Gastronomie & Lebensmittel

Klare Abläufe für großes Wachstum

Was als kleine Produktidee begann, ist heute eine Kaffeerösterei mit eigenem Café auf Rügen. Mit dem Wachstum stiegen auch die Anforderungen im Büro. Heute organisiert Kaffeegruss Rechnungen, Kundendaten und Artikel mit orgaMAX – statt mit Excel.

20 Jul 2026

4-5 Min. Lesezeit

Ergebnisse

Das hat sich für Kaffeegruss verändert

Die wichtigsten Ergebnisse nach der Umstellung auf orgaMAX

Einzelhandelsmärkte

1 Mio. €+

Rechnungsvolumen

>12 Jahre

in der Kaffeebranche

Unternehmen

Über
Kaffeegruss
2014 startete Geschäftsführer Steffen mit dem „Kaffeegruss von Rügen“. Aus einem Handelsprodukt wurde mit wachsender Nachfrage eine eigene Kaffeerösterei mit Café. Heute beliefert Kaffeegruss rund 80 Einzelhandelsmärkte und wächst kontinuierlich weiter.
Branche
Handel / Lebensmittel
Sitz
Rügen
Unternehmensgröße
1-10 Mitarbeitende
Website
https://www.kaffeegruss.de/

Inhalt

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Das Wichtigste in Kürze

Kaffeegruss wuchs vom ersten Test in einem EDEKA-Markt auf rund 80 Einzelhandelsmärkte. Damit wurde auch die Büroarbeit umfangreicher. Rechnungen in Excel waren auf Dauer zu fehleranfällig. Heute laufen wichtige Abläufe mit orgaMAX strukturiert an einem Ort.

Mit orgaMAX hat

Kaffeegruss

erreicht:

Angebote und Rechnungen strukturiert erstellen
Kunden und Artikel zentral verwalten
Zahlungseingänge im Blick behalten
Büroabläufe mit dem Unternehmen mitwachsen lassen

„Ich bin ein totaler Ablauf-Fan. Wenn Abläufe funktionieren, funktioniert am Ende auch das Unternehmen. orgaMAX kann ich empfehlen. Wer das nicht kennt, kann sich daran orientieren.“

Steffen Kühn

Gründer & Geschäftsführer Kaffeegruss

Herausforderung

Rechnungen entstanden anfangs in Excel. Mit immer mehr Kunden und Aufträgen wurden die Abläufe fehleranfälliger. Spätestens nach einem Hinweis des Steuerberaters war klar: Für weiteres Wachstum brauchte Kaffeegruss eine professionelle Lösung.

Lösung

Mit orgaMAX organisiert Kaffeegruss Angebote, Rechnungen, Kunden, Artikel und Zahlungseingänge in einer Software. So wachsen die Abläufe im Büro mit dem Unternehmen mit.

Als Excel nicht mehr mitwuchs

Für die ersten Kunden reichte Excel aus. Doch aus einem Testmarkt wurden fünf – und nach und nach kamen immer mehr Händler hinzu.

Damit stieg auch der Aufwand im Büro. Mehr Rechnungen bedeuteten mehr manuelle Arbeit und mehr Möglichkeiten für Fehler. Den entscheidenden Anstoß für einen Wechsel gab schließlich der Steuerberater.

„Der Steuerberater hat gesagt: Pass auf, hier hast du die Mehrwertsteuer falsch gerechnet. Hol dir ein ordentliches Buchhaltungsprogramm.“

Eine Rechnung gab den Ausschlag

Bei der Suche nach einer passenden Software überzeugte Steffen keine lange Funktionsliste. Entscheidend war eine Empfehlung aus dem Unternehmeralltag.

Bei einem anderen Unternehmer fiel ihm eine professionell erstellte Rechnung auf. Auf die Frage nach der verwendeten Software bekam er eine klare Antwort: orgaMAX. Seitdem begleitet die Software Kaffeegruss beim weiteren Wachstum.

„Der hatte eine Rechnung und ich dachte: Boah, die sieht ja gut aus. Was hast du für ein Programm? Dann hat er gesagt: orgaMAX.“

Heute zählen funktionierende Abläufe

Heute erstellt Kaffeegruss mit orgaMAX Angebote und Rechnungen, verwaltet Artikel und Kundendaten und kontrolliert Zahlungseingänge.

Dabei geht es Steffen nicht um einzelne Funktionen. Entscheidend ist, dass die Abläufe im Alltag funktionieren. Mittlerweile wurden über orgaMAX Rechnungen mit einem Gesamtwert von mehr als einer Million Euro erstellt. Gleichzeitig wächst Kaffeegruss weiter und investiert in neue Technik und zusätzliche Kapazitäten.

„orgaMAX kann ich empfehlen. Wer das nicht kennt, kann sich daran orientieren.“

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Weicher Verlauf von dunklem Blau links zu hellem Beige rechts.

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Sang Vu – orgaMAX Experte

Autoren-Info

Shereen Bornemann

Produkt-Marketing-Managerin bei orgaMAX

Mit ihrem strategischen Auge übersetzt sie Zahlenlogik in klare Geschichten und zeigt UnternehmerInnen, wie Buchhaltung leicht und wirkungsvoll wird.

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