Tag 4

Business, aber richtig – Solide Buchhaltung in 7 Tagen

Steuern – allein das Wort kann bei Dir ein mulmiges Gefühl auslösen. Vielleicht denkst Du an komplizierte Formulare, Fristen und Fachbegriffe oder an die Angst, etwas falsch zu machen. Das ist verständlich, besonders am Anfang Deiner Selbstständigkeit.

Du bist nicht allein. Vor allem wirst Du vieles besser einordnen, wenn Du die Grundlagen kennst.

Willkommen zum 4. Tag Deines Buchhaltungskurses

Dein Kurs heute:

So geht es in den nächsten Tagen weiter:

Tag 5:  
Du richtest Deine Buchhaltung ein und erfasst die ersten Belege.
Tag 6:  
Du bereitest Deine Unterlagen für den Steuerberater vor und ordnest die Belege.
Tag 7:  
Du nutzt digitale Buchhaltung und Dokumentenmanagement, um Deine Unterlagen zentral abzulegen.

1. Umsatzsteuer:

So funktioniert es – worauf Du achten solltest

Die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, wirkt zunächst kompliziert, ist aber oft einfacher, als Du denkst.
Wichtig zu wissen: Für Dich als Selbstständige oder Selbstständiger ist die Umsatzsteuer in der Regel keine eigene finanzielle Belastung. Du zahlst die Steuer nicht selbst, sondern führst sie im Auftrag des Staates an Deine Kundschaft ab.

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer – was ist der Unterschied?

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer – was ist der Unterschied?

Kurz gesagt: Es gibt keinen Unterschied. Beide Begriffe meinen dasselbe. Auf Rechnungen an Geschäftskunden steht häufiger „Umsatzsteuer“ (USt), bei Privatkunden eher „Mehrwertsteuer“ (MwSt). Welche Bezeichnung Du wählst, ist Dir überlassen.

 

 

Das Prinzip dahinter: Du berechnest Umsatzsteuer auf Deine Leistungen (meist 19 %, in bestimmten Fällen 7 %) und führst diese ans Finanzamt ab. Gleichzeitig darfst Du die Vorsteuer abziehen, die Du beim Einkauf gezahlt hast. Die Differenz nennt sich Zahllast und wird monatlich oder vierteljährlich ans Finanzamt gemeldet.

Gut zu wissen: Die Umsatzsteuer entsteht grundsätzlich zum Zeitpunkt der Leistung und nicht erst bei Zahlung durch Deinen Kunden. Das kann zu Liquiditätsengpässen führen, weil Du die Steuer vorstrecken musst. Kleinere Unternehmen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen zur Ist-Versteuerung wechseln und erst zahlen, wenn das Geld eingegangen ist.

Soll- oder Ist-Versteuerung – was passt besser zu Dir?

Soll-Versteuerung

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistungserbringung – also sobald die Rechnung geschrieben ist. Das gilt selbst dann, wenn Dein Kunde noch nicht gezahlt hat. Die Folge: Du musst die Steuer vorstrecken. Gerade bei größeren Rechnungen oder längeren Zahlungszielen kann das zur echten Belastungsprobe für Deine Liquidität werden.

💡Welche Fristen gelten für Dich?

  • In den ersten zwei Jahren musst Du monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben
  • Ab dem dritten Jahr richtet sich die Frist nach Deiner Vorjahres-Zahllast:
    • Bei einer Zahllast bis 1.000 € musst Du keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben
    • Bei einer Zahllast bis 7.500 € musst Du vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben
    • Bei einer Zahllast über 7.500 € musst Du monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben

Alle Angaben zur Umsatzsteuer meldest Du online ans Finanzamt – und zwar bis zum 10. des Folgemonats. Mit einer Dauerfristverlängerung hast Du einen Monat mehr Zeit.

Ist-Versteuerung als Alternative.

Dabei wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn das Geld wirklich auf Deinem Konto eingegangen ist. Für kleinere Unternehmen kann das die Liquidität spürbar entlasten.

Wichtig: Du musst die Ist-Versteuerung aktiv beim Finanzamt beantragen, idealerweise zu Beginn Deiner Selbstständigkeit oder beim Wechsel der Besteuerungsart.

Kannst Du die Ist-Versteuerung nutzen?

