Wie sieht eine E-Rechnung aus und wie erstellst oder liest Du sie ein? Mit unseren Beispielen testest Du das Schreiben und Verarbeiten in Ruhe, ohne mit echten Rechnungen arbeiten zu müssen.
Du brauchst noch eine passende Software für E-Rechnungen? Teste orgaMAX 14 Tage kostenfrei. Der Test endet automatisch und es entstehen keine Verpflichtungen.
Mit XRechnung erhältst Du ein rein maschinenlesbares XML-Format, das für die digitale Verarbeitung entwickelt wurde. Im öffentlichen Sektor ist es verpflichtend.
Mit ZUGFeRD erhältst Du eine Rechnung, die eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem PDF-Dokument kombiniert. So kannst Du die Rechnung digital verarbeiten und zugleich als PDF lesen.
Weil Deine Geschäftspartner unterschiedliche Formate nutzen, musst Du beide Formate empfangen und verarbeiten können. Nur so stellst Du eine reibungslose Zusammenarbeit sicher und erfüllst die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Im nächsten Schritt zeigen wir Dir, wie Du beide Formate erstellst, empfängst und verarbeitest – inklusive praxisnaher Beispiele von E-Rechnungen zum kostenlosen Download.
Mit orgaMAX erstellst Du XRechnungen wie andere Rechnungen auch. Sobald alle Rechnungsdaten eingegeben sind, wandelst Du die Rechnung mit einem Klick ins XML-Format.
XRechnungen empfangen und automatisch verarbeiten
Mit einer passenden Software verarbeitest Du XRechnungen effizient und ohne manuellen Aufwand. Die maschinenlesbaren XML-Dateien werden automatisch ausgelesen und validiert, damit klar ist, dass es sich um eine korrekt ausgestellte E-Rechnung handelt.
Du kannst unser XRechnung-Beispiel herunterladen:
Du erstellst eine ZUGFeRD-Rechnung wie jede andere Rechnung. Wähle am Ende das ZUGFeRD-Format als Exportoption. orgaMAX fügt dann das XML automatisch in die PDF-Datei ein.
ZUGFeRD empfangen: Kein manuelles Übertragen mehr
Mit orgaMAX gehören mühsames Ablesen und das manuelle Übertragen von ZUGFeRD-Rechnungsdaten der Vergangenheit an. Alle Rechnungsinhalte werden automatisch ausgelesen und validiert, sodass Du Übertragungsfehler vermeidest.
Lade unser Beispiel im ZUGFeRD-Format herunter:
Bei klassischen Rechnungen und E-Rechnungen gelten für Dich die gleichen Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG).
Der Unterschied liegt im Format: E-Rechnungen nutzen ein strukturiertes, maschinenlesbares System mit sogenannten BT-Angaben (Business-Term-Angaben).
Diese festgelegten Datenfelder ermöglichen Dir eine fehlerfreie, automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Für Deine E-Rechnung gelten folgende Pflichtangaben:
Zusätzlich zu den verpflichtenden BT-Angaben kannst Du optionale Felder in der E-Rechnung nutzen, um weitere Informationen bereitzustellen. Diese Angaben unterstützen die Kommunikation, schaffen mehr Flexibilität und erleichtern die Bearbeitung. Sie sind nicht zwingend erforderlich.
Optionale Angaben, die Du angeben kannst:
Mit orgaMAX Buchhaltung hast Du die Pflichtangaben Deiner E-Rechnung vollständig und korrekt erfasst.
Sollte eine Angabe fehlen, weist Dich orgaMAX darauf hin, damit Fehler gar nicht erst entstehen.
Mit E-Rechnungen nutzt Du ein flexibles Format, das sich an die Anforderungen verschiedener Branchen anpasst.
Die Beispiele zeigen Dir, wie Handwerksbetriebe, Dienstleister und der Einzelhandel von präzisen und automatisierten Rechnungen profitieren.
Rechnungen im Handwerk enthalten oft Materialkosten und Arbeitsstunden. Das macht eine präzise und nachvollziehbare Abrechnung schwierig. Mit der E-Rechnung stellst Du sicher, dass alle Details klar strukturiert und maschinell lesbar übermittelt werden.
Im Dienstleistungsbereich zählen Zeit und Genauigkeit, besonders bei der Abrechnung von Tagessätzen oder Projektzeiträumen. Mit einer E-Rechnung übermittelst Du alle relevanten Angaben zuverlässig und fehlerfrei an Deine Kunden.
Im Einzelhandel können viele Transaktionen schnell unübersichtlich werden. So behältst Du den Überblick: E-Rechnungen lassen Artikel, Stückzahlen und Rabatte maschinell auslesen und fehlerfrei verarbeiten.
Unser E-Rechnungs-Beispiel hilft Dir, Dich frühzeitig mit dem Aufbau und der Funktionsweise einer E-Rechnung vertraut zu machen. Du testest das Format in Ruhe, ohne mit echten Rechnungen hantieren zu müssen.
Deine Vorteile im Überblick:
So bist Du bestens vorbereitet, um Deine Rechnungsprozesse pünktlich und gesetzeskonform umzustellen.
Die E-Rechnungspflicht betrifft Dich, wenn Du Rechnungen im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen) ausstellst. Sie gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche.
Wichtig: Auch als Kleinunternehmerbist Du von der E-Rechnungspflicht betroffen. Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Du bist jedoch nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu erstellen.
Details zu den Ausnahmen und Übergangsfristen findest Du auf unserer Übersichtsseite zur E-Rechnung.
Für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen benötigst Du eine geeignete Software. Eine manuelle Erstellung im XML-Format ist zwar theoretisch möglich, aber sehr aufwendig und fehleranfällig.
Vorteile einer Softwarelösung wie orgaMAX:
Eine Software spart Dir Zeit, reduziert Fehler und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand.
Auf dieser Seite findest Du Beispiele für XRechnung und ZUGFeRD im XML-Format zum Download. Beide Formate sind in Deutschland gebräuchlich:
So kannst Du testen, wie Deine Software die Rechnungen erstellt, verarbeitet und ausliest.
Da XRechnungen im XML-Format vorliegen, sind sie für das menschliche Auge schwer zu lesen. Mit orgaMAX kannst Du das Beispiel dennoch öffnen und visuell darstellen.
Tipp: Du kannst den kostenlosen Test von orgaMAX nutzen, um zu sehen, wie einfach XRechnungen in der Praxis verarbeitet werden.
Du kannst orgaMAX kostenlos testen.
Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase kannst Du aus verschiedenen Preispaketen wählen – ganz nach Deinem Bedarf. Ob Du viele Funktionen benötigst oder nur grundlegende Aufgaben erledigen möchtest, findest Du ein passendes Paket. E-Rechnungen sind in allen Paketen enthalten, sodass Du direkt loslegen kannst. Unsere Pakete starten bereits bei 9 Euro im Monat. So kannst Du Deine Buchhaltung effizient und kostengünstig erledigen.
Unser Tipp: Für kleinere Unternehmen oder Gelegenheitsnutzer, die nur wenige Rechnungen schreiben, gibt es eine kostenfreie Version mit Basisfunktionen. Damit bleibst Du flexibel, auch ohne direkt auf ein kostenpflichtiges Paket umzusteigen.
Weitere Informationen zu unseren Paketen findest Du in der Preisübersicht.
Der Umstieg auf die E-Rechnung gelingt einfacher, wenn Du die Umstellung gut vorbereitest und schrittweise vorgehst.
Unsere Empfehlungen:
Die Checkliste zur Einführung der E-Rechnung unterstützt Dich dabei, die Umstellung erfolgreich zu meistern.
Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht:
Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind auf allen Kanälen für Dich erreichbar.
Montag bis Freitag: 8 bis 12 Uhr und 13 bis 17 Uhr
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