Wie gut gerüstet ist Deine E-Rechnungs-Software wirklich?

Du nutzt bereits eine Rechnungssoftware? Gut. Aber kann sie auch wirklich alles, was für eine saubere E-Rechnung wichtig ist? Hierbei steckt der Teufel im Detail. Finde in 2 Minuten heraus, ob Dein Prozess nur „irgendwie digital“ ist oder ob Du wirklich E-Rechnungs-ready bist.

6 kurze Fragen
Sofortige Auswertung
Konkrete Empfehlung für Deinen Rechnungsprozess

Dieser Test dient der ersten Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen, insbesondere § 14 UStG sowie die aktuellen Verwaltungsauffassungen zur E-Rechnung. Für eine umfangreiche Beratung wende Dich bitte an Deine Steuerberaterin oder Deinen Steuerberater.

E-Rechnungs-Check starten

Frage 1 von 6

Welche E-Rechnungsformate könnt ihr mit eurer aktuellen Software erstellen?

Ein PDF per E-Mail reicht nicht mehr aus. Eine E-Rechnung enthält Daten in einem standardisierten Format, das von Software automatisch verarbeitet werden kann.

AWir können XRechnung und ZUGFeRD erstellen und je nach Empfänger passend auswählen.

BWir können entweder XRechnung oder ZUGFeRD erstellen.

CWir können XML-Dateien erzeugen, wissen aber nicht, ob sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

DWir erstellen aktuell nur PDF- oder Papierrechnungen.

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Frage 2 von 6

Prüft und validiert eure Software die E-Rechnung automatisch, bevor sie versendet wird?

Fehlende Pflichtangaben, falsche Steuerschlüssel oder formale Fehler fallen häufig erst auf, wenn die Rechnung schon beim Empfänger ist.

AJa, die E-Rechnung wird vor dem Versand automatisch geprüft und validiert.

BTeilweise. Vor dem Versand prüfen wir die Rechnung zusätzlich mit einem externen Prüfprogramm.

CWir prüfen nur optisch oder manuell anhand der PDF-Ansicht.

DNein, eine technische Prüfung findet nicht statt.

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Frage 3 von 6

Kann eure Software auch besondere Rechnungssituationen korrekt als E-Rechnung abbilden?

Standardrechnungen sind meist kein Problem. Schwieriger wird es bei steuerfreien Leistungen, 0-%-Konstellationen oder speziellen Rechnungslogiken.

AJa, auch Sonderfälle können ohne Workarounds korrekt erstellt und strukturiert ausgegeben werden.

BTeilweise, einfache Sonderfälle funktionieren, bei komplexeren Fällen prüfen oder korrigieren wir manuell.

CStandardrechnungen funktionieren, Sonderfälle lösen wir meist über Umwege oder Zusatztexte.

DWir wissen nicht, ob unsere Software Sonderfälle korrekt als E-Rechnung abbildet.

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Frage 4 von 6

Was passiert mit einer E-Rechnung, nachdem sie bei euch eingeht?

Eine E-Rechnung zu empfangen ist nur der erste Schritt. Den größten Zeitgewinn bringt die automatische Verarbeitung der enthaltenen Rechnungsdaten.

ADie Rechnungsdaten werden automatisch übernommen, geprüft und direkt weiterverarbeitet.

BDie Rechnung wird übernommen, viele Schritte erledigen wir aber noch manuell.

CWir öffnen die E-Rechnung in einem Viewer oder einem separaten Programm und übertragen die Daten selbst.

DFür eingehende E-Rechnungen haben wir noch keinen klaren Prozess.

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Frage 5 von 6

Könnt ihr jederzeit nachvollziehen, was mit einer E-Rechnung passiert ist?

Wichtig ist, ob Prüfstatus, strukturierte Originaldaten und relevante Dokumente nachvollziehbar abgelegt sind.

AJa, Prüfinformationen und Prüfbericht sind direkt mit der Rechnung verbunden und die Dokumente werden strukturiert abgelegt.

BDie Rechnung wird archiviert, aber ein Prüfprotokoll ist nicht direkt am Vorgang verfügbar.

CWir speichern vor allem PDFs oder Ausdrucke; was mit der XML-Datei passiert, ist nicht ganz klar.

DEs gibt keinen definierten Ablage- oder Archivierungsprozess.

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Frage 6 von 6

Wie übermittelt ihr E-Rechnungen an eure Kunden?

Praktisch ist, wenn E-Rechnungen flexibel bereitgestellt werden können - je nach gewünschtem Format und Prozess.

AWir können E-Rechnungen flexibel bereitstellen, z. B. per E-Mail, Download/Kundenportal und im passenden Format.

BWir versenden E-Rechnungen hauptsächlich per E-Mail.

CWir stellen E-Rechnungen nur auf Anfrage oder über manuelle Umwege bereit.

DDafür gibt es noch keinen festen Prozess.

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Dein Ergebnis

Dein E-Rechnungsprozess hat noch Luft nach oben.

Deine Antworten zeigen, dass bei Euch noch wichtige Grundlagen für einen sicheren E-Rechnungsprozess fehlen. Das betrifft zum Beispiel die Erstellung gültiger E-Rechnungen, die automatische Prüfung, die Verarbeitung eingehender Rechnungen oder eine nachvollziehbare Dokumentation.

Je früher Du diese Lücken schließt, desto einfacher wird der Umgang mit der E-Rechnung im Alltag. Eine moderne Software unterstützt Dich dabei vom Erstellen bis zur Archivierung.

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Mit orgaMAX Buchhaltung erstellst Du XRechnung und ZUGFeRD, lässt E-Rechnungen automatisch validieren und verarbeitest eingehende Rechnungen direkt in einem durchgängigen Workflow.

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Dein Ergebnis

Du bist auf dem richtigen Weg - Dein Prozess hat aber noch Lücken.

Viele Grundlagen sind bereits vorhanden. Im Alltag zeigen sich die Schwachstellen jedoch häufig erst bei Sonderfällen, Pflichtangaben, der Validierung oder der Verarbeitung eingehender E-Rechnungen.

Prüfe, ob Deine Software den gesamten E-Rechnungsprozess unterstützt - nicht nur das Erstellen von Rechnungen, sondern auch Prüfung, Verarbeitung und Dokumentation.

Warum orgaMAX?
orgaMAX Buchhaltung begleitet Dich durch den kompletten E-Rechnungsprozess: Pflichtangaben, automatische Prüfung vor dem Versand, effiziente Verarbeitung eingehender Rechnungen und nachvollziehbare Dokumentation.

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Du bist bereits gut aufgestellt - jetzt geht es um die Details.

Deine Software erfüllt bereits viele wichtige Anforderungen an die E-Rechnung. Trotzdem lohnt sich ein genauer Blick auf den gesamten Prozess, denn oft entscheiden automatische Validierung, Verarbeitung und lückenlose Dokumentation über die Effizienz im Alltag.

Vergleiche Deinen aktuellen Prozess mit modernen Lösungen wie orgaMAX und prüfe, ob sich weitere Arbeitsschritte automatisieren oder vereinfachen lassen.

Warum orgaMAX?
orgaMAX Buchhaltung bündelt Erstellung, Validierung, Verarbeitung und Dokumentation von E-Rechnungen in einer Lösung. So reduzierst Du Verwaltungsaufwand und stellst Deine Prozesse zukunftssicher auf.

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