Wie funktioniert eine GuV?
Die Grundidee ist einfach: Du stellst die Erträge eines Geschäftsjahres den dazugehörigen Aufwendungen gegenüber. Vereinfacht gilt: Erträge – Aufwendungen = Ergebnis Ist das Ergebnis positiv, hat Dein Unternehmen einen Gewinn erzielt. Bei einem negativen Ergebnis liegt ein Verlust vor.
Anders als bei einer reinen Betrachtung von Einzahlungen und Auszahlungen geht es in der GuV um die wirtschaftliche Zuordnung zum Geschäftsjahr. Deshalb können auch Vorgänge berücksichtigt werden, bei denen im betrachteten Zeitraum noch kein Geld geflossen ist. Die GuV zeigt Dir damit nicht Deinen Kontostand. Sie zeigt, wie erfolgreich Dein Unternehmen innerhalb des betrachteten Zeitraums gewirtschaftet hat.
Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?
Die GuV gehört bei Kaufleuten, die zur Bilanzierung verpflichtet sind, zusammen mit der Bilanz zum Jahresabschluss. § 242 HGB verlangt zum Schluss eines Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres. Dazu gehören insbesondere viele:
- Kapitalgesellschaften
- Personenhandelsgesellschaften
- eingetragene Kaufleute mit Buchführungspflicht
Ob Du bilanzieren musst, hängt von Deiner Rechtsform und den für Dich geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ab. Nicht jedes Unternehmen benötigt deshalb zwingend eine GuV. Wer seinen Gewinn zulässigerweise mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, nutzt für die steuerliche Gewinnermittlung grundsätzlich die EÜR statt einer Bilanz mit GuV.
Welche Erträge und Aufwendungen gehören in die GuV?
In der GuV werden die Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres systematisch erfasst. Zu den Erträgen können beispielsweise gehören:
- Umsatzerlöse
- sonstige betriebliche Erträge
- Zinserträge
Zu den Aufwendungen können beispielsweise gehören:
- Materialaufwand
- Personalaufwand
- Abschreibungen
- sonstige betriebliche Aufwendungen
- Zinsaufwendungen
- bestimmte Steuern
Welche Positionen konkret ausgewiesen werden, hängt unter anderem von der anzuwendenden Gliederung ab. Für Kapitalgesellschaften regelt § 275 HGB die Gliederung der GuV und sieht das Gesamtkostenverfahren oder das Umsatzkostenverfahren vor. Dadurch kannst Du nicht nur das Endergebnis sehen. Du erkennst auch, wo Erträge entstehen und welche Bereiche Aufwendungen verursachen.
Wie berechnest Du Gewinn oder Verlust?
Die grundlegende Rechnung lässt sich an einem vereinfachten Beispiel zeigen. Ein Unternehmen erzielt in einem Geschäftsjahr folgende Werte: PositionBetragUmsatzerlöse150.000 EuroSonstige betriebliche Erträge5.000 EuroErträge gesamt155.000 EuroMaterialaufwand45.000 EuroPersonalaufwand50.000 EuroSonstige Aufwendungen25.000 EuroAufwendungen gesamt120.000 Euro Damit ergibt sich:
155.000 Euro – 120.000 Euro = 35.000 Euro Das Unternehmen erzielt in diesem vereinfachten Beispiel einen Gewinn von 35.000 Euro. Wären die Aufwendungen höher als die Erträge, würde die Rechnung stattdessen einen Verlust zeigen.
So kannst Du grundsätzlich erkennen, wie sich das Ergebnis zusammensetzt.
Wie ist eine GuV aufgebaut?
Der konkrete Aufbau hängt unter anderem von der Rechtsform und den anzuwendenden Rechnungslegungsvorschriften ab. Für Kapitalgesellschaften schreibt § 275 HGB die Staffelform vor. Dabei werden einzelne Positionen nacheinander aufgeführt und zu Zwischenergebnissen beziehungsweise zum Jahresergebnis zusammengeführt.
Beim Gesamtkostenverfahren beginnt die gesetzliche Gliederung beispielsweise mit den Umsatzerlösen. Anschließend folgen unter anderem Bestandsveränderungen, andere aktivierte Eigenleistungen, sonstige betriebliche Erträge sowie verschiedene Aufwandspositionen. Am Ende steht der:
Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag Ein Jahresüberschuss bedeutet ein positives Ergebnis. Ein Jahresfehlbetrag zeigt ein negatives Ergebnis. Eine strukturierte GuV hilft Dir damit, nicht nur das Endergebnis zu sehen, sondern auch dessen Entstehung nachzuvollziehen.
Was unterscheidet Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren?
§ 275 HGB erlaubt für Kapitalgesellschaften zwei Darstellungsformen der GuV:
- Gesamtkostenverfahren
- Umsatzkostenverfahren
Beim Gesamtkostenverfahren werden die Aufwendungen nach Aufwandsarten gegliedert. Dazu gehören beispielsweise Materialaufwand, Personalaufwand und Abschreibungen. Bestandsveränderungen sowie andere aktivierte Eigenleistungen werden separat berücksichtigt.