  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 600.000 €
  • Freiberuflerinnen und Freiberufler (unabhängig vom Umsatz)
  • Betriebe ohne Buchführungspflicht, zum Beispiel
    • Soloselbstständige ohne Handelsregistereintrag
    • Kleingewerbetreibende, die ihren Gewinn per EÜR ermitteln
    • Nebenberuflich Selbstständige, zum Beispiel mit Etsy-Shop oder gelegentlichen Dienstleistungen
    • Unternehmen ohne Pflicht zur doppelten Buchführung, etwa wenn keine kaufmännische Organisation erforderlich ist

🔎 Tiefer einsteigen? Alle Details, Vorteile und Voraussetzungen findest Du in unserem Blogbeitrag „Soll- oder Ist-Versteuerung? Die Business-Basics“.

2. Einkommensteuer:

Was Du zahlst und wie es berechnet wird

Grundsätzlich gilt: Für Dich ist es dieselbe Steuer, egal ob Du angestellt oder selbstständig arbeitest. Der einzige Unterschied ist, dass Du bei Selbstständigkeit vierteljährliche Vorauszahlungen zur Einkommensteuer an das Finanzamt leistest statt monatlicher Lohnsteuer. Die endgültige Abrechnung erfolgt über Deine jährliche Einkommensteuererklärung.

Was wird besteuert?

Was wird besteuert?

Besteuert wird Dein Gewinn – also Deine Einnahmen abzüglich der betrieblichen Ausgaben. Die Berechnung erfolgt je nach Unternehmensform meist über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese reichst Du zusammen mit der sogenannten Anlage S (für Freiberufler) oder Anlage G (für Gewerbetreibende) beim Finanzamt ein.

Dabei handelt es sich um standardisierte Formulare, die Du Deiner Steuererklärung beifügen musst. Du erhältst sie über das ELSTER-Portal. Zusätzlich trägst Du in der Anlage grundlegende Angaben zu Deiner Tätigkeit ein, etwa Branche, Art der Tätigkeit und Unternehmensform. In der Anlage gibst Du vor allem die Höhe Deiner Einkünfte an – also den Gewinn aus Deiner selbstständigen Tätigkeit, den Du zuvor in der EÜR ermittelt hast.

Einkommen ist nicht gleich Einkommen

Einkommen ist nicht gleich Einkommen

Die Einkommensteuer unterscheidet sieben Einkunftsarten. Für Dich als Selbstständige sind vor allem folgende relevant:

  • Gewerbebetrieb (z. B. Handel oder Dienstleistungen mit Gewerbeanmeldung)

  • Selbstständige Arbeit (z. B. Freiberufler wie DesignerInnen, Coaches, ÄrztInnen)

  • Kapitalvermögen (z. B. Zinsen)

  • Vermietung und Verpachtung (z. B. durch Airbnb oder Immobilien)

Gut zu wissen: Du kannst mehrere Einkunftsarten gleichzeitig haben und gibst sie alle in einer Steuererklärung an.

Hinweis:

Fristen & Vorauszahlungen

Sobald Deine voraussichtliche Steuerlast über 400 € liegt, verlangt das Finanzamt vierteljährliche Vorauszahlungen – jeweils zum 10. März, Juni, September und Dezember.
Die endgültige Einkommensteuererklärung ist grundsätzlich bis 31. Juli des Folgejahres fällig. Mit einem Steuerberater verlängert sich die Frist sogar bis Februar des übernächsten Jahres.
 

Nachzahlungsrisiko beachten

In der Anfangszeit kommt es häufig vor, dass Gewinne höher ausfallen als erwartet und der erste Steuerbescheid eine hohe Nachzahlung sowie Vorauszahlungen für das laufende und kommende Jahr verlangt. Plane Deine Steuerbelastung von Anfang an mit ein. Als Orientierung gelten etwa 30 % Deiner Einnahmen. Je nach persönlicher Situation kann der Anteil etwas höher oder niedriger ausfallen. Überweise den Betrag idealerweise auf ein separates „Steuerkonto“, damit das Geld unangetastet bleibt.

Tipp: Nutze den Steuerrechner des Bundesfinanzministeriums für eine erste Einschätzung Deiner Steuerlast.

3. Gewerbesteuer

Nicht für alle relevant. Wichtig zu wissen

Die Gewerbesteuer ist eine wichtige Einnahmequelle für Städte und Gemeinden und im Gegensatz zur Umsatz- oder Einkommensteuer eine echte betriebliche Steuer. Sie betrifft jedoch nicht alle Selbstständigen:

  • Freiberufler (wie z. B. DesignerInnen, TexterInnen, Coaches, HeilpraktikerInnen oder ArchitektInnen) Von der Gewerbesteuer befreit sein, unabhängig vom Gewinn.
  • Gewerbetreibende (z. B. HändlerInnen, HandwerkerInnen, GastronomInnen) zahlen Gewerbesteuer ab einem Jahresgewinn von 24.500 €. Erst ab diesem Betrag wird die Steuer relevant.

