E-Rechnung empfangen und versenden

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehen in der E-Rechnung mehr als nur eine digitale Rechnung. Für Dein Unternehmen bedeutet E-Rechnung:

• Rechnungserstellung und -empfang vollständig digital abwickeln,

• Belege digital statt auf Papier archivieren,

• Prozesse zwischen Lieferanten, Kunden und Steuerberater schneller und weniger fehleranfällig gestalten,

• interne Abläufe transparenter und besser nachverfolgbar machen.

Wenn Du E-Rechnung nutzt, reduzierst Du den administrativen Aufwand. Du verbesserst zugleich die Kontrolle über Zahlungen, Fakturierung und Archivierung.

Je nach Anwendungsfall verwendest Du verschiedene Formate. Die wichtigsten sind:

• XRechnung: verpflichtend bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung
• ZUGFeRD: Hybridformat, maschinen- und menschenlesbar

Mit E-Rechnungen vermeidest Du Medienbrüche, reduzierst manuelle Arbeitsschritte und minimierst Fehlerquellen. Statt Rechnungsdaten händisch aus einer PDF abzutippen oder Belege auszudrucken und einzuscannen, liest und verarbeitet Deine Buchhaltungssoftware strukturierte E-Rechnungen direkt. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für einen zuverlässigeren Ablauf im Rechnungswesen.

Für Dich ist die gesetzliche Grundlage zur E-Rechnungspflicht § 16 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business) auch für Dein Unternehmen schrittweise zur Pflicht. Ziel ist, den digitalen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu vereinheitlichen, zu automatisieren und transparenter zu gestalten.

Seit dem 1. Januar 2025 musst auch Du als in Deutschland ansässiges Unternehmen grundsätzlich strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können – unabhängig von Deiner Unternehmensgröße oder Branche. Dazu gehören auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer (mehr dazu im Artikel zur E-Rechnung für Kleinunternehmer).

Die wichtigsten Eckpunkte im Überblick:

• Empfang und elektronische Archivierung von strukturierten E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).
• Zulassung von Papier- oder PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
• Archivierung  gemäß GoBD, also revisionssicher und unveränderbar.

Damit Dir und Deinem Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung bleibt, sieht der Gesetzgeber eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht vor.

Damit der Umstieg für Dich machbar bleibt, hat der Gesetzgeber einen gestaffelten Fahrplan beschlossen. Die Anforderungen nehmen in mehreren Etappen zu:

Die Übergangsregelung soll sicherstellen, dass Du Dich als Betreiber eines kleineren Betriebs Schritt für Schritt an die neuen Prozesse gewöhnen kannst. So musst Du Deinen Arbeitsalltag nicht von heute auf morgen vollständig umstellen.

Bei der Einführung der E-Rechnung ändern sich Abläufe in Deinem Unternehmen. Ein Beispiel zeigt, wie Du den Prozess in der Praxis durchführst:

1. Rechnungserstellung: Du gibst die Daten (z. B. KundIn, Betrag, Steuersatz) wie gewohnt in Deine Buchhaltungs- oder ERP-Software ein.
2. Formatwahl: Du wählst statt einer PDF das Format XRechnung oder ZUGFeRD.
3. Versand: Die E-Rechnung sendest Du digital an die EmpfängerIn – z. B. per E-Mail, Peppol oder Upload.
4. Verarbeitung: Die empfangende Software liest die strukturierte Datei automatisch aus und überträgt die Daten in Deine Buchhaltung.
5. Archivierung: Die Datei speicherst Du GoBD-konform.

Ein ausführliches Beispiel mit Einblick ins Format findest Du hier: Beispiel für eine E-Rechnung.

Wenn Du Dich frühzeitig damit beschäftigst, profitierst Du mehrfach. E-Rechnungen bringen gegenüber Papier klare Vorteile – nicht nur bei der Einhaltung neuer Pflichten.

Die wichtigsten Vorteile:

• Rechnungen automatisch verarbeiten ohne manuelle Dateneingabe
• Zeit sparen bei Erstellung, Versand und Verbuchung
• Kosten reduzieren durch weniger Papier, Porto, Druck und Archivkosten
• Fehler vermeiden durch direkte Datenübernahme
• Ressourcen schonen durch digitalen Rechnungsversand
• Schnellere Zahlungen durch automatisierte Verarbeitung und frühere Fristerkennung

Diese Vorteile zeigen sich besonders bei wachsendem Rechnungsvolumen. Für kleinere Betriebe oder FreiberuflerInnen rechnet sich die Umstellung langfristig.

Eine Übersicht zur schrittweisen Einführung findest Du in unserer kompakten Checkliste E-Rechnung.

Häufige Herausforderungen bei Deiner E-Rechnung sind:

• Unklare Formatwahl: Deine Geschäftspartner unterstützen nicht immer dieselben Formate.

• Technische Hürden: Fehlende oder nicht durchgehend integrierte Schnittstellen zu ERP- oder Buchhaltungssystemen.

• Mitarbeiterakzeptanz: Ohne Schulung entstehen in Deinem Team Unsicherheiten und Fehler.

• Archivierungsregeln: Die revisionssichere Ablage elektronischer Belege wird oft unterschätzt.

Berücksichtigst Du diese Punkte früh, vermeidest Du viele Stolpersteine. So lässt sich der Nutzen der E-Rechnung besser ausschöpfen.

Mit orgaMAX ERP oder orgaMAX Buchhaltung lassen sich E-Rechnungen nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren. orgaMAX unterstützt Dich auf mehreren Ebenen:

orgaMAX unterstützt Dich bei der E-Rechnung:

• Rechnungen im gewohnten Ablauf erstellen und ins gesetzeskonforme Format (XRechnung oder ZUGFeRD) umwandeln
• Eingehende E-Rechnungen automatisch auslesen und verbuchen, ohne manuelles Abtippen

Dadurch sparst Du Zeit und Ressourcen und vermeidest rechtliche Stolperfallen. Die einfache Bedienung erleichtert Dir den Einstieg, auch für kleine Unternehmen, FreiberuflerInnen oder Kanzleien.

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