Dokumente zugänglich machen – aber nur für die richtigen Personen
Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und andere vertrauliche Unterlagen sollten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Mit orgaMAX Dokumente legst Du fest, wer Einsicht erhält. So wird Dein Dokumentenmanagement zur zentralen Ablage für alle Unternehmensunterlagen, nicht nur für Belege.
- Festlegen, wer bestimmte Ordner sehen darf – und wer nicht
- Sicher mit Team und Steuerberater zusammenarbeiten
- Weniger Abstimmungsaufwand durch klar geregelte Ordnerrechte
Vertraulich bleibt vertraulich.
Du legst einen Ordner mit Gehaltsabrechnungen an. Nur ausgewählte Personen sollen Einblick haben – niemand sonst. Mit den Ordnerrechten in orgaMAX Dokumente trennst Du klar zwischen allgemeinen Belegen und sensiblen Unterlagen. So entsteht eine strukturierte Ablage, in der jede Person nur das sieht, was sie sehen darf.
- Dokumente zentral ablegen: Alles an einem Ort bündeln – statt verteilt speichern
- Zugriff gezielt steuern: Lege pro Ordner fest, wer Zugriff erhält und wer nicht
- Sensible Daten schützen: Erhöhe die Datensicherheit, ohne zusätzlichen Aufwand
Ordner freigeben statt Belege verschicken
Wenn Du Unterlagen für den Jahresabschluss oder die laufende Buchhaltung per Mail verschickst, kennst Du das Problem: zu viele Anhänge, Rückfragen und kein klarer Überblick. Mit den Ordnerrechten in orgaMAX Dokumente stellst Du Deinem Steuerberater genau die Unterlagen bereit, die er braucht.
- Unterlagen zentral bereitstellen: Dein Steuerberater greift direkt auf relevante Ordner zu
- Jahresabschluss gezielt vorbereiten: Stelle alle benötigten Dokumente strukturiert parat
- Rückfragen vermeiden: Klare Ordnerrechte sorgen für weniger Abstimmungsaufwand
Ein klarer Ablageort für Dein Team
Gerade Außendienstler sammeln viele Belege an, die schnell und sicher ins Büro müssen. Statt Zettelwirtschaft und unübersichtlichen Sammelordnern bekommt jedes Teammitglied seinen eigenen Ablageort in orgaMAX Dokumente – inklusive passender Rechte. So bleibt alles ordentlich und sofort verfügbar.
- Direkt richtig ablegen: Jedes Teammitglied lädt Dokumente in den passenden Ordner hoch
- Schneller weiterarbeiten: Alle relevanten Unterlagen sind sofort verfügbar
- Durcheinander vermeiden: Klare Ordnerrechte sorgen für Struktur und Übersicht
Häufige Fragen zu den Ordnerrechten in orgaMAX Dokumente
Wer darf Dir Ordnerechte zuweisen? 
Als Besitzer des Accounts vergibst und verwaltest Du die Ordnerrechte. Du entscheidest, welche Ordner Du für andere freigibst und welche nicht. So bleibt die volle Kontrolle bei Dir. Niemand außer Dir kann Zugriffe verwalten oder ändern.
Welche Rollen gibt es und was bedeuten sie für Dich?
In orgaMAX stehen für Deine Dokumente drei Rollen zur Verfügung, die unterschiedliche Rechte haben:
- Besitzer: einmal pro Account. Nutzerrechte verwalten, Ordner anlegen und Zugriffsrechte festlegen.
- Mitarbeiter: freigegebene Ordner lesen und bearbeiten. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ermöglichen.
- Steuerberater: gezielten Zugriff auf freigegebene Ordner erhalten, etwa für Eingangsrechnungen oder Unterlagen zum Jahresabschluss.
Kannst Du die Rechte einzelner Nutzer nachträglich ändern?
Ja, das ist jederzeit möglich. Ändern sich Zuständigkeiten oder entstehen neue Anforderungen, kannst Du die Freigaben nachträglich anpassen. Nutzende erhalten oder verlieren damit Rechte, ohne dass der gesamte Ordner neu angelegt werden muss.
Auf welcher Ebene werden Dir Rechte zugewiesen – für einzelne Dokumente oder ganze Ordner?
Rechte werden auf Ordnerebene vergeben. Beim Anlegen eines Ordners legst Du fest, ob er für andere freigegeben wird. Alle darin enthaltenen Dokumente sind für freigegebene Personen sichtbar. Einzelne Dateien lassen sich nicht separat freigeben.
So musst Du nicht jede Datei einzeln freischalten. Du sparst Zeit und behältst eine klare Ordnerstruktur. Die Ablage bleibt übersichtlich, und nur die richtigen Personen erhalten Zugriff.
Siehst Du nur die Ordner, die für Dich freigegeben sind?
Du siehst nur die Ordner, die eine berechtigte Person für Dich freigegeben hat. Andere Ordner bleiben unsichtbar. Steuerberaterinnen und Steuerberater erhalten beispielsweise ausschließlich Zugriff auf Rechnungsordner, ohne Zugriff auf interne Geschäftsdokumente wie Verträge oder Abrechnungen.
Welche Rechte hat Dein Steuerberater konkret?
Dein Steuerberater erhält Zugriff auf die von Dir freigegebenen Ordner. Dort lassen sich Dokumente einsehen und herunterladen. Eigene Ordner anlegen oder Rechte an andere Nutzer vergeben ist nicht möglich. So bleiben Deine Daten jederzeit unter Deiner Kontrolle. Dein Steuerberater kann bequem auf die relevanten Unterlagen zugreifen.
Was kannst Du mit einer Freigabe machen?
Nutzer können in den für Dich freigegebenen Ordnern Dokumente lesen und bearbeiten. Das bedeutet:
- Dokumente hochladen
- Dateien öffnen und einsehen
- Dokumente austauschen
Du kannst jedoch keine neuen Ordner anlegen oder Rechte an andere Personen vergeben. Diese Entscheidungen trifft ausschließlich die verantwortliche Person.
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