Betriebsprüfung

Wann kann das Finanzamt eine Prüfung anordnen?

Eine Betriebsprüfung setzt nicht voraus, dass das Finanzamt einen konkreten Fehler oder eine Steuerhinterziehung vermutet. Grundlage für eine steuerliche Außenprüfung sind die Regelungen der Abgabenordnung. Welche Unternehmen geprüft werden, entscheidet die Finanzverwaltung. Dabei können verschiedene Faktoren eine Rolle spielen. Dazu gehören beispielsweise Unternehmensgröße, Branche oder Auffälligkeiten in den eingereichten Steuererklärungen.

Größere Unternehmen werden häufiger geprüft als kleine Betriebe. Eine Betriebsprüfung ist aber bei jeder Unternehmensgröße möglich. Die Auswahl allein sagt deshalb noch nichts darüber aus, ob das Finanzamt tatsächlich Unregelmäßigkeiten vermutet.

Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?

Welche Bereiche das Finanzamt genauer betrachtet, hängt von Deinem Unternehmen und dem jeweiligen Prüfungsauftrag ab. Typische Prüffelder sind: BereichMögliche PrüffragenUmsatzsteuerWurden Umsätze und Vorsteuer korrekt erfasst?BetriebsausgabenSind Kosten betrieblich veranlasst und nachgewiesen?GewinnermittlungIst der ausgewiesene Gewinn nachvollziehbar?KassenführungSind Bareinnahmen und -ausgaben vollständig dokumentiert?AbschreibungenWurden Wirtschaftsgüter korrekt berücksichtigt?VerträgeSind steuerlich relevante Vereinbarungen nachvollziehbar?BelegeSind Geschäftsvorgänge vollständig dokumentiert?

Besonders wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation. Fehlende Belege oder nicht erklärbare Buchungen können Rückfragen verursachen. Das Finanzamt kann dabei mehrere Steuerarten und Veranlagungszeiträume betrachten.

Wie läuft die Betriebsprüfung durch das Finanzamt ab?

Der genaue Ablauf hängt vom Einzelfall ab. Grundsätzlich beginnt eine Außenprüfung mit einer Prüfungsanordnung.

1. Prüfungsanordnung

Du erhältst eine schriftliche Mitteilung. Darin erfährst Du unter anderem, welche Steuerarten und Zeiträume geprüft werden sollen.

2. Vorbereitung

Du stellst die angeforderten Unterlagen zusammen. Häufig übernimmt oder begleitet Dein Steuerbüro diesen Schritt.

3. Prüfung

Die PrüferInnen sehen sich Deine Buchführungsdaten und weitere relevante Dokumente an. Dabei können auch elektronische Daten ausgewertet werden.

4. Rückfragen

Sind Geschäftsvorgänge unklar, kann das Finanzamt weitere Informationen oder Unterlagen anfordern.

5. Abschluss

Festgestellte Sachverhalte und mögliche Beanstandungen werden ausgewertet. Je nach Ergebnis können anschließend geänderte Steuerbescheide ergehen. Wie lange die Prüfung dauert, lässt sich nicht pauschal sagen. Umfang und Dauer hängen unter anderem von Größe und Komplexität des Unternehmens ab.

Welche Unterlagen solltest Du vorbereiten?

Welche Dokumente benötigt werden, ergibt sich aus der Prüfungsanordnung und den konkreten Anforderungen des Finanzamts. Dazu können beispielsweise gehören:

• Buchführungsdaten
• Rechnungen und andere Belege
• Kontoauszüge
• Kassenunterlagen
• Verträge
• Jahresabschlüsse oder EÜR
• Anlagenverzeichnisse
• steuerlich relevante Auswertungen

Entscheidend ist nicht nur, dass die Unterlagen vorhanden sind. Sie sollten auch vollständig und nachvollziehbar organisiert sein. Eine gute Vorbereitung beginnt deshalb lange vor einer angekündigten Prüfung. Wenn Du Deine Buchhaltung im laufenden Geschäft sauber führst, musst Du benötigte Informationen später nicht mühsam zusammensuchen.

Führt eine Betriebsprüfung immer zu einer Nachzahlung?

Nein. Eine Betriebsprüfung führt nicht automatisch zu einer Steuernachzahlung. Sie kann auch ohne wesentliche Beanstandungen abgeschlossen werden. Stellt das Finanzamt dagegen Fehler fest, können sich Änderungen an den bisher festgesetzten Steuern ergeben. Ob und in welcher Höhe Du nachzahlen musst, hängt vom konkreten Prüfungsergebnis ab.

Eine allgemeingültige durchschnittliche Nachzahlung ist deshalb für Dein Unternehmen wenig aussagekräftig. Unternehmensgröße, Prüfungszeitraum und Art möglicher Fehler unterscheiden sich erheblich. Wichtiger ist, steuerlich relevante Vorgänge von Anfang an nachvollziehbar zu dokumentieren.

Welche Fehler können problematisch werden?

In einer Prüfung können insbesondere unvollständige oder nicht nachvollziehbare Geschäftsvorgänge zu Rückfragen führen. Typische Problemfelder sind beispielsweise: Kassenführung:
Bareinnahmen und Barausgaben müssen ordnungsgemäß dokumentiert sein.

Bewirtungskosten:
Für die steuerliche Anerkennung sind bestimmte Angaben und Nachweise erforderlich. Firmenwagen:
Bei privater Nutzung müssen die steuerlichen Vorgaben korrekt umgesetzt werden. Reisekosten:
Belege, Reisezweck und angesetzte Beträge sollten nachvollziehbar sein.

Verträge mit Angehörigen:
Vereinbarungen mit nahestehenden Personen können steuerlich besonders geprüft werden. Digitale Unterlagen:
Steuerlich relevante Daten müssen entsprechend den geltenden Anforderungen aufbewahrt und verfügbar gemacht werden. Viele Schwierigkeiten entstehen damit nicht erst während der Prüfung. Sie haben ihren Ursprung in einer lückenhaften laufenden Buchhaltung.

Was gilt bei einer digitalen Betriebsprüfung?

Auch bei einer Betriebsprüfung arbeitet das Finanzamt mit digitalen Buchführungsdaten. Deshalb solltest Du steuerlich relevante Daten so führen und aufbewahren, dass sie im erforderlichen Umfang bereitgestellt werden können. Für die digitale Buchführung sind insbesondere die GoBD relevant. Sie stellen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit elektronischer Aufzeichnungen.

Eine rein digitale Ablage allein reicht deshalb nicht aus. Entscheidend ist, dass Deine Daten geordnet und nachvollziehbar vorliegen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. So kannst Du angeforderte Informationen bei einer Prüfung gezielter bereitstellen.

Betriebsprüfung der Rentenversicherung oder des Finanzamts?

Beide Verfahren werden als Betriebsprüfung bezeichnet, verfolgen aber unterschiedliche Zwecke. Das Finanzamt prüft steuerliche Sachverhalte. Die Deutsche Rentenversicherung kontrolliert dagegen insbesondere die ordnungsgemäße Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Bei einer Prüfung der Rentenversicherung können zum Beispiel die Anmeldung von Beschäftigten, Beitragsberechnungen oder die sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Tätigkeiten betrachtet werden. Du solltest beide Prüfungen deshalb klar voneinander unterscheiden. Die hier beschriebene Betriebsprüfung bezieht sich in erster Linie auf die steuerliche Außenprüfung durch das Finanzamt.

Wie unterstützt Dich orgaMAX?

Mit orgaMAX kannst Du Belege, Buchungen und weitere Geschäftsdaten digital organisieren. So findest Du benötigte Informationen schneller und hältst Deine laufende Buchhaltung übersichtlich. Eine strukturierte Belegablage hilft Dir außerdem dabei, Geschäftsvorgänge später nachvollziehen zu können. Je sauberer Deine Daten im Tagesgeschäft gepflegt werden, desto weniger musst Du im Fall einer Prüfung nacharbeiten.

So bereitest Du Dein Unternehmen nicht erst dann vor, wenn die Prüfung beginnt. Eine ordentliche Buchhaltung schafft bereits vorher eine verlässliche Grundlage.

Fazit: Gute Vorbereitung beginnt im Alltag

Eine Betriebsprüfung gehört zu den regulären Kontrollinstrumenten des Finanzamts. Sie bedeutet nicht automatisch, dass in Deinem Unternehmen etwas falsch gelaufen ist. Entscheidend ist, dass Deine Buchführung nachvollziehbar bleibt und Du steuerlich relevante Unterlagen vollständig bereitstellen kannst. Wenn Du Deine Prozesse laufend sauber organisierst, kannst Du einer Prüfung strukturierter begegnen.