Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft Dich als UnternehmerIn, wenn Du bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitest. Du bleibst steuerlich UnternehmerIn, bist aber von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer auf Rechnungen auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen.

Wichtige Änderungen seit dem 1. Januar 2025:

• Umsatzgrenzen werden netto bemessen (ohne Umsatzsteuer).

• Kleinunternehmerstatus ist EU-weit nutzbar.

• Eigene Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.), vergeben vom Bundeszentralamt für Steuern.

• Formal von der Umsatzsteuer befreit (Steuerbefreiung).

Die Regelung gilt ab 2025, wenn:

• Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro netto

• Umsatz im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro netto

Die Umsatzgrenzen beziehen sich auf Deinen Gesamtumsatz inklusive aller steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze. Umsätze aus bestimmten Bereichen (z. B. Heilbehandlungen, umsatzsteuerfreie Vermietungen) werden nicht mitgerechnet.

Wichtig: Wenn Du die Grenze im laufenden Jahr überschreitest, tritt Umsatzsteuerpflicht ab dem Zeitpunkt der Überschreitung ein. Die zuvor erzielten Umsätze bleiben steuerfrei.

Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG geregelt Sie wird durch § 19a UStG ergänzt. Die Durchführungsbestimmungen finden sich unter anderem in § 34 UStDV. Seit 2025 gilt die Regelung formal als Steuerbefreiung. Ein Vorsteuerabzug ist weiterhin ausgeschlossen.

In der Praxis beeinflusst die Regelung vor allem Deine Rechnungsstellung und Deine Buchhaltung.

Wenn Du die Kleinunternehmerregelung anwendest, …

• brauchst Du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen,
• musst Du auf Rechnungen auf die Inanspruchnahme der Regelung hinweisen (gesetzlich vorgeschriebener Hinweis),
• musst Du keine Umsatzsteuervoranmeldungen und keine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben (in den meisten Fällen)

Dafür verzichtest Du auf den Vorsteuerabzug. Das bedeutet: Beim Einkauf lassen sich gezahlene Umsatzsteuerbeträge nicht vom Finanzamt zurückholen.

Du bist Grafikdesignerin und machst Dich 2025 selbstständig. Du erwartest im ersten Jahr einen Umsatz von 18.000 Euro. Da Du unter der Umsatzgrenze bleibst, entscheidest Du Dich für die Kleinunternehmerregelung.

Deine Rechnungen sehen folgendermaßen aus:

• Leistung: Gestaltung eines Logos

• Nettopreis: 500,00 Euro

• Hinweis: „Rechnung ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“

Deine KundInnen zahlen den genannten Betrag ohne zusätzliche Steuer. Du musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, kannst aber auch keine Vorsteuer für Deinen neuen Laptop abziehen.

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Dir den Einstieg in die Selbstständigkeit. Der Verzicht auf Umsatzsteuer bringt mehrere Vorteile:

• Geringerer Verwaltungsaufwand:
  Wegfall von Umsatzsteuervoranmeldungen und separaten USt-Erklärungen reduziert den Aufwand.
• Einfachere Rechnungsstellung:
  Keine Ausweisung der Umsatzsteuer sorgt für übersichtlichere Rechnungen.
• Liquiditätsvorteile für KundInnen:
  Für private und kleine gewerbliche KundInnen fällt keine zusätzliche Umsatzsteuer an.
• Keine Bindung an eine Steuerberatung:
  Eigene Buchhaltung möglich, oft ausreichend in der Anfangsphase.

Diese Vorteile sind besonders interessant, wenn Du zu einer der folgenden Gruppen gehörst:

• FreiberuflerInnen in der Kreativbranche
• Solo-Selbstständige im Dienstleistungsbereich
• Nebenberuflich tätige UnternehmerInnen
• GründerInnen mit geringen Investitionskosten

Trotz der Erleichterung bringt die Kleinunternehmerregelung einige Einschränkungen mit sich:

• Kein Vorsteuerabzug: Ausgaben, etwa für Büroausstattung, lassen sich nicht über den Vorsteuerabzug geltend machen.

• Wettbewerbsnachteile im B2B-Bereich: Geschäftskundschaft bevorzugt häufig Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

• Umsatzüberwachung: Ab 2025 ist die Umsatzgrenze laufend zu überwachen. Überschreitest Du die Grenze, tritt die Regelbesteuerung in Kraft.

• Bindung an Entscheidungen: Verzichtest Du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, bist Du mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Wenn Du die Umsatzgrenzen überschreitest oder freiwillig zur Regelbesteuerung wechselst, musst Du künftig Umsatzsteuer ausweisen. Dabei entstehen Pflichten wie:

• Umsatzsteuervoranmeldung abgeben

• Vorsteuer bei geschäftlichen Anschaffungen geltend machen

• Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellen

Die freiwillige Option zur Umsatzsteuerpflicht kannst Du bis Ende Februar des übernächsten Jahres erklären (z. B. bis Ende Februar 2027 für das Jahr 2025).

Bei der Kleinunternehmerregelung kommt es auf Deine korrekte Rechnungsstellung an. Auf der Rechnung müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift von LeistungserbringerIn und LeistungsempfängerIn

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende Rechnungsnummer\t

• Beschreibung der Leistung

• Entgelt (Nettobetrag)\t

• Hinweis: „Rechnung ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“

Ein Beispiel und weitere Informationen findest Du im Beitrag zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Für Kleinunternehmer besteht dabei eine Besonderheit: Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, bist jedoch nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu versenden.
Es kann sinnvoll sein, sich mit den technischen Voraussetzungen vertraut zu machen, besonders wenn Du mittelfristig zur Regelbesteuerung wechseln willst. Mehr zur Regelung und zu den Vorteilen, auch als Kleinunternehmer E-Rechnungen auszustellen, findest Du in unserem Beitrag zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Mit einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie orgaMAX Buchhaltung behältst Du Umsätze, Fristen und Steuerpflichten jederzeit im Blick. Die Lösung ist auf Kleinunternehmer ausgerichtet und enthält Funktionen für die Regelung:

Vorteile von orgaMAX Buchhaltung:

• Rechnungen und Angebote erstellen mit individuellem Firmenlogo und Design.
• Umsätze und Ausgaben verfolgen und übersichtlich darstellen.
• Steuerunterlagen vorbereiten und per Steuerberaterzugang oder ELSTER übermitteln.
• Schnell starten, auch ohne Vorkenntnisse.

Du kannst die Software kostenlos testen und Dich selbst überzeugen, wie überschaubar Buchhaltung mit orgaMAX ist.

Die Kleinunternehmerregelung eignet sich, wenn Du mit überschaubarem Umsatz startest und keine großen Investitionen planst. Sie verringert steuerliche Pflichten, reduziert Bürokratie und erleichtert den Einstieg in die Selbstständigkeit.

Wenn Du auf Vorsteuerabzug angewiesen bist oder Dein Unternehmen schnell wächst, solltest Du die Regelung kritisch prüfen. Mit orgaMAX behältst Du den Überblick und kannst Buchhaltung sowie Rechnungen auch bei steigendem Aufwand organisiert weiterführen.