Wenn Excel für Rechnungen nicht mehr reicht
Excel gehört bei K&K Bau weiterhin zum Arbeitsalltag. Für individuelle Übersichten und zusätzliche Auswertungen erfüllt es seinen Zweck. Bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen sieht das anders aus.
Je umfangreicher ein Projekt wird, desto mehr Positionen müssen verwaltet werden. Kommen kurzfristig zusätzliche Arbeiten hinzu, steigt der manuelle Aufwand weiter. Deshalb organisiert K&K Bau diese Abläufe heute mit orgaMAX.
„Excel an sich ist ja kein schlechtes Werkzeug, aber halt nicht für die Rechnungserstellung.“
Einmal anlegen. Immer wieder verwenden.
Viele Leistungen tauchen bei K&K Bau regelmäßig in Angeboten auf. Statt sie jedes Mal neu einzutippen, greift das Team auf gespeicherte Stammpositionen und Stammdaten zurück.
Bestehende Positionen lassen sich direkt übernehmen und für das jeweilige Projekt anpassen. Das spart besonders bei umfangreichen Angeboten und kurzfristigen Nachträgen Zeit.
„Da muss ich jetzt nicht alles einzeln eintippen.“
Bis zu zwei Stunden täglich gespart
Frau Filbert und ihre Kollegin arbeiten jeden Tag mehrere Stunden mit orgaMAX. Zentrale Daten, wiederverwendbare Positionen und eine schnelle Übersicht über offene Vorgänge reduzieren dabei viele manuelle Arbeitsschritte.
Angebote sind schneller erstellt und Rechnungen strukturierter verwaltet. Gleichzeitig sieht das Team offene Posten und Zahlungsstände zentral und kann OP-Listen direkt exportieren. Auf die Frage, wie viel Zeit orgaMAX im Büro spart, antwortet Frau Filbert:
„Mit Sicherheit auch ein bis zwei Stunden täglich.“
Schnell eingearbeitet. Schnell weitergearbeitet.
Neue Software soll Arbeit abnehmen und nicht erst für zusätzlichen Aufwand sorgen. Auch eine Kollegin, die orgaMAX vorher nicht kannte, fand sich schnell zurecht.
Viele Funktionen sind für das Team direkt auffindbar. Bei Fragen helfen Tutorials dabei, Lösungen kurzfristig selbst nachzuschlagen. Bleibt etwas offen, nutzt K&K Bau den telefonischen Support.
„Meine Kollegin kannte orgaMAX zuvor nicht und kommt damit eigentlich super zurecht.“
Der nächste Schritt: weniger Papier
Aktuell nutzt K&K Bau orgaMAX hauptsächlich für Angebote und Rechnungen. Künftig möchte das Team weitere Abläufe digitalisieren.
Dafür testet K&K Bau bereits den Dokumentenmanager. Auch der Steuerberater soll künftig direkt eingebunden werden. Das Ziel sind weniger manuelle Ablage, weniger Papierordner und ein strukturierterer Austausch.
„Wir wollen so papierlos wie möglich arbeiten.“
Feedback, das in der Software ankommt
Bei umfangreichen Projekten wünschte sich Frau Filbert zusätzliche Möglichkeiten für Zwischensummen und Titelübersichten. Diese Funktionen werden inzwischen unterstützt und bei K&K Bau regelmäßig eingesetzt.
Damit lassen sich umfangreiche Angebote und Rechnungen übersichtlicher strukturieren und leichter kontrollieren.
„Wir bedanken uns ganz herzlich, dass die gewünschten Funktionen ergänzt wurden. Wir nutzen sie in der Tat sehr häufig.“