Beim Umsatzkostenverfahren werden dagegen die Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen ausgewiesen. Hinzu kommen unter anderem Vertriebs- und allgemeine Verwaltungskosten. Beide Verfahren verfolgen dasselbe Ziel: Sie ermitteln und zeigen das Ergebnis des Geschäftsjahres.
Der Unterschied liegt vor allem darin, wie Aufwendungen gegliedert und dargestellt werden.
Was unterscheidet GuV und EÜR?
GuV und Einnahmenüberschussrechnung dienen beide der Gewinnermittlung, funktionieren aber unterschiedlich. GuVEÜRErträge und AufwendungenBetriebseinnahmen und BetriebsausgabenPeriodengerechte ZuordnungGrundsätzlich Zufluss- und AbflussprinzipBestandteil des Jahresabschlusses bei BilanzierungVereinfachte steuerliche GewinnermittlungMit doppelter Buchführung verbundenKeine Bilanz erforderlich
Bei der EÜR spielt grundsätzlich der tatsächliche Zeitpunkt des Geldflusses eine zentrale Rolle. Gesetzliche Ausnahmen müssen dabei berücksichtigt werden. Bei der GuV werden Erträge und Aufwendungen dagegen dem Geschäftsjahr wirtschaftlich zugeordnet.
Ein Beispiel: Du stellst im Dezember eine Rechnung. Dein Kunde bezahlt sie erst im Januar. Bei der doppelten Buchführung kann der Ertrag bereits dem alten Geschäftsjahr zugeordnet werden. Bei einer EÜR wird eine Betriebseinnahme grundsätzlich erst mit dem Zufluss berücksichtigt.
Deshalb können GuV und EÜR für denselben Zeitraum unterschiedliche zeitliche Zuordnungen enthalten.
Was unterscheidet GuV und Bilanz?
Bilanz und GuV gehören bei bilanzierenden Unternehmen zusammen, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Die Bilanz zeigt Vermögen und Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Die GuV zeigt dagegen Erträge und Aufwendungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
Vereinfacht kannst Du Dir den Unterschied so merken: Bilanz = Bestände zum Stichtag GuV = Erfolg im Zeitraum Beide Rechnungen sind miteinander verbunden.
Das Ergebnis der GuV wirkt sich auf das Eigenkapital in der Bilanz aus. Ein Jahresüberschuss erhöht grundsätzlich das Eigenkapital, während ein Jahresfehlbetrag es grundsätzlich vermindert. Zusammen zeigen Bilanz und GuV damit unterschiedliche Seiten der wirtschaftlichen Lage Deines Unternehmens.
Was kannst Du aus der GuV ablesen?
Die GuV liefert Dir mehr als die Information, ob Dein Unternehmen Gewinn oder Verlust erzielt hat. Du kannst beispielsweise erkennen:
- wie sich Deine Umsatzerlöse entwickeln
- welche Aufwandsbereiche besonders groß sind
- wie sich Personalkosten verändern
- wie sich das Ergebnis gegenüber Vorjahren entwickelt
- welche Positionen das Jahresergebnis besonders beeinflussen
Damit liefert die GuV eine wichtige Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Du kannst Zeiträume vergleichen und erkennen, ob steigende Umsätze tatsächlich zu einem besseren Ergebnis führen. Gleichzeitig solltest Du die GuV nicht isoliert betrachten.
Sie zeigt beispielsweise nicht direkt, wie viel Geld aktuell auf Deinem Konto verfügbar ist. Für einen umfassenden Blick auf Dein Unternehmen solltest Du deshalb Ergebnis und Liquidität getrennt betrachten.
Wie erstellst Du die GuV mit orgaMAX?
Mit orgaMAX Buchhaltung kannst Du Deine laufenden Geschäftsvorgänge erfassen und darauf aufbauend verschiedene steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen. Dazu gehört auch die Gewinn- und Verlustrechnung. orgaMAX führt die GuV aktuell neben der EÜR in seinen Buchhaltungsfunktionen als verfügbare Auswertung.
Damit musst Du die einzelnen Werte nicht am Jahresende manuell aus verschiedenen Unterlagen zusammensuchen. Entscheidend ist eine laufend gepflegte Buchhaltung.
Sind Geschäftsvorfälle vollständig und richtig erfasst, erhältst Du eine bessere Grundlage für Deine Auswertungen und die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerbüro. So kannst Du Deine GuV richtig lesen und Entwicklungen im Unternehmen früher erkennen.
Fazit: GuV macht Deinen Unternehmenserfolg nachvollziehbar
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt, wie sich das Ergebnis Deines Unternehmens innerhalb eines Geschäftsjahres zusammensetzt. Dafür stellt sie Erträge und Aufwendungen gegenüber. Das Ergebnis ist ein Gewinn oder Verlust.
Bei bilanzierenden Unternehmen gehört die GuV zum Jahresabschluss. Je nach anzuwendenden Vorschriften unterscheidet sich ihr konkreter Aufbau. Für Deine Unternehmenssteuerung ist sie besonders wertvoll, weil Du nicht nur das Endergebnis siehst. Du erkennst auch, welche Erträge und Aufwendungen dessen Entwicklung beeinflussen.
