So kommen Deine Rechnungen sicher an
Checkliste: Pflichtangaben für Deine Rechnung
So kommen Deine Rechnungen sicher an

Checkliste: Pflichtangaben für Deine Rechnung

Du schreibst Rechnungen schnell, doch kleine Fehler haben Folgen. Ein fehlendes Datum oder eine falsche Nummer kann zu Rückfragen von KundInnen oder dem Finanzamt führen. Diese Checkliste listet alle Pflichtangaben für korrekte Rechnungen.

  • Auf einen Blick erkennen, ob Deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält
  • Formale Fehler vermeiden, die Rückfragen oder Nachzahlungen auslösen
  • Auf Nachrecherchen im Gesetzestext verzichten
  • Sicher abrechnen, auch wenn Du Kleinunternehmer bist

Lade die Checkliste kostenlos herunterund bring Deine Rechnungen auf Nummer sicher.

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Pflichtangaben auf der Rechnung zum Abhaken
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Pflichtangaben auf der Rechnung zum Abhaken

Ob Du eine neue Vorlage brauchst, Rechnungen im Alltag schnell prüfen willst oder als KleinunternehmerIn unsicher bist: Unsere Checkliste zu den Pflichtangaben schützt vor typischen Fehlern und möglichen Kosten.

  • Pflichtangaben nach § 14 UStG prüfen
  • Sonderregelung für KleinunternehmerInnen mit Beispieltext nachvollziehen
  • Musterrechnung als Orientierung verwenden
  •  Checkliste zum Abhaken, analog oder digital nutzen

Lade die Checkliste als kostenloses PDF herunter. So beseitigst Du Unsicherheiten bei Deinen Rechnungen.

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Nie mehr wichtige Angaben in Deinen Rechnungen vergessen:

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Bei Rechnungen in Word oder Excel treten häufig Fehler auf: Pflichtangaben fehlen oder alte Vorlagen enthalten falsche Daten. Mit orgaMAX Buchhaltung erstellst Du professionelle Rechnungen mit allen Pflichtangaben.

  • Automatische Prüfung auf Vollständigkeit: Fehlende Pflichtangaben sofort erkennen und melden.
  • Datenübernahme aus dem System: Absenderangaben, Kundennamen und Steuernummern automatisch aus den Stammdaten übernehmen.
  • Lückenloser Nummernkreis: Fortlaufende Rechnungsnummern automatisch vergeben und manuelle Nachhaltung vermeiden.
  • Einheitliche Zahlungsbedingungen und Steuersätze: Zahlungsbedingungen und Steuersätze einmal hinterlegen und bei jeder Rechnung korrekt ausweisen.

Mit orgaMAX Buchhaltung erstellst Du rechtssichere Rechnungen zuverlässig. Teste unsere Software 14 Tage lang kostenlos!

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FAQ

Häufige Fragen zu Deinen Pflichtangaben in Rechnungen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? Ausklappen und Zuklappen

Bei Deinen Rechnungen betreffen die wichtigsten Pflichtangaben unter anderem die Identität der Beteiligten, den Leistungszeitraum, die Rechnungsnummer und steuerliche Informationen. Welche Angaben im Detail erforderlich sind, hängt zum Beispiel vom Rechnungsbetrag, vom Status Deines Unternehmens (z. B. KleinunternehmerIn) und vom Leistungstyp ab.

Eine vollständige Übersicht inklusive Beispielrechnung findest Du in unserer kostenlosen Checkliste.

Wer legt die Pflichtangaben auf Rechnungen fest? Ausklappen und Zuklappen

Im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind die gesetzlichen Vorgaben zu Rechnungen festgelegt. Dort ist geregelt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit das Finanzamt sie anerkennt und Du Vorsteuer abziehen kannst.

Daneben gelten auch die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Sie regeln Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten, die Du beachten musst.

Was passiert, wenn Du Pflichtangaben weglässt? Ausklappen und Zuklappen

Fehlende Pflichtangaben können schnell unangenehme Folgen haben – sowohl für Dich als auch für Deine Kundschaft:

  • Zahlungsverzögerungen auslösen, wenn Deine Kundschaft fehlerhafte Rechnungen zurückweist
  • Vorsteuerabzug verlieren, wenn das Finanzamt unvollständige Rechnungen nicht anerkennt
  • Mehraufwand verursachen durch Nachbesserungen und die Erstellung einer neuen, korrekten Rechnung
  • Steuerliche Nachteile oder Strafen nach sich ziehen, wenn sich Fehler wiederholen

Die gute Nachricht: Mit einer passenden Vorlage und einer zuverlässigen Checkliste vermeidest Du diese Probleme.

Für wen ist die Checkliste geeignet? Ausklappen und Zuklappen

Ja. In der Checkliste findest Du einen eigenen Abschnitt für KleinunternehmerInnen nach § 19 UStG.

Dort findest Du unter anderem:

  • Erkennen, welche Angaben bei KleinunternehmerInnen entfallen dürfen (z. B. Umsatzsteuerbetrag)
  • Formulieren, was stattdessen auf der Rechnung stehen muss (z. B. der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung)
  • Sicherstellen, dass die Rechnung trotzdem vollständig ist

Die Liste eignet sich also auch für Dich als EinzelunternehmerIn oder GründerIn, wenn Du nicht umsatzsteuerpflichtig bist.

Welche Angaben sind in einer E-Rechnung Pflicht? Ausklappen und Zuklappen

Auch bei elektronischen Rechnungen – ob als PDF oder im ZUGFeRD-/XRechnung-Format – musst Du die gleichen inhaltlichen Pflichtangaben beachten wie bei Papierrechnungen. Der Unterschied betrifft die Form und die maschinelle Lesbarkeit.

Zu den Pflichtangaben einer E-Rechnung gehören z. B.:

  • Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger
  • Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Rechnungsnummer
  • Leistungsbeschreibung inklusive Menge und Zeitpunkt
  • Rechnungsdatum
  • Steuerbeträge und Steuersätze

Für bestimmte Formate (z. B. XRechnung für öffentliche Auftraggeber) gelten zusätzliche technische Vorgaben für Struktur und Übermittlung.

Die inhaltlichen Angaben bleiben identisch. Du kannst sie mit der Checkliste prüfen.