Die passende Kombination
für Deine Abläufe

Mit orgaMAX Dokumente vereinfachst Du die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft. Wichtige Unterlagen lassen sich schnell bereitstellen und Daten effizient austauschen.

Diese Funktionen erleichtern den Prozess:

• Steuerberater-Zugang einrichten: Deinem Steuerberater über einen eigenen Zugang direkten Zugriff auf Deine Belege erlauben.
• Belege exportieren: Belege inklusive E-Rechnungen strukturiert exportieren und bereitstellen.
• Buchungssätze übermitteln: Fibu-Daten direkt übertragen, damit Dein Steuerberater nahtlos weiterarbeiten kann.

​​​​​​​Mit orgaMAX Dokumente behältst Du jederzeit die Kontrolle über Deine Daten und Prozesse. Du entscheidest, welche Informationen bereitgestellt werden. Die relevanten Daten werden zuverlässig übertragen. So bekommt Dein Steuerberater genau die Unterlagen, die er für eine professionelle und termingerechte Bearbeitung Deiner Finanzen benötigt. Das verursacht keinen zusätzlichen Aufwand für Dich.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft Dir, elektronische Dokumente zentral zu erfassen, zu verwalten und sicher zu speichern. Es erleichtert die Digitalisierung papierbasierter Arbeitsabläufe und ordnet Dateien wie Rechnungen oder Verträge übersichtlich. Ein DMS ermöglicht die rechtssichere Archivierung und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO. Moderne DMS-Lösungen beinhalten Funktionen wie direktes Scannen und Ablegen per App, intelligente Texterkennung zur schnellen Suche und Signierungsprozesse für digitale Unterschriften.

Manuelle Prozesse bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen kosten Zeit und führen leicht zu Fehlern, etwa durch Vertippen, unklare Belege oder fehlende Zuordnungen. Mit orgaMAX Dokumente steht Dir eine einfachere Lösung zur Verfügung:

• Automatische Datenerfassung: Die integrierte OCR-Texterkennung  Rechnungsdaten automatisch auslesen und erfassen.

• Effiziente Weiterverarbeitung: Eingangsrechnungen anlegen, verbuchen und bei Bedarf direkt überweisen.

Dank Automatisierung sparst Du Zeit und vermeidest typische Fehler, die bei manueller Bearbeitung entstehen. Gleichzeitig behältst Du den Überblick über alle Rechnungen – digital, zuverlässig und übersichtlich.

Eine unübersichtliche Dokumentenverwaltung kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall wertvolle Informationen. Mit orgaMAX Dokumente schaffst Du eine klare Struktur und findest jede Unterlage sofort – ohne langes Suchen. Intelligente Funktionen erleichtern Dir den Arbeitsalltag spürbar:

• Intuitive Ordnerstruktur: Dokumente in einer übersichtlichen Ordnerstruktur organisieren, die sich an Deine Bedürfnisse anpasst und Übersicht bei großen Datenmengen schafft.
• Arbeiten mit Tags: Belege mit Tags (Stichwörter) kategorisieren, um gezielt nach Kunden, Projekten oder Datum zu filtern und passende Dokumente schnell zu finden.
• Schnelle Volltextsuche: Volltextsuche nutzen, um Dokumente auch in umfangreichen Beständen schnell per Schlagwort zu finden.

Diese Funktionen machen die Dokumentenverwaltung übersichtlicher, flexibler und effizienter. Du sparst Zeit, vermeidest Chaos und arbeitest gut organisiert.

Mit orgaMAX Dokumente lässt sich die Zusammenarbeit im Team klar organisieren. Du kannst die Teamfunktion jederzeit hinzubuchen – für nur 10 € pro Monat und Teammitglied. Mehrere Nutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Aufgaben verteilen und der Workflow bleibt übersichtlich.

Jedes Teammitglied erhält einen eigenen, passwortgeschützten Zugang, damit Deine sensiblen Daten geschützt bleiben.

Die Anzahl der enthaltenen Startdokumente in Deinem orgaMAX Dokumente-Paket variiert je nach gewählter Paketgröße:

• Paket S: 1.000 Startdokumente
• Paket M: 5.000 Startdokumente
• Paket L: 10.000 Startdokumente

Die Startdokumente stehen Dir im ersten Monat ab Vertragsbeginn zur Verfügung und erleichtern den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung.

Mit orgaMAX findest Du den Vertrag, der zu Deinem Business passt. Die Pakete sind sowohl mit jährlicher als auch mit monatlicher Laufzeit verfügbar:

• Paket S für Gründer und Soloselbstständige, 50 Dokumente pro Monat
• Paket M für kleine Teams und Betriebe, 250 Dokumente pro Monat
• Paket L für größere Teams und Mittelstand, 500 Dokumente pro Monat

Die Anzahl der Belege, die Du monatlich verwalten kannst, richtet sich nach dem von Dir gewählten Paket:

• Paket S: 50 Belege pro Monat
• Paket M: 250 Belege pro Monat
• Paket L: 500 Belege pro Monat

Solltest Du das Limit erreichen, ist das kein Problem. Du kannst jederzeit ein individuelles Paket anfragen, das auf Deine Anforderungen zugeschnitten ist. So bleibst Du flexibel und passt Deine Dokumentenverwaltung an Dein Arbeitsvolumen an.

Wenn Du steuerlich relevante Unterlagen aufbewahrst, bist Du verpflichtet, folgende Vorschrift einzuhalten: Die Dokumente müssen sicher und nachvollziehbar in ihrer ursprünglichen Form verwahrt werden. Nachträgliche Veränderungen sind verboten, ebenso das Übertragen und Speichern der Daten in Dateien wie Word oder Excel.

_{Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik}