Kostenstellenrechnung

Welche Aufgabe hat die Kostenstellenrechnung?

Die Kostenstellenrechnung ist ein Bestandteil der betrieblichen Kostenrechnung. Sie ordnet Kosten den Bereichen Deines Unternehmens zu, in denen sie entstehen. Dabei hilft eine einfache Unterscheidung: Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?

Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten entstanden? Kostenträgerrechnung: Wofür sind die Kosten entstanden? Ein Beispiel: Dein Unternehmen zahlt 6.000 Euro Miete für mehrere Abteilungen.

Die Kostenart lautet Miete. Über die Kostenstellenrechnung verteilst Du die Mietkosten beispielsweise auf Produktion, Verwaltung und Vertrieb. Später können die entsprechenden Kosten über die Kostenträgerrechnung Produkten oder Leistungen zugerechnet werden.

So gehst Du von den Gesamtkosten Schritt für Schritt zu konkreten Kostenverursachern.

Welche Kostenstellen gibt es?

Welche Kostenstellen sinnvoll sind, hängt von der Struktur Deines Unternehmens ab. Typische Beispiele sind:

• Produktion
• Verwaltung
• Vertrieb
• Einkauf
• IT
• Lager
• Marketing
• Personal

Ein kleiner Betrieb benötigt meist weniger Kostenstellen als ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Standorten. Wichtig ist deshalb nicht, möglichst viele Kostenstellen anzulegen. Die Gliederung sollte Dir nützliche Informationen für Entscheidungen liefern.

Fasst Du zu viele Bereiche zusammen, verlierst Du Transparenz. Legst Du dagegen für jeden kleinen Vorgang eine eigene Kostenstelle an, steigt der Verwaltungsaufwand. Wähle deshalb eine Struktur, die zu Deinem Unternehmen und Deinen Auswertungszielen passt.

Wie funktioniert eine Kostenstellenrechnung?

Eine Kostenstellenrechnung kannst Du vereinfacht in mehreren Schritten durchführen.

1. Kosten erfassen

Zunächst ermittelst Du, welche Kosten in Deinem Unternehmen entstanden sind. Dazu gehören beispielsweise Miete, Gehälter, Energie oder Abschreibungen.

2. Kostenstellen festlegen

Anschließend gliederst Du Dein Unternehmen in sinnvolle Bereiche.

3. Kosten zuordnen

Kosten, die sich einer Stelle eindeutig zurechnen lassen, ordnest Du direkt zu. Gemeinkosten verteilst Du mithilfe geeigneter Schlüssel.

4. Innerbetriebliche Leistungen verrechnen

Erbringt eine Kostenstelle Leistungen für andere Bereiche, können diese Kosten intern weiterverrechnet werden.

5. Ergebnisse auswerten

Anschließend erkennst Du, welche Bereiche welche Kosten verursacht haben. Damit kannst Du eine Kostenstellenrechnung einfach verstehen und Kosten richtig zuordnen.

Wie verteilst Du Gemeinkosten?

Gemeinkosten lassen sich einem einzelnen Produkt oder Auftrag nicht unmittelbar zurechnen. Dazu können beispielsweise gehören:

• Gebäudemiete
• Strom
• Verwaltungskosten
• Versicherungen
• zentrale IT-Kosten

Diese Kosten musst Du sinnvoll auf Deine Kostenstellen verteilen. Dafür verwendest Du passende Verteilungsschlüssel. Welche Bezugsgröße sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Kostenart ab. Mietkosten kannst Du beispielsweise anhand der genutzten Fläche verteilen.

Bestimmte Personalkosten lassen sich möglicherweise anhand der Mitarbeiterzahl zuordnen. Andere Kosten können nach Verbrauch, Arbeitsstunden oder einer anderen geeigneten Bezugsgröße verteilt werden. Entscheidend ist, dass der Schlüssel den Kosten möglichst sinnvoll folgt.

Ein willkürlich gewählter Verteilungsschlüssel erzeugt zwar Zahlen, verbessert aber nicht automatisch Deine Kostenrechnung.

