Was sind offene Posten?
Ein offener Posten entsteht, wenn eine Rechnung noch nicht vollständig bezahlt wurde. Dabei gibt es zwei Richtungen. Offene Forderungen entstehen bei Deinen Ausgangsrechnungen. Du hast beispielsweise eine Rechnung über 1.500 Euro gestellt. Solange Dein Kunde nicht vollständig bezahlt hat, bleibt ein entsprechender Betrag offen.
Offene Verbindlichkeiten entstehen bei Deinen Eingangsrechnungen. Du erhältst beispielsweise eine Lieferantenrechnung über 800 Euro. Bis Du sie vollständig beglichen hast, besteht eine offene Verbindlichkeit. Eine OP-Liste kann beide Seiten zusammenbringen.
Damit weißt Du nicht nur, welches Geld noch fehlt. Du erkennst auch, welche eigenen Zahlungen demnächst anstehen.
Welche Angaben gehören in eine OP-Liste?
Damit Du mit Deiner Liste sinnvoll arbeiten kannst, solltest Du jeden offenen Posten eindeutig zuordnen können. Hilfreiche Angaben sind beispielsweise:
- Rechnungsnummer
- KundIn oder LieferantIn
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Rechnungsbetrag
- bereits gezahlter Betrag
- noch offener Betrag
- Zahlungsstatus
- Überfälligkeit
- Mahnstatus
Diese Angaben sind nicht pauschal gesetzlich vorgeschriebene „Pflichtfelder“ einer Offene Posten Liste. Sie helfen Dir vielmehr dabei, Deine offenen Rechnungen vollständig und nachvollziehbar zu überwachen. Besonders wichtig sind Fälligkeit und offener Betrag.
Ohne Fälligkeitsdatum erkennst Du nicht zuverlässig, wann Handlungsbedarf entsteht. Ohne aktuellen offenen Betrag können Teilzahlungen Deine Übersicht verfälschen.
Wie führst Du eine Offene Posten Liste?
Eine OP-Liste kannst Du in mehreren Schritten aufbauen.
1. Offene Rechnungen erfassen
Sammle alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind.
2. Fälligkeiten festhalten
Erfasse, wann die jeweilige Zahlung fällig wird.
3. Zahlungseingänge und Auszahlungen zuordnen
Prüfe regelmäßig, welche Rechnungen inzwischen vollständig oder teilweise bezahlt wurden.
4. Offenen Betrag aktualisieren
Nach einer Teilzahlung bleibt nur der noch ausstehende Betrag offen.
5. Überfällige Rechnungen erkennen
Ist das Zahlungsziel überschritten, kannst Du auf der Forderungsseite die nächsten Schritte prüfen.
6. Liste regelmäßig aktualisieren
Bezahlte Rechnungen werden ausgeglichen. Neue offene Rechnungen kommen hinzu. So kannst Du eine Offene Posten Liste führen und Zahlungen im Blick behalten.
Was unterscheidet Debitoren und Kreditoren?
Eine OP-Liste kann offene Posten von Debitoren und Kreditoren enthalten. Debitoren sind Deine KundInnen, wenn ihnen gegenüber eine offene Forderung besteht. Sie schulden Deinem Unternehmen noch Geld. Kreditoren sind Deine LieferantInnen oder DienstleisterInnen, wenn Dein Unternehmen ihnen noch Geld schuldet.
Du hast in diesem Fall eine offene Verbindlichkeit. Ein Beispiel: Du stellst einem Kunden eine Rechnung über 3.000 Euro. Gleichzeitig erhältst Du eine Lieferantenrechnung über 1.200 Euro.
Solange beide Rechnungen unbezahlt sind, hast Du einen offenen Debitorenposten von 3.000 Euro und einen offenen Kreditorenposten von 1.200 Euro. Diese Unterscheidung zeigt Dir, in welche Richtung das Geld fließen soll.
Wann ist ein offener Posten überfällig?
Offen bedeutet nicht automatisch überfällig. Das ist für die Arbeit mit einer OP-Liste besonders wichtig. Ein Beispiel: Du stellst am 1. September eine Rechnung über 2.000 Euro mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen.
Solange die Rechnung nicht bezahlt wurde, ist sie ein offener Posten. Vor Ablauf des Zahlungsziels ist sie aber noch nicht allein deshalb überfällig. Die OP-Liste sollte Dir deshalb ermöglichen, zwischen: offenen, aber noch nicht fälligen Rechnungen
und: bereits überfälligen Rechnungen zu unterscheiden. Dadurch erkennst Du, welche Forderungen Du lediglich beobachten musst und wo möglicherweise Handlungsbedarf besteht.
Wie werden Teilzahlungen berücksichtigt?
Auch nach einer Teilzahlung bleibt eine Rechnung als offener Posten bestehen. Allerdings reduziert sich der offene Betrag. Ein Beispiel: Du hast eine Rechnung über 2.500 Euro gestellt.
Dein Kunde bezahlt zunächst 1.000 Euro. Damit bleiben: 2.500 Euro – 1.000 Euro = 1.500 Euro offen.
In Deiner OP-Liste sollte deshalb nicht mehr die gesamte Rechnung als ausstehend erscheinen. Entscheidend sind die verbleibenden 1.500 Euro offener Betrag. Erst wenn die Rechnung vollständig ausgeglichen ist, verschwindet sie aus den aktuellen offenen Posten.
Gerade bei Abschlags-, Raten- oder Teilzahlungen ist eine laufende Aktualisierung deshalb wichtig.
Warum ist die OP-Liste für Deine Liquidität wichtig?
Offene Forderungen sind noch kein verfügbares Geld. Genau deshalb ist eine OP-Liste auch für Deine Liquiditätsplanung hilfreich. Ein Beispiel: Deine Liste zeigt offene Kundenrechnungen über 40.000 Euro.
Gleichzeitig stehen Lieferantenrechnungen über 25.000 Euro zur Zahlung an. Auf den ersten Blick scheint genügend Geld hereinzukommen. Wenn die 40.000 Euro aber erst in sechs Wochen eingehen und Deine 25.000 Euro bereits nächste Woche fällig werden, kann trotzdem ein Liquiditätsengpass entstehen.
Die reine Summe der offenen Posten reicht deshalb nicht. Du solltest auch Fälligkeiten und Zahlungszeitpunkte berücksichtigen. Die OP-Liste liefert Dir dafür wichtige Informationen. Für eine vollständige Liquiditätsplanung musst Du darüber hinaus weitere erwartete Ein- und Auszahlungen einbeziehen.
Wie hilft die Liste beim Forderungsmanagement?
Auf der Debitorenseite bildet die OP-Liste eine wichtige Grundlage für Dein Forderungsmanagement. Du erkennst, welche KundInnen noch nicht bezahlt haben und welche Rechnungen bereits überfällig sind. Dadurch kannst Du offene Forderungen nach Dringlichkeit bearbeiten.
Statt KundInnen erst dann zu kontaktieren, wenn Rechnungen bereits lange überfällig sind, erkennst Du frühzeitig, wo eine Zahlung fehlt. Das unterstützt einen strukturierten Ablauf: Rechnung → Fälligkeit → Zahlungskontrolle → Erinnerung oder Mahnung
Dabei solltest Du nicht jede offene Rechnung sofort mahnen. Prüfe zunächst, ob das Zahlungsziel bereits überschritten wurde und ob möglicherweise eine Zahlung eingegangen ist, die noch nicht zugeordnet wurde. So vermeidest Du unnötige Mahnungen an KundInnen.
Wie oft solltest Du offene Posten prüfen?
Wie häufig Du Deine OP-Liste kontrollieren solltest, hängt von Deinem Rechnungsvolumen und Deiner finanziellen Situation ab. Bei wenigen Rechnungen kann ein anderer Rhythmus sinnvoll sein als bei mehreren hundert Vorgängen im Monat. Wichtig ist vor allem, dass Du offene Posten regelmäßig prüfst.
Besonders relevant sind:
- neu überfällige Forderungen
- hohe offene Beträge
- anstehende Lieferantenzahlungen
- Teilzahlungen
- nicht eindeutig zugeordnete Zahlungen
- lange offene Rechnungen
Je knapper Deine Liquidität ist, desto wichtiger wird eine zeitnahe Kontrolle der Fälligkeiten. Eine starre Regel wie „monatlich reicht immer“ wäre deshalb zu pauschal. Der passende Rhythmus richtet sich nach Deinem Unternehmen.
Welche Fehler solltest Du vermeiden?
Eine OP-Liste hilft Dir nur, wenn ihre Daten aktuell und vollständig sind. Typische Fehler sind:
- Zahlungseingänge nicht zuordnen
- Teilzahlungen nicht berücksichtigen
- Fälligkeitsdaten nicht erfassen
- offene mit überfälligen Rechnungen verwechseln
- stornierte Rechnungen weiterführen
- Lieferantenverbindlichkeiten übersehen
- die Liste zu selten aktualisieren
Besonders problematisch wird es, wenn Rechnungserstellung, Bankbewegungen und OP-Liste unabhängig voneinander gepflegt werden. Dann musst Du Informationen mehrfach übertragen und abgleichen. Das erhöht den Aufwand und die Gefahr, veraltete offene Beträge weiterzuführen.
Wie unterstützt Dich orgaMAX bei offenen Posten?
orgaMAX führt offene Posten auf Grundlage Deiner laufenden Rechnungs- und Buchhaltungsdaten. Du kannst Dir dabei unterschiedliche Übersichten anzeigen lassen, darunter offene Ausgangsrechnungen, offene Kundenkonten sowie offene Posten je KundIn und LieferantIn. Auch offene Eingangsrechnungen können abhängig vom eingesetzten Funktionsumfang berücksichtigt werden. Dadurch kannst Du Forderungen und Verbindlichkeiten getrennt betrachten.
Auch eine Stichtagsbetrachtung der offenen Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Kunden- und Lieferantenkonten ist in orgaMAX möglich. Auf der Forderungsseite verbindet orgaMAX die OP-Liste außerdem mit weiteren Abläufen. Zahlungseingänge können Rechnungen zugeordnet und überfällige Forderungen für das Mahnwesen genutzt werden.
So musst Du Deine offenen Posten nicht zusätzlich in einer getrennten Tabelle pflegen. Du erhältst einen aktuellen Überblick über offene Rechnungen und kannst daraus die nächsten Schritte ableiten.
Fazit: Offene Posten Liste schafft Klarheit über ausstehende Zahlungen
Eine Offene Posten Liste zeigt Dir, welche Rechnungen noch nicht vollständig bezahlt sind. Dabei betrachtest Du sowohl Forderungen gegenüber KundInnen als auch Verbindlichkeiten gegenüber LieferantInnen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen offen und überfällig.
Mit Fälligkeitsdaten, Zahlungsstatus und aktuellem Restbetrag erkennst Du, wo Handlungsbedarf besteht und welche Zahlungen in nächster Zeit zu erwarten sind. Wenn Du Deine OP-Liste regelmäßig aktualisierst, unterstützt sie Dich bei Forderungsmanagement, Zahlungsplanung und Liquiditätskontrolle.
