In 7 Tagen zu Deiner soliden Buchhaltung
Kommt Dir dieser Gedanke bekannt vor? Du bist nicht allein – viele Gründerinnen und Gründer sowie Selbstständige starten mit dem Gefühl, dass Buchhaltung vor allem lästig, kompliziert und nicht ihr Thema ist.
Aber: Wenn Du die Grundlagen verstehst, hast Du nicht nur weniger Stress, sondern triffst auch bessere Entscheidungen. Buchhaltung bedeutet nicht, Dich durch Paragrafen zu quälen. Sie bedeutet zu wissen, was wichtig ist, worauf Du achten musst und wie Du mit den richtigen Tools besser vorankommst.
Dieser Kurs hilft Dir dabei. Schritt für Schritt erfährst Du, worauf es ankommt, damit Du Deine Finanzen im Griff hast und Dich ganz auf Dein Business konzentrieren kannst.
Heute starten wir mit den Grundlagen: Du lernst wichtige Begriffe, die Dir immer wieder begegnen, und die korrekte Rechnungsstellung. In der Selbstständigkeit behältst Du so den Überblick über Einnahmen und Ausgaben und hältst rechtliche Vorgaben ein. Wenn Du gut informiert bist, vermeidest Du viele typische Fehler. Das wirst Du in den nächsten Tagen lernen.
Willkommen zum 1. Tag Deines Buchhaltungskurses
Heutiger Kursinhalt:
So geht es für Dich in den nächsten Tagen weiter:
Tag 2:
Du empfängst und versendest Rechnungen digital.
Tag 3:
Du behältst Deine Einnahmen und Ausgaben im Blick.
Tag 4:
Du lernst die wichtigsten Steuergrundlagen.
Tag 5:
Du lernst, wie Buchhaltungssoftware Deine Abläufe vereinfacht.
Tag 6:
Du bereitest Deine Unterlagen übersichtlich für den Steuerberater vor.
Tag 7:
Du organisierst die digitale Buchhaltung und Dein Dokumentenmanagement.
Die wichtigsten Buchhaltungsbegriffe für Dich – kurz erklärt
Bevor es ins Detail geht, ist es sinnvoll, einige grundlegende Begriffe zu kennen. Wir haben die wichtigsten Begriffe für Dich zusammengestellt.
Wir erklären Dir hier die wichtigsten Begriffe, die Dir in der Buchhaltung immer wieder begegnen. Die Erklärungen sind kompakt und verständlich. Wenn Du bei einzelnen Themen tiefer einsteigen möchtest, findest Du ergänzend passende Links zum Weiterlesen.
Im Laufe des Kurses erklären wir Dir weitere wichtige Fachbegriffe, sobald sie relevant sind.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer betrifft Deine Verkäufe und wird an das Finanzamt abgeführt. (Mehr dazu findest Du auf unserem Blog und an Tag 4.)
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Du wendest die einfache Form der Gewinnermittlung an, wenn Du als kleines Unternehmen oder Freiberufler nur Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst. Im ausführlichen Lexikonbeitrag findest Du weitere Informationen zum Thema.
Betriebsausgaben
Ausgaben für Dein Unternehmen, die steuerlich absetzbar sind, wie Büromaterial, Miete oder Software, kannst Du geltend machen.
Umsatz
Du siehst den Gesamtbetrag, den Dein Unternehmen durch Verkäufe oder Dienstleistungen einnimmt. Dabei sind Kosten und Steuern noch nicht abgezogen.
Gewinn
Du siehst den Betrag, der nach Abzug aller Kosten vom Umsatz übrig bleibt.
Vorsteuer
Du zahlst beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer, die Dir unter bestimmten Voraussetzungen vom Finanzamt erstattet werden kann.
Debitoren
Du hast Kunden, die eine Rechnung erhalten haben; diese haben sie aber noch nicht bezahlt. Diese offenen Beträge gelten für Dich als Forderungen.
Kreditoren
Zu Verbindlichkeiten gehören Lieferanten oder Dienstleister, denen Dein Unternehmen noch Geld schuldet. Die offenen Beträge gelten als Verbindlichkeiten.
Skonto
Ein Preisnachlass, den Du erhältst, wenn Du die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlst.
Mahnstufen:
Du kannst offene Rechnungen in verschiedenen Eskalationsstufen mahnen.
Offene Posten:
Du erhältst eine Übersicht über alle noch nicht bezahlten Rechnungen, sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten.
Aktiva:
Du behältst den Überblick über die Vermögenswerte Deines Unternehmens, etwa Bankguthaben, Maschinen oder Forderungen.
Passiva:
Die Herkunft des Kapitals Deines Unternehmens beschreibt, woher das Geld stammt. Dazu gehören Dein Eigenkapital und das Fremdkapital in Form von Verbindlichkeiten.
Aufwand:
Zu den betrieblichen Kosten Deines Unternehmens gehören beispielsweise Miete, Gehälter und Materialkosten.
Ertrag:
Du siehst unter Einnahmen alle Beträge, die aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen entstehen.
Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA):
Du meldest die vereinnahmten und gezahlten Umsatzsteuerbeträge regelmäßig an das Finanzamt. Je nach Höhe Deines Umsatzes musst Du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgeben. (Mehr dazu im Lexikonbeitrag)
Eingangsrechnungen:
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die Dein Unternehmen von einem Lieferanten erhält und bezahlen muss. (Mehr dazu findest Du im Lexikonbeitrag)
Ausgangsrechnungen:
Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die Du an einen Kunden stellst und als Einnahme verbuchst. (Mehr dazu findest Du im Lexikonbeitrag.)
Welche Angaben gehören in Deine Rechnung?