Was ist ein Betriebsabrechnungsbogen?

Der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB, ist ein klassisches Instrument der Kostenstellenrechnung. Mit ihm kannst Du Gemeinkosten systematisch auf verschiedene Kostenstellen verteilen. Vereinfacht stehen dabei die Kostenarten in den Zeilen und die Kostenstellen in den Spalten.

So wird sichtbar, welcher Anteil einer Kostenart auf welchen Unternehmensbereich entfällt. Ein BAB kann Dir außerdem dabei helfen:

• Gemeinkosten zu verteilen
• Kostenstellen miteinander zu vergleichen
• innerbetriebliche Leistungen zu verrechnen
• Zuschlagssätze zu ermitteln

Der Betriebsabrechnungsbogen schafft damit eine strukturierte Verbindung zwischen Kostenarten und Kostenstellen. Wie umfangreich er sein muss, hängt von Deinem Unternehmen und Deiner Kostenstruktur ab.

Wie sieht eine Kostenstellenrechnung im Beispiel aus?

Angenommen, Dein Unternehmen hat drei Kostenstellen:

• Produktion
• Vertrieb
• Verwaltung

Im Monat fallen folgende Gemeinkosten an: KostenartBetragMiete12.000 EuroEnergie6.000 Euroweitere Verwaltungskosten8.000 EuroGesamt26.000 Euro Diese Kosten verteilst Du anhand geeigneter Schlüssel auf Deine Kostenstellen.

Das Ergebnis könnte vereinfacht so aussehen: KostenstelleZugeordnete KostenProduktion15.000 EuroVertrieb6.000 EuroVerwaltung5.000 EuroGesamt26.000 Euro Damit weißt Du nicht mehr nur, dass insgesamt 26.000 Euro Gemeinkosten entstanden sind.

Du erkennst auch, wo diese Kosten anfallen. Auf dieser Grundlage kannst Du die einzelnen Bereiche miteinander vergleichen und weitere Kalkulationen vorbereiten.

Was sind Haupt- und Hilfskostenstellen?

Nicht jede Kostenstelle erfüllt dieselbe Funktion. Deshalb kannst Du zwischen Haupt- und Hilfskostenstellen unterscheiden. Hauptkostenstellen stehen unmittelbar mit den betrieblichen Leistungen in Verbindung. Dazu können beispielsweise Produktion oder Vertrieb gehören.

Hilfskostenstellen unterstützen dagegen andere Bereiche des Unternehmens. Ein typisches Beispiel ist eine zentrale IT-Abteilung. Die IT verursacht selbst Kosten, erbringt ihre Leistungen aber für Produktion, Vertrieb, Verwaltung und andere Abteilungen.

Diese Kosten können über die innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf die empfangenden Kostenstellen verteilt werden. Dadurch landen die Kosten am Ende bei den Bereichen, die Leistungen nutzen.

Was sind primäre und sekundäre Kosten?

Auch bei den Kosten selbst ist eine Unterscheidung hilfreich. Primäre Kosten entstehen durch Leistungen oder Güter, die Dein Unternehmen von außen bezieht. Dazu gehören beispielsweise:

• Miete
• Material
• externe Dienstleistungen
• Energie

Sekundäre Kosten entstehen dagegen durch Leistungen innerhalb Deines Unternehmens. Ein Beispiel: Deine interne IT-Abteilung unterstützt die Produktion. Die IT-Kosten entstehen zunächst auf der entsprechenden Hilfskostenstelle.

Anschließend wird ein Teil dieser Kosten intern an die Produktion weitergegeben. Durch diese Verrechnung entstehen dort sekundäre Kosten. Die Unterscheidung hilft Dir, externe Kosten und innerbetriebliche Leistungsverrechnungen auseinanderzuhalten.

Was unterscheidet Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung?

