Rechnung schreiben – so behältst Du den Überblick
Jedes Unternehmen, das Lieferungen oder Dienstleistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringt, muss eine Rechnung ausstellen. Das gilt für Dich als Freiberufler, Gründer oder Kleinunternehmer und ebenso für KMUs und größere Unternehmen. Je nach Rechtsform oder Geschäft kann die Rechnung inklusive Umsatzsteuer oder umsatzsteuerbefreit ausgestellt werden. Worauf Du achten musst, erklären wir im Folgenden.
Pflichtangaben für Deine Rechnung
Welche Pflichtangaben muss Deine Rechnung enthalten? Im Rechnungsentwurf findest Du den Überblick über die Pflichtangaben, die in §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) genannt sind.
- Vollständigen Namen und Anschrift des
Rechnungsausstellers (Unternehmen) angeben - Vollständigen Namen und Anschrift des
Leistungsempfängers (Kunde) angeben - Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers angeben
- Lückenlose fortlaufende Rechnungsnummer vergeben
- Rechnungsdatum angeben
- Art und Anzahl der gelieferten Waren und / oder Dienstleistung angeben
- Liefer- und / oder Leistungsdatum angeben
- Eventuell vereinbarte Rabatte ausweisen
- Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen angeben
- Nach Rechnungsbetrag aufgeschlüsselte Umsatzsteuerbeträge ausweisen
- Netto und Bruttobetrag der Rechnung angeben (Kleinunternehmer
unterliegen Sonderregelungen)
Professionelle Rechnungsvorlage
Du musst nicht ständig alle gesetzlichen Vorgaben im Blick behalten. Eine passende Rechnungssoftware enthält Vorlagen und erleichtert Dir das Erstellen professioneller Rechnungen. Du wählst eine Vorlage, trägst Adressdaten und Rechnungsdetails ein und gibst die Umsatzsteuer an oder markierst die Rechnung als umsatzsteuerbefreit. Du versendest die Rechnung per E-Mail oder druckst sie für den Postversand aus.
Mit orgaMAX hast Du zusätzlich eine integrierte Buchhaltungssoftware mit Mahnwesen und OP-Verwaltung. So erledigst Du Deine Buchführung gleich mit. Kostenlose Rechnungsvorlagen für Word & Excel enthalten oft keine fortlaufende Rechnungsnummer. Das kann bei einer Betriebsprüfung für Dich problematisch werden.
Rechnungen GoBD-sicher aufbewahren
Du musst Deine Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Das gilt für ausgestellte und erhaltene Rechnungen. Die Aufbewahrung kann in Papierform, zum Beispiel mit Rechnungsordnern, oder elektronisch erfolgen. Mit orgaMAX legst Du automatisch ein Rechnungsarchiv an. So werden Deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen elektronisch erfasst und sicher aufbewahrt.
Zahlungen überwachen und Mahnwesen
Was tust Du, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird? Wird eine Rechnung an Deine Kunden versandt und zugestellt, müssen Deine Kunden sie nach erbrachter Leistung begleichen. Die Überwachung des Zahlungseingangs gehört dabei zu den wichtigsten Aufgaben. Prüfe regelmäßig Deine Kontoauszüge oder Bankumsätze im Onlinebanking. Ein gutes Buchhaltungsprogramm unterstützt Dich durch eine integrierte Onlinebanking-Schnittstelle und erkennt Zahlungseingänge automatisch.
Bleibt eine Zahlung aus, solltest Du eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versenden. Ein mehrstufiges Mahnsystem hilft Dir, die Übersicht zu behalten. Es weist Deine Kunden freundlich, aber bestimmt auf offene Forderungen hin.
Du hast noch Fragen zum Rechnungsschreiben
Wie vergibst Du eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft Dir, Rechnungen eindeutig zu identifizieren. Dazu wird eine ein- oder mehrstellige Zahlenfolge verwendet. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden und darf nicht doppelt auftreten. Die Vergabe sollte lückenlos erfolgen. Häufig werden Teile des Datums in die Nummer aufgenommen. Ein gängiges Beispiel ist 20190001, bestehend aus der Jahreszahl und der Kennzeichnung der ersten Rechnung des Jahres.
Welche Fristen musst Du beim Schreiben von Rechnungen beachten?
Beim Schreiben von Rechnungen musst Du verschiedene Fristen beachten:
Bei der Zahlungsfrist ist die von Dir angegebene Zahlungsbedingung. In den meisten Branchen liegt das Zahlungsziel bei 14 bis 30 Tagen. Vermerkst Du kein Zahlungsziel auf der Rechnung, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist nach dem BGB. Das Gesetz sieht vor, dass Rechnungen grundsätzlich sofort fällig sind. Der Gesetzgeber gewährt Deinem Kunden jedoch ein Zahlungsfenster von 30 Tagen. Erst danach gerät Dein Kunde in Zahlungsverzug.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht verpflichtet Dich dazu, Ein- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang elektronisch oder in Papierform aufzubewahren.
Ist die regelmäßige Verjährungsfrist abgelaufen, kannst Du Deine Forderungen gegenüber Deinem Kunden nicht mehr geltend machen. In den meisten Fällen beginnt die Verjährungsfrist drei Jahre nach dem Anspruchsjahr. Der Versand einer Mahnung beeinflusst die Verjährung nicht. Um die Verjährung zu stoppen, musst Du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Wann ist eine Rechnung für Dich steuerfrei?
Nicht auf jeder Rechnung musst Du die Umsatzsteuer ausweisen.
Wenn Dein Unternehmen im Vorjahr weniger als 22.000 Euro eingenommen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreitet, gilt die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. In diesem Fall weist Du auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
Nach §4 UStG sind bestimmte Lieferungen und Leistungen von der inländischen Steuer befreit. Dazu gehören etwa Nahverkehrsbetriebe und die Post.
Viele Exporte sind umsatzsteuerbefreit. Dabei unterscheidet sich die Behandlung von Warenlieferungen innerhalb der EU von Lieferungen ins übrige Ausland. Außerdem gibt es Unterschiede zwischen Geschäftskunden und Endverbrauchern.
Grenzüberschreitende Dienstleistungen an Endverbraucher innerhalb der EU sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Dabei gilt häufig das Reverse-Charge-Verfahren.
Was ist eine wiederkehrende Rechnung?
Bei einer wiederkehrenden Rechnung wird in regelmäßigen Abständen eine Rechnung erstellt. Die Rechnung enthält in der Regel dieselbe Leistung. Bei einem Vertrag erhält Dein Kunde zum Beispiel monatlich eine Rechnung als PDF.
Wie stornierst Du eine Rechnung?
Fehler können passieren. Ist eine Rechnung falsch ausgestellt, musst Du eine Stornorechnung erstellen. Die Stornorechnung gleicht die ursprüngliche Rechnung aus. Wichtig ist, dass falsch ausgestellte Rechnungen nicht gelöscht werden.
Was ist eine Gutschrift?
Reklamiert Dein Kunde eine Rechnung, erstellst Du als Unternehmen eine Gutschrift auf die betreffende Rechnung und versendest sie per E-Mail. Eine Gutschrift ist das Gegenstück zu einer Rechnung. Sie muss ebenfalls alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
Von der Rechnung zur Mahnung?
Du erfährst mehr zu den verschiedenen Mahnstufen, zur Fälligkeit von Forderungen und zum Verzug des Schuldners. Konkrete Beispiele findest Du unter Mahnung schreiben – Vorlage.
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