst.
Sobald Du einen Beleg in orgaMAX Buchhaltung hochgeladen hast, prüft das System automatisch, ob alle relevanten Felder ausgefüllt sind – etwa Betrag, Datum, Buchungskonto oder Zahlungsart.
Ein farbiger Balken und eine Prozentanzeige zeigen Dir sofort, wie vollständig der Beleg ist. Fehlende Angaben erkennst Du auf einen Blick und kannst sie direkt ergänzen. Das spart Dir Zeit, verhindert Rückfragen bei Deinem Steuerberater und sorgt für eine saubere Buchführung.
Jede Rechnung manuell abzulegen, zu prüfen und zuzuordnen kostet Zeit und Nerven. Mit dem orgaMAX Postfach automatisierst Du diesen Prozess. Belege landen direkt im System, werden ausgelesen und für die weitere Bearbeitung vorbereitet. So sparst Du Zeit und verringerst das Risiko von Zuordnungsfehlern oder vergessenen Zahlungen.
Seit dem 1. Januar 2025 bist Du als B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Wichtig: Eine E-Rechnung ist mehr als eine PDF. Sie enthält strukturierte XML-Daten, die Du ohne geeignete Software kaum auslesen oder weiterverarbeiten kannst. Was auf den ersten Blick wie eine lästige Vorgabe wirkt, ist in Wahrheit eine Chance. Strukturierte E-Rechnungen ermöglichen deutlich schnellere, fehlerärmere und effizientere Buchhaltung.
Mit einer passenden Software wie orgaMAX Buchhaltung profitierst Du von diesen Vorteilen und machst Dein Unternehmen zukunftssicher.
In orgaMAX Buchhaltung behältst Du Deine Ausgaben jederzeit im Blick. Wie verwaltest Du Verträge, Lieferscheine oder Rückmeldungen zu Reklamationen? orgaMAX Dokumente ergänzt Deine Buchhaltung um eine strukturierte Dokumentenablage. Damit organisierst Du Verträge, Lieferscheine und interne Notizen sicher und findest alles schnell wieder, ohne Papierstapel oder Datei-Wirrwarr.
„Seit ich orgaMAX nutze, spare ich wöchentlich etwa drei Stunden. Diese Zeit nutze ich, um mein Geschäft voranzubringen, Marketingkampagnen auszuwerten und mehr Zeit mit meiner Familie zu verbringen. Früher musste ich oft prüfen, ob eine Rechnung bezahlt war.”
„Vor orgaMAX war die Buchhaltung für mich sehr aufwendig. Ich habe Rechnungen erstellt und Zahlungseingänge manuell erfasst. Es fehlte eine zentrale Übersicht, sodass ich viel Zeit mit Kontrolle und der Vorbereitung für das Finanzamt verbrachte. Unterwegs hatte ich keinen Zugriff auf wichtige Informationen.”
„Vor orgaMAX war das Finanzmanagement mühsam. Ich habe Belege und Rechnungen manuell erfasst, was schnell unübersichtlich wurde. Heute ist mein Arbeitsalltag ruhiger. Ich erfasse Rechnungen und Belege digital und habe einen klaren Überblick über meine Finanzen.”
„Rechnungen per PDF oder Excel zu schreiben ist für mich keine langfristige Lösung. Mit orgaMAX erstelle ich rechtskonforme Rechnungen deutlich schneller. Viele wichtige Felder, etwa die fortlaufende Rechnungsnummer, sind voreingestellt. So benötige ich nur wenige Klicks, um eine korrekte Rechnung zu erstellen.”
„Seit ich orgaMAX Buchhaltung nutze, bin ich nahezu tagesaktuell mit meiner Buchhaltung. Ich vermeide Mahnungen und habe weniger schlaflose Nächte. Seit 2018 bin ich selbstständig tätig und vor orgaMAX gelang es mir nie, meinem Steuerberater bereits im Januar alle notwendigen Unterlagen für den Abschluss des Vorjahres zu übermitteln.”
„orgaMAX Buchhaltung hat unsere Erwartungen erfüllt.
Die Benutzerfreundlichkeit und die umfassenden Funktionen haben unsere Buchhaltungsprozesse vereinfacht. Wir empfehlen die Lösung.”
„Wir sind sehr zufrieden mit orgaMAX. Das Programm ist leicht zu erlernen, übersichtlich gestaltet und praktisch in der Anwendung. Wenn Fragen auftreten, ist der Kundensupport schnell zur Stelle und hilft weiter. Die Umsatzauswertungen sind hilfreich und gut strukturiert. Wir senden Rechnungen und Lieferscheine direkt aus dem System an unsere Kunden. Nach Wunsch lassen sich PDFs oder weitere Anschreiben anhängen, was auch ein tolles Tool ist.