Beide Rechnungen gehören zur Kostenrechnung, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Die Kostenstellenrechnung fragt: Wo sind Kosten entstanden? Die Kostenträgerrechnung fragt:

Wofür sind Kosten entstanden? Ein Beispiel: Deine Kostenstelle Produktion verursacht innerhalb eines Monats 50.000 Euro Kosten. Diese Information zeigt Dir zunächst, wie kostenintensiv der Produktionsbereich ist.

Produzierst Du dort drei unterschiedliche Produkte, möchtest Du anschließend wissen, welchen Anteil der Kosten jedes Produkt verursacht. Diese Aufgabe übernimmt die Kostenträgerrechnung. KostenstellenrechnungKostenträgerrechnungWo entstehen Kosten?Wofür entstehen Kosten?Betrachtet UnternehmensbereicheBetrachtet Produkte oder LeistungenUnterstützt KostenkontrolleUnterstützt KalkulationGrundlage für weitere VerteilungOrdnet Kosten Kostenträgern zu Beide Rechnungen bauen damit inhaltlich aufeinander auf.

Welche Vorteile bietet die Kostenstellenrechnung?

Eine gut aufgebaute Kostenstellenrechnung gibt Dir mehr Informationen als eine reine Betrachtung Deiner Gesamtkosten. Du erkennst beispielsweise, welche Abteilungen besonders hohe Kosten verursachen. Das hilft Dir bei:

• Kostenkontrolle
• Budgetplanung
• Soll-Ist-Vergleichen
• Wirtschaftlichkeitsanalysen
• Kalkulationen
• Investitionsentscheidungen

Ein Beispiel: Deine Gesamtkosten steigen innerhalb eines Jahres um zehn Prozent. Ohne weitere Aufteilung weißt Du zunächst nur, dass Dein Unternehmen teurer geworden ist. Mit Kostenstellen erkennst Du möglicherweise, dass fast der gesamte Anstieg aus der Produktion kommt, während Vertrieb und Verwaltung nahezu unverändert geblieben sind.

Damit kannst Du gezielter nach den Ursachen suchen. Die Kostenstellenrechnung hilft Dir also nicht nur beim Erfassen von Kosten. Sie verbessert die Grundlage für Planung und Kontrolle.

Wie unterstützt Dich orgaMAX bei Kostenstellen?

Mit orgaMAX ERP kannst Du Kostenstellen in Deine laufenden kaufmännischen Abläufe integrieren. Du kannst unter anderem Artikel, Eingangsrechnungen, Zahlungen und manuelle Buchungen Kostenstellen zuweisen. Anschließend stehen Dir Auswertungen nach Kostenstelle, Kostenart und Kostenträger zur Verfügung.

Auch im DATEV-Buchungsstapel kann die jeweilige Kostenstelle berücksichtigt werden. Dadurch musst Du Kosteninformationen nicht erst nachträglich aus verschiedenen Tabellen zusammensuchen. Du kannst die Zuordnung bereits im laufenden Arbeitsprozess vornehmen.

Das erleichtert Dir besonders dann die Auswertung, wenn Dein Unternehmen mehrere Abteilungen, Projekte oder andere getrennt betrachtete Bereiche hat. Welche Struktur für Deine Kostenstellen sinnvoll ist, solltest Du trotzdem anhand Deiner tatsächlichen Unternehmensorganisation festlegen.

Fazit: Kostenstellenrechnung zeigt Dir, wo Kosten entstehen

Die Kostenstellenrechnung macht sichtbar, welche Bereiche Deines Unternehmens Kosten verursachen. Dafür ordnest Du Kosten einzelnen Kostenstellen zu und verteilst Gemeinkosten über geeignete Schlüssel. So erkennst Du nicht nur Deine Gesamtkosten. Du kannst auch beurteilen, wie sich die Kosten auf Produktion, Verwaltung, Vertrieb oder andere Unternehmensbereiche verteilen.

Diese Transparenz hilft Dir bei Planung, Kontrolle und weiteren Kalkulationen. Je sinnvoller Deine Kostenstellen aufgebaut sind, desto besser kannst Du Kostenentwicklungen nachvollziehen und wirtschaftliche Entscheidungen vorbereiten.