Interaktives Notfall-Handbuch

Wer in guten Zeiten die Augen vor der Gefahr von Unfällen, schweren Krankheiten oder gar Tod verschließt, bringt seine Mitmenschen im Ernstfall in eine schwierige Lage.
Bei Geschäftsleuten sind das nicht nur Angehörige, sondern auch Mitarbeiter, Kunden und andere Geschäftspartner.

Dass Selbstständige nicht unverwundbar sind, wissen sie selbst am besten. Die meisten arbeiten „selbst und ständig“ unter Volldampf und gönnen sich viel zu selten Erholungspausen. Wenn dann der „Kapitän“ oder die „Lotsin“ vorübergehend ausfällt oder über Bord geht, treiben ihre Unternehmen manövrierunfähig durch schwere See. Hand aufs Herz: Haben Sie einen „Plan B“ in der Schublade, an dem sich Ihre Angehörigen und Mitarbeiter notfalls orientieren können? Wenn nicht, sind Sie in guter und vor allem zahlreicher Gesellschaft: Weniger als die Hälfte aller Selbstständigen und Unternehmer haben Vorsorge für den Ernstfall getroffen!

Grund genug, einen Blick in das 67-seitige „Notfall-Handbuch für Unternehmen“ zu werfen, das unter anderem die IHK Berlin kostenlos zum Download bereitstellt (PDF, 4 MB). Der Leitfaden bietet praxisnahe Informationen, Erinnerungsstützen sowie geschäftliche und private Checklisten für …

• betriebliche Bestandsaufnahmen und To-Do-Listen aller Art,
• Vertretungsregelungen, Verfügungen und Vollmachten sowie
• konkrete Notfallmaßnahmen.

Selbst an Passwörter, Bankschließfächer und Schlüsselverzeichnisse haben die Autoren gedacht.

Praxistipp: Sie können das interaktive PDF-Dokument bei Bedarf gleich am Bildschirm ausfüllen, abspeichern und ausdrucken. Damit erleichtern Sie sich nicht nur die Datenerfassung: Wenn sich etwas ändert, ist die Aktualisierung im Handumdrehen erledigt. Gleich noch ein Tipp hinterher: Falls Ihnen das Notfall-Handbuch zu umfangreich oder illustriert ist, können Sie es auch einfach als Steinbruch oder Ideenlieferant für Ihre persönliche Version nutzen:

Eine kurze betriebliche Notfall-Checkliste finden Sie auf Seite 7:

• Die Übersicht über das private Notfall-Handbuch steht auf Seite 47.

Apropos: Mit der einmaligen Erfassung ist das Thema leider nicht abgehakt: Am besten nehmen Sie dieses (oder ein vergleichbares) Dokument mindestens einmal im Jahr zur Hand und prüfen, ob die privaten und geschäftlichen Vorkehrungen noch aktuell sind.

(1) Im oberen Beispiel werden die auf Positionsebene gerundeten Mehrwertsteuer-Beträge addiert. Zusammen mit der Summe der Positions-Nettopreise ergibt sich so ein Gesamt-„Bruttopreis“ von 127,58 Euro.

(2) Im unteren Beispiel addiert das Programm zunächst die Positions-Nettopreise. Die 19-prozentige Mehrwertsteuer wird jedoch erst auf den Netto-Gesamtpreis aufgeschlagen und gerundet. Bei diesem Rechenweg lautet der Gesamt-„Bruttopreis“ 127,57 Euro.

(1) Im Abschnitt „Preisart“ entscheiden Sie, ob das Programm auf Positionsebene Netto- oder Bruttopreise ausweisen soll. Bei B2B-Geschäften ist die Preisart „Nettopreise“ üblich. Manche Unternehmen, die überwiegend Geschäfte mit Endverbrauchern machen, entscheiden sich hingegen auch auf Positionsebene für Bruttopreise. Außerdem können Sie hier festlegen, ob eine Preisart-„Umschaltung im Vorgang“ zulässig sein soll. Falls ja, finden Sie den Umschalter bei der Rechnungserstellung am unteren Rand der „Eingabemaske“:

(2) Im Abschnitt „Nachkommastellen“ legen Sie fest, ab welcher Stelle hinterm Komma gerundet werden soll. Eine Abweichung von der Rundung auf zwei Nachkommastellen ist im inländischen Geschäftsverkehr zwar unüblich. Für spezielle Anwendungsfälle lässt Ihnen die Software aber alle Rundungs-Freiheiten.

(3) Bei Einsatz in der Schweiz können Sie die „Schweizer Rundung“ aktivieren: In dem Fall rundet das Programm auf volle 5 Rappen.

(4) Im Abschnitt „Art der Rundung in Vorgängen“ schließlich stehen Ihnen drei verschiedene Rundungs-Rechenwege zur Verfügung:

• „Position nach Preisart“ (Standard):
  Bei dieser Option werden die Einzelpreise und Mehrwertsteuerbeträge auf Positionsebene auf die eingestellten Nachkommastellen gerundet und dann addiert. Falls Sie häufig zwischen Netto- und Bruttopreisen umschalten, sollten Sie diese Einstellung nicht verwenden.
• „Position (Netto u. Brutto)“:
  Bei dieser Option werden die Netto- und Bruttopreise der einzelnen Vorgangspositionen gerundet und dann addiert. Die enthaltenen Mehrwertsteuerbeträge ergeben sich aus der Differenz von Netto- und Bruttobeträgen.
• „Vorgangssummen“:
  Bei dieser Option nimmt das Programm keine Rundung auf Positionsebene vor. Stattdessen addiert es die Positionspreise, schlägt die Mehrwertsteuer auf und rundet den Rechnungs-Gesamtbetrag. Werden in ein und demselben Vorgang mehrere Mehrwertsteuersätze verwendet, fasst das Programm die betreffenden Positions-Gesamtsummen zusammen.

Bitte beachten Sie: Auf bereits erfasste Vorgänge wirkt sich eine Umstellung der Rundungsart nicht aus. Falls Sie die Rundung eines Vorgangs nachträglich umstellen wollen, ändern Sie das Rundungsverfahren und legen den Vorgang neu an.

Tipp: Falls die „Umschaltung im Vorgang“ aktiviert ist, lässt sich die nachträgliche Neuberechnung auch ohne Anlegen eines neuen Vorgangs erzwingen. Dazu schalten Sie in der Eingabemaske einmal zwischen „netto“ und „brutto“ hin und her (oder umgekehrt). Dadurch wird die Gesamtsumme auf Basis der geänderten Rundungsart neu berechnet.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Wenn Sie die Chargennummern-Verwaltung des Zusatzmoduls „Lagerverwaltung“ (oder alle anderen Zusatzmodule) ausprobieren möchten, laden Sie einfach die orgaMAX-Demoversion herunter. Die Demoversion können Sie problemlos neben Ihrer vorhandenen orgaMAX-Version installieren und ausprobieren. In der Demoversion lassen sich sämtliche Zusatzmodule „Zu Testzwecken freischalten“. Falls Sie die Lagerverwaltung oder eines der anderen Zusatzmodule dauerhaft nutzen möchten, bekommen Sie von uns die dazugehörige Seriennummer: Ein Anruf oder eine E-Mail genügt. Die neue Seriennummer tragen Sie dann im Menü „orgaMAX > Freischaltung“ Ihrer eigenen (!) orgaMAX-Installation ein. Anschließend starten Sie die Software neu – fertig!