Ob Dein Unternehmen als gewerblich gilt, hängt von Deiner Tätigkeit ab. Ein genauer Blick lohnt sich. Unterstützung bekommst Du zum Beispiel bei einem Steuerberater.

So wird gerechnet: Die Gewerbesteuer richtet sich nach Deinem Gewinn laut Einkommensteuer, abzüglich eines Freibetrags bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften. Daraus ergibt sich der sogenannte Gewerbeertrag, auf den ein Steuersatz von 3,5 % angewendet wird. Anschließend addiert Deine Gemeinde den sogenannten Hebesatz, der je nach Standort stark variiert. In Großstädten kann der Hebesatz bei 500 % oder mehr liegen. In kleineren Gemeinden liegt er oft deutlich darunter.

Tipp: Den Hebesatz Deiner Stadt oder Gemeinde findest Du auf der Website der Stadtverwaltung oder in den Übersichten des Bundes der Steuerzahler oder des Statistischen Bundesamts (destatis.de). Alternativ kannst Du Dich auch direkt an das zuständige Finanzamt oder das Gewerbeamt wenden.

Beispielrechnung zur Gewerbesteuer

Angenommen, Du betreibst ein kleines Gewerbe und hast im Jahr 50.000 € Gewinn erwirtschaftet. Deine Gemeinde erhebt einen Hebesatz von 400 %.
Dann sieht die Berechnung so aus:

Dein Gewinn laut Einkommensteuer beträgt:50.000 €
Abzüglich Deines Freibetrags (gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften): −24.500 €
Dein Gewerbeertrag beträgt:25.500 €
Die Steuermesszahl von 3,5 % ergibt:892,50 €
Mit dem Hebesatz von 400 % ergibt sich:3.570 €
Gewerbesteuer

Wichtig: Als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft kannst Du diese 3.570 € vollständig auf Deine Einkommensteuer anrechnen, solange der Hebesatz nicht über 400 % liegt. In diesem Fall entsteht keine zusätzliche Steuerbelastung durch die Gewerbesteuer.

In Städten mit einem höheren Hebesatz (z. B. 480 %) kann jedoch ein Teil der Gewerbesteuer nicht angerechnet werden und damit zur echten Mehrbelastung werden.


Klingt nach viel – ist es meist nicht. Denn als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft kannst Du die gezahlte Gewerbesteuer bis zu einem Hebesatz von 400 % auf Deine Einkommensteuer anrechnen lassen. Das reduziert Deine Steuerlast. Für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder für Unternehmen an Standorten mit sehr hohen Hebesätzen kann die Gewerbesteuer jedoch zur echten Zusatzbelastung werden.

Tipp: Auch die Gewerbesteuer unterliegt festen Abgabefristen und Vorauszahlungen. Das ist wichtig für Deine Planung.

Dir ist das Thema schriftlich noch zu abstrakt? Dann sieh Dir Nicoles Video an.
Nicole erklärt darin die Buchhaltungsbasics und führt das Beispiel in einfachen Worten vor.

4. Umsatzsteuervoranmeldung

Pflicht, aber übersichtlich

Vorab: Nicht alle Selbstständigen müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) abgeben – denn nicht alle sind umsatzsteuerpflichtig. Wenn Du Dich z. B. für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast, entfällt diese Pflicht für Dich. Du stellst Deine Rechnungen dann ohne Umsatzsteuer aus und führst auch keine ans Finanzamt ab.

Für alle anderen gilt: Die UStVA gehört zu den regelmäßigen Pflichten. Sie gibt den Zwischenstand Deiner Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt wieder. Je nach Höhe Deiner Umsätze musst Du die UStVA monatlich oder vierteljährlich einreichen. Mit der richtigen Vorbereitung erledigst Du das schnell und unkompliziert.

Mehr zur Kleinunternehmerregelung – und ob diese für Dich infrage kommt – hast Du an Tag 1 gelernt.
Möchtest Du noch einmal nachschauen oder den Selbsttest machen? Hier findest Du alle Informationen.

Was gehört in die UStVA?

Was gehört in die UStVA?

Kurz gesagt: Du gibst an, wie viel Umsatzsteuer Du von Kundinnen und Kunden eingenommen hast und wie viel Vorsteuer Du beim Einkauf bezahlt hast. Die Differenz, Deine Zahllast, überweist Du ans Finanzamt oder bekommst sie im besten Fall zurück.

So funktioniert die UStVA Schritt für Schritt:

  1. Die Umsatzsteuer steht in Deinen Ausgangsrechnungen für Leistungen, die Du erbracht hast.

  2. Davon ziehst Du die Vorsteuer aus Deinen Eingangsrechnungen ab, zum Beispiel für Material, Software oder Dienstleister.