Das Schreiben von Rechnungen gehört zu den wichtigsten Aufgaben in der Selbstständigkeit. Rechnungen sorgen dafür, dass Du für Deine erbrachten Leistungen bezahlt wirst und Dein Unternehmen liquide bleibt. Eine fehlerhafte Rechnung kann schnell zu Zahlungsverzögerungen, Rückfragen oder sogar Problemen mit dem Finanzamt führen. Damit Du reibungslos bezahlt wirst, solltest Du sicherstellen, dass Deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Rechnungen in Word oder Excel: Risiken
Gerade zu Beginn Deiner Selbstständigkeit greifst Du häufig zu Word- oder Excel-Vorlagen, um Rechnungen zu schreiben. Das wirkt zunächst praktisch, birgt aber Risiken, die oft unterschätzt werden:
- Du vergisst wichtige Angaben leicht – dadurch ist die Rechnung ungültig.
- Du vergibst Rechnungsnummern leicht doppelt – das darf nicht passieren.
- Du veränderst Rechnungen im Nachhinein, ohne dass Du es merkst – das ist nicht erlaubt.
- Deine Ablage ist oft unübersichtlich, und Du findest alte Rechnungen nicht mehr zuverlässig.
- Wenn das Finanzamt nachfragt, fällt es Dir schwer, alles korrekt nachzuweisen.
Auf unserer Website findest Du eine Übersicht zu den Vor- und Nachteilen von Rechnungsvorlagen in Word, Excel & Co.
Unser Tipp: Spare Dir Zeit, Stress und Unsicherheiten. Eine Rechnungssoftware sorgt dafür, dass alle Vorgaben eingehalten werden und Deine Unterlagen übersichtlich bleiben.
Grundsätzlich gilt: Damit Deine Rechnung rechtssicher ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten, die in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt sind. Fehlen wichtige Angaben, kann das unangenehme Konsequenzen haben:
Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?
- Zahlungsverzögerungen: Zahlungen können sich verzögern, weil Kunden die Rechnung zurückweisen und eine Korrektur verlangen.
- Probleme mit dem Finanzamt: Der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, weil das Finanzamt den Abzug verweigern oder eine nachträgliche Korrektur fordern kann.
- Rechtliche Risiken: Es können rechtliche Folgen entstehen, bis hin zu Ordnungswidrigkeiten.
Damit Du auf der sicheren Seite bist, solltest Du die Pflichtangaben prüfen. Damit Du keine Angaben vergisst, haben wir eine Checkliste für Dich zusammengestellt:
Ordnung muss sein – Dein professioneller Auftritt auch
Deine Rechnung muss alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und professionell wirken. Ein durchdachtes Layout macht Deine Rechnung auf den ersten Blick verständlich und hinterlässt einen seriösen Eindruck.
Darauf solltest Du achten:
- Firmenlogo einbinden: Rechnung direkt erkennbar machen und Wiedererkennung stärken.
- Corporate Design nutzen: Einheitliche Farben und Schriftarten einsetzen sowie klaren Aufbau gewährleisten.
- Klare Struktur: Pflichtangaben logisch anordnen und leicht erfassbar darstellen.
Tipp: Mit orgaMAX Buchhaltung erstellst Du professionelle Rechnungen automatisch mit allen Pflichtangaben und in Deinem individuellen Design – inklusive Deines Logos und mit vordefinierten Layouts.
Kleinunternehmerregelung: Wann sie für Dich gilt
Als KleinunternehmerIn gelten für Dich besondere Regelungen bei der Rechnungsstellung. Während die meisten Unternehmen die Umsatzsteuer separat ausweisen müssen, bist Du nach § 19 UStG davon befreit. Auf Deiner Rechnung muss stattdessen ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stehen.
Unter welchen Bedingungen kannst Du die Kleinunternehmerregelung beanspruchen?
Im Video erklären wir es:
Du möchtest mehr über die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung erfahren?
Im ausführlichen Beitrag findest Du die wichtigsten Informationen und Praxistipps zum Thema.
So sorgst Du für pünktliche Zahlungseingänge
Liquidität ist das Rückgrat jedes Unternehmens. Wenn Rechnungen lange unbezahlt bleiben, drohen finanzielle Engpässe, besonders für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen. Fixkosten wie Miete, Versicherungen oder Material müssen trotzdem gedeckt werden, während das Geld für Deine Leistungen noch aussteht. Ein schneller Zahlungsfluss sorgt dafür, dass Du:
- Du kannst Deine laufenden Kosten sicher decken, ohne auf private Rücklagen zurückgreifen zu müssen.
- Du kannst Dein Unternehmen weiterentwickeln und investieren, statt auf offene Zahlungen zu warten.
- Du sparst Zeit, weil Du Dich nicht mit Mahnungen und Zahlungserinnerungen beschäftigen musst.
Doch wie stellst Du sicher, dass Deine Rechnungen schnell beglichen werden?
In unserem Video zeigen wir Dir fünf Tipps:
Eine durchdachte Rechnungsstellung spart Zeit, wirkt professionell und sorgt für einen reibungslosen Zahlungsfluss.
Wenn Du die Grundlagen beherrschst, legst Du die Basis für eine Buchhaltung, die mit Deinem Unternehmen mitwächst und klar, strukturiert und verlässlich bleibt.
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Morgen geht es weiter
Du erfährst, wie E-Rechnungen Deine Buchhaltung verändern und welche Vorteile sie Dir bringen. Du erhältst Hinweise zur Umstellung und konkrete Schritte, um E-Rechnungen effizient in Deinen Arbeitsalltag zu integrieren.
Wichtiger Hinweis
Die Inhalte dieses Kurses dienen Deiner allgemeinen Information und Wissensvermittlung und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Für eine verbindliche Auskunft wende Dich an Deine Steuerberatung oder Deine Rechtsvertretung.
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