Pflicht einfach erklärt
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Entscheidend ist also nicht die Unternehmensgröße allein, sondern auch, wer die Leistung erbringt, wer sie empfängt und um welchen Umsatz es sich handelt.
Kurz erklärt
- B2B-Umsätze im Inland im Fokus
- Empfang bereits seit 2025 sicherstellen
- Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Selbstständige und Freiberufler?
Auch Selbstständige und Freiberufler können als Unternehmer unter die Regelungen fallen. Das Bundesfinanzministerium zählt ausdrücklich auch Freiberufler zum Unternehmerbegriff.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an private Endverbraucher, also B2C-Umsätze, fallen nicht unter die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen für ihre Leistungen keine E-Rechnung ausstellen. Beim Empfang gelten jedoch andere Regeln: Auch ein Unternehmer, der selbst Kleinunternehmer ist, kann E-Rechnungen erhalten.
E-Rechnung: Fristen
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Die Umstellung erfolgt schrittweise. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen greifen Übergangsregelungen bis Ende 2027.
1. Januar 2025 – Empfang von E-Rechnungen wird relevant
Inländische Unternehmen müssen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Dafür kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Bis 31. Dezember 2026 – Übergangsregel für alle Rechnungsaussteller
Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden. Andere elektronische Formate wie einfache PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls möglich.
1. Januar 2027 – Übergangsregel wird eingeschränkt
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet die allgemeine Übergangsregel. Für Unternehmen bis zu dieser Umsatzgrenze gilt eine verlängerte Übergangsfrist.
Bis 31. Dezember 2027 – Verlängerte Frist bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Beträgt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro, dürfen für 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen genutzt werden.
Ab 1. Januar 2028 – Übergangsfristen sind beendet
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Die 800.000-Euro-Grenze
Was ändert sich bei mehr als 800.000 Euro Umsatz?
Die 800.000-Euro-Grenze entscheidet über die verlängerte Übergangsfrist für 2027. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr.
2027 im Überblick
- Bis 800.000 Euro: verlängerte Übergangsfrist möglich
- Über 800.000 Euro: allgemeine Übergangsfrist beendet
- Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz des Ausstellers
Welcher Umsatz ist für die Grenze entscheidend?
Entscheidend ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr.
Was passiert ab 2028 mit der Umsatzgrenze?
Die verlängerte Übergangsfrist endet mit Ablauf des Jahres 2027. Ab 2028 greift bei den betroffenen B2B-Umsätzen grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung, sofern keine andere Ausnahme gilt.
Ist die 800.000-Euro-Grenze eine dauerhafte Befreiung?
Nein. Sie verlängert lediglich die Übergangsfrist für bestimmte Rechnungsaussteller bis Ende 2027.
Ausnahmen
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Das Gesetz sieht verschiedene Ausnahmen vor.
Kleinunternehmer
Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
[E-Rechnung für Kleinunternehmer verstehen]
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro besteht eine Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung als E-Rechnung.
Rechnungen an Privatkunden
B2C-Umsätze an private Endverbraucher fallen nicht unter die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen.
Fahrausweise
Auch Fahrausweise, die als Rechnung gelten, können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Bestimmte steuerfreie Umsätze
Für verschiedene steuerfreie Umsätze gelten die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung ebenfalls nicht.
Voraussetzungen
Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Das Format muss grundsätzlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder die gesetzlich vorgesehene Interoperabilität ermöglichen.
- Rechnungsdaten strukturiert bereitstellen
- elektronische Verarbeitung ermöglichen
- zulässiges elektronisches Format verwenden
Zulässige Formate
Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?
Für die E-Rechnung sind strukturierte elektronische Rechnungsdaten entscheidend. In der Praxis spielen unter anderem XRechnung und ZUGFeRD eine wichtige Rolle.
XRechnung
Die XRechnung überträgt Rechnungsinformationen als strukturierte XML-Daten.
ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten.
Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist seit 2025 keine E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerlichen Definition. Bundesministerium der Finanzen
XRechnung oder ZUGFeRD im Vergleich
Gesetzliche Grundlage
Welches Gesetz regelt die E-Rechnungspflicht?
Die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich wurde durch das Wachstumschancengesetz in das Umsatzsteuerrecht aufgenommen. Die maßgeblichen Vorgaben zur Rechnungsausstellung stehen insbesondere in § 14 UStG, die Übergangsregelungen in § 27 UStG.
Wichtige Grundlagen
- Wachstumschancengesetz
- Umsatzsteuergesetz
- DIN EN 16931
- EU-Richtlinie 2014/55/EU
Was ist das E-Rechnungsgesetz?
Der Begriff wird häufig im Zusammenhang mit gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen verwendet. Für die aktuelle B2B-E-Rechnungspflicht sind insbesondere die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes maßgeblich, die durch das Wachstumschancengesetz geändert wurden. Bundesministerium der Finanzen
Was ist die DIN EN 16931?
Die europäische Norm bildet einen zentralen Bezugspunkt für strukturierte elektronische Rechnungen. § 14 UStG verweist auf die europäische Norm und die entsprechenden Syntaxen nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Gesetze im Internet
Was ist die ERechV?
Die E-Rechnungsverordnung – kurz ERechV – gehört zum rechtlichen Rahmen für elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen des Bundes. Für die hier behandelte B2B-E-Rechnungspflicht stehen dagegen die umsatzsteuerlichen Regelungen im Mittelpunkt.
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- welche Abläufe und Software Du prüfen solltest
- was bei Formaten und Rechnungsdaten wichtig ist
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Häufige Fragen
Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Vorgaben für E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. E-Rechnungen müssen bereits empfangen werden können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise für bestimmte Rechnungsaussteller bis Ende 2027.
Was gilt für die E-Rechnungspflicht 2027?
Ab 2027 ist die allgemeine Übergangsregel eingeschränkt. Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können noch bis Ende 2027 von der verlängerten Übergangsregel Gebrauch machen.
Was gilt ab 2028?
Ab dem 1. Januar 2028 sind die allgemeinen Übergangsfristen beendet. Bei den betroffenen B2B-Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen muss dann grundsätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausnahmen bestehen unter anderem für Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Auch B2C-Umsätze sowie bestimmte steuerfreie Umsätze fallen nicht unter die allgemeine B2B-Pflicht.
Muss ich E-Rechnungen bereits empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums kann dafür bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Ist eine PDF-Rechnung weiterhin erlaubt?
Während der Übergangsfristen können unter den jeweiligen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwendet werden. Ein einfaches PDF gilt seit 2025 jedoch nicht mehr als E-Rechnung. Für die elektronische Übermittlung einer sonstigen Rechnung ist während der Übergangsphase grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen gilt nach aktueller Rechtslage grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Damit korrigieren wir zugleich den im SEO-Briefing angesprochenen FAQ-Fehler der bisherigen Seite.
Wo finde ich Hilfe bei der Umstellung?
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