  3. Aus der Differenz ergibt sich Deine Zahllast.

  4. Die Voranmeldung musst Du spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abgeben.

Tipp: Mit einer Dauerfristverlängerung hast Du einen Monat mehr Zeit. Die Fristverlängerung musst Du beim Finanzamt beantragen, am besten zu Jahresbeginn.

Klingt in der Theorie trocken, ist in der Praxis deutlich einfacher –
mit der richtigen Hilfe

Gerade am Anfang wirkt die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) wie ein Buch mit sieben Siegeln.

Wenn Du die Meldung manuell erledigst, musst Du sämtliche Belege sichten, die jeweiligen Steuersätze prüfen, die Umsatzsteuer aus den Einnahmen sowie die Vorsteuer aus den Ausgaben korrekt berechnen und die Werte dann eigenhändig ins Elster-Formular eintragen.

Das kostet nicht nur Zeit und ist zudem fehleranfällig.

Schon ein falsch gesetztes Häkchen oder ein Zahlendreher kann dazu führen, dass die Meldung nicht stimmt und das Finanzamt Rückfragen stellt oder Korrekturen verlangt.

Mit der richtigen Unterstützung geht die Arbeit deutlich entspannter – zum Beispiel mit orgaMAX Buchhaltung:

  • Umsatzsteuerdaten automatisch aus Deinen Rechnungen übernehmen.
  • Vorsteuer in Eingangsbelegen automatisch erkennen.
  • UStVA direkt aus dem Programm an das Finanzamt übermitteln.

Wie das genau funktioniert, liest Du in unserer Anleitung „In 3 Schritten zur Umsatzsteuervoranmeldung“

Noch Fragen zur UStVA?

In unserem ausführlichen Blogbeitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung findest Du alle wichtigen Informationen noch einmal im Detail – inklusive:

  • Feststellen, wer zur Abgabe verpflichtet ist und wer nicht
  • Fristen einordnen und mögliche Folgen bei Versäumnissen verstehen
  • Nachvollziehen, welche Angaben genau ins Formular gehören
  • Beachten, worauf es bei der elektronischen Übermittlung ankommt
     

Weiterlesen: 
Umsatzsteuervoranmeldung – was Du wissen solltest

Deine Steuertermine 2025 im Überblick

Wenn es stressig wird, sind verpasste Fristen besonders ärgerlich. Damit Dir das nicht passiert, findest Du hier die wichtigsten Steuertermine für 2025 in einer kompakten Übersicht:

  • Abgabetermine für UStVA, EÜR & Co. einsehen
  • Fälligkeitstage für Vorauszahlungen einsehen
  • Erinnerungen zu Fristen und Verlängerungen nutzen

Lade die Liste herunter, um sie auszudrucken, abzuheften oder digital zu speichern. So behältst Du den Überblick und verpasst keine Termine.

Checkliste „Steuertermine 2025“ herunterladen
Fazit:

Keine Sorge vor dem Finanzamt

Dass Dir bei Steuerthemen der Magen zusammenziehen kann, ist verständlich. Fehler bei Steuerfragen können teuer werden:

  • Unerwartete Nachzahlungen, mit denen Du nicht gerechnet hast
  • Verspätungszuschläge, weil Fristen übersehen werden
  • Schätzungen durch das Finanzamt, die häufig zu hoch ausfallen
  • Im schlimmsten Fall: Stress, Zeitverlust und Existenzsorgen

Die gute Nachricht ist: Mit dem nötigen Know-how kannst Du entspannt bleiben. Genau das hast Du Dir heute erarbeitet. Mit etwas Struktur, passenden Routinen und Gelassenheit meisterst Du Steuerthemen souverän.

Wie das konkret aussieht, zeigen wir Dir im Video.

Extra-Tipp: Im Video hast Du bereits gesehen, wie wichtig eine saubere Belegablage für entspannteres Arbeiten mit dem Finanzamt ist. Damit Du direkt loslegen kannst, haben wir für Dich eine praktische Checkliste für die perfekte Ordnerstruktur zusammengestellt – inklusive konkreter Vorschläge, wie Du Deine digitalen Unterlagen übersichtlich organisierst.

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Klingt nach viel? Du gehst Schritt für Schritt vor.

Bis morgen.

Wichtiger Hinweis
Die Inhalte dieses Kurses dienen Deiner allgemeinen Information und Wissensvermittlung und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Für eine verbindliche Auskunft wende Dich an Deine Steuerberatung oder Deine Rechtsvertretung.