Artikel lassen sich im Artikelstamm gut hinterlegen und die komplette Aufmachung ist durchdacht. Ob die Rechnung mit oder ohne MwSt. oder mit Mengenangabe erstellt werden soll, lässt sich individuell bei den einzelnen Kunden einstellen.
Für uns eine klare Kaufempfehlung. Wir kommen gut zurecht und bleiben orgaMAX treu.”
„Ich bin als Kleinunternehmer in der Reinigungsbranchen sehr zufrieden mit der Übersichtlichkeit von orgaMAX. Auch für diese Unternehmen bietet die Firma passende Pakete und einen guten Service. Danke.”
„Wir nutzen orgaMAX schon seit 4 Jahren und sind weiterhin zufrieden.
Schneller Support, einfach unkompliziert. Mit orgaMAX sind wir auf dem aktuellen Stand.
Anbindung an DATEV ist einfach. Wenn wir mal nicht weiterkommen, hilft der Support schnell. Verbesserungsvorschläge werden umgesetzt.
Wir geben eine sehr gute Bewertung und haben uns mit unserer zweiten Firma wieder für orgaMAX entschieden.”
In orgaMAX Buchhaltung fügst Du Belege unkompliziert ins System ein, manuell oder automatisiert. Je nach Workflow stehen Dir dafür mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Nach dem Hochladen erkennt orgaMAX relevante Belegdaten automatisch und legt den Beleg als zu prüfende Ausgabe an. Du bearbeitest den Beleg direkt oder merkst ihn zur späteren Prüfung vor.
Mit orgaMAX Buchhaltung verarbeitest Du alle gängigen Formate für Eingangsbelege:
Deine hochgeladenen Dateien analysiert orgaMAX automatisch und fügt sie in den Belegprozess ein, unabhängig vom Format. Damit orgaMAX eine Datei verarbeiten kann, muss sie lesbar sein und darf nicht passwortgeschützt sein.
Jeder Beleg in orgaMAX Buchhaltung durchläuft einen strukturierten Bearbeitungsprozess. So behältst Du stets den Überblick über den aktuellen Status Deiner Ausgaben:
Diese Statusphasen helfen Dir, offene Rechnungen rechtzeitig zu erkennen und Zahlungsläufe optimal zu steuern.
Auch wenn E-Rechnungen strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, werden Steuerkategorien derzeit nicht automatisch mitgeliefert. In vielen Rechnungsformaten fehlt diese Angabe oder sie ist nicht eindeutig standardisiert.
orgaMAX erkennt alle verfügbaren Inhalte zuverlässig. Du musst die passende Steuerkategorie derzeit manuell ergänzen, damit die buchhalterische Verarbeitung korrekt erfolgt. Eine automatische Zuordnung ist geplant.
Du kannst Rückerstattungen und Gutschriften problemlos in orgaMAX Buchhaltung erfassen. Dafür nutzt Du den Bereich „Sonstige Einnahmen“.
Beispiel: Du hast Ware an einen Lieferanten zurückgeschickt und erhältst eine Gutschrift. Diese negative Eingangsrechnung wird im Bereich „Sonstige Einnahmen“ gebucht und im System korrekt dargestellt, inklusive Verknüpfung mit dem ursprünglichen Vorgang.
orgaMAX Buchhaltung ist Deine zentrale Lösung für die Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Ausgaben, Einnahmen und E-Rechnungen – inklusive automatisierter Workflows.
orgaMAX Dokumente ergänzt diese Funktionen um eine umfassende, systemübergreifende Dokumentenablage. Damit kannst Du nicht nur Belege, sondern auch Verträge, Schriftwechsel oder interne Dokumente sicher archivieren, mit Stichworten versehen und per Volltextsuche wiederfinden. Die beiden Lösungen arbeiten nahtlos zusammen.
Deine Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern und nach strengen Sicherheitsstandards gespeichert. Die Rechenzentren unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien und verwenden moderne Verschlüsselung sowie regelmäßige Backups. Deine Buchhaltungsdaten und Dokumente bleiben damit jederzeit sicher und zuverlässig geschützt.
Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht:
Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind auf allen Kanälen für Dich erreichbar.
Montag bis Freitag: 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr
Im Live-Chat tauschst Du Dich direkt mit uns aus
Ruf uns an. Wir helfen Dir gerne weiter.
Sende Dein Anliegen gern per E-Mail an uns.
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Du erhältst kostenlose Hilfe und Support vor, während und nach Deiner Entscheidung für orgaMAX. Über die regulären Arbeitszeiten hinaus erreichst Du uns mit dem Premium-Support-Service.
Wir freuen uns, Dich zu unterstützen.
info(at)orgamax.de