Strukturiert vorgehen und Chaos vermeiden
Checkliste: Stressfrei auf dieE-Rechnung umstellen
Strukturiert vorgehen und Chaos vermeiden

Checkliste: Stressfrei auf die
E-Rechnung umstellen

„Das machen wir später ...“ – Viele Unternehmen schieben die Umstellung auf die E-Rechnung vor sich her. Doch wenn Du nicht rechtzeitig handelst, riskierst Du Kosten, Fehler und Stress. Mit dieser Checkliste bereitest Du Dein Unternehmen strukturiert und ohne Chaos auf die E-Rechnungspflicht vor.

  • Rechtliche Anforderungen und Fristen kennen und verstehen
  • Einführung klar strukturieren und doppelte Arbeit vermeiden
  • Software und IT-Schnittstellen auf Kompatibilität prüfen

Mit klaren Verantwortlichkeiten und realistischer Zeitplanung gelingt Dir die Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos.

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Muss Dein Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen?

Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht stufenweise für alle B2B-Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Zunächst musst Du elektronische Rechnungen empfangen können.
Ab 2028 wird auch der Versand verpflichtend; PDF-Dateