Als Excel an seine Grenzen stieß
Als Timo Krause 2017 allein startete, war die Büroorganisation noch einfach: eine Excel-Tabelle, das Logo oben rechts und separat notierte Rechnungsnummern. Doch Omega Objects wuchs schnell. Schon ein Jahr später bestand das Team aus vier Personen. Gleichzeitig wurden die Projekte komplexer. Eine Ladeneinrichtung umfasst schnell 25 bis 30 individuelle Positionen. Während der Umsetzung kommen häufig weitere Möbel, Beleuchtung oder Sonderwünsche hinzu. Excel konnte diese Anforderungen zwar grundsätzlich abbilden – allerdings mit immer mehr Aufwand.
„Man kriegt das mit Excel alles hin. Aber sobald Dinge indie Rechnung oder Tabelle müssen, die man sonst nicht hat, wird eskompliziert.“
Von überall gemeinsam arbeiten
2018 bekam Timo den Tipp, orgaMAX auszuprobieren. Die Cloud-Variante der Enterprise-Lösung von orgaMAX ist seitdem im Einsatz. Denn das Team ist regelmäßig unterwegs und braucht auch außerhalb des Büros Zugriff auf aktuelle Projekte. Heute arbeiten sechs bis sieben Mitarbeitende mit orgaMAX. Sie können gleichzeitig auf dieselben Informationen und Vorgänge zugreifen. Damit gehört auch ein Problem aus Excel-Zeiten der Vergangenheit an: Dateien, die gerade von einer Person geöffnet sind und anderen nicht vollständig zur Verfügung stehen. Auch neue KollegInnen finden sich laut Timo schnell im Systemzurecht.
„Der größte Vorteil ist, dass alles in der Cloud ist. DieAufträge sind in der Cloud und jeder kann darauf zugreifen.“
Individuelle Projekte flexibel abrechnen
Standardisierte Artikellisten passen nur bedingt zum Geschäftsmodell von Omega Objects. Viele Möbelstücke werden individuell für ein einziges Projekt gefertigt. Statt dafür jedes Mal einen neuen Artikel anzulegen, arbeitet das Team mit Freitextpositionen. Stückzahlen, Laufmeter oder Quadratmeter lassen sich direkt hinterlegen und bepreisen. So bleibt die Artikelverwaltung übersichtlich.
„Wenn ich für jedes einzelne Produkt, das ich nur ein einziges Mal baue, einen Artikel anlegen würde, hätte ich wahrscheinlich mittlerweile 30.000 bis 35.000 Artikel im System.“
Auch Abschlagsrechnungen bleiben mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft. Kommen weitere Positionen hinzu, werden sie bei derSchlussrechnung berücksichtigt.
„Das macht es total einfach. Da muss man nicht mehr nachrechnen und nichts mehr kontrollieren.“
Drei Unternehmen in einem System
Aus dem Ein-Mann-Unternehmen ist inzwischen eine Unternehmensgruppe mit drei Firmen geworden. Alle drei verwaltet Timo in einer orgaMAX Instanz. Gleichzeitig ist das internatonale Geschäft gewachsen. Omega Objects hat bereits Projekte unter anderem in Großbritannien, Portugal, Spanien, den USA und Uganda umgesetzt. Langfristig soll der Anteilinternationaler Aufträge bei rund 50 Prozent liegen. Auch bei der Abrechnung unterstützt orgaMAX. Auslandskundenlassen sich entsprechend anlegen, sodass beispielsweise Nettorechnungen und Reverse Charge berücksichtigt werden können.
Eine Empfehlung, die Kreise zieht
Seit 2018 begleitet orgaMAX das Wachstum von Omega Objects. Inzwischen empfiehlt Timo die Software auch im eigenen Geschäftsumfeld weiter. Mehrere Zulieferbetriebe haben ebenfalls auf orgaMAX umgestellt. Daraus ist sogar ein Austausch entstanden: Bei Fragen zu Artikeln, Auswertungen oder Abläufen helfen sich die Unternehmen gegenseitig.
„Ich könnte aus dem Stand fünf oder sechs Zulieferbetriebevon uns aufzählen, die auch alle auf orgaMAX umgestellt haben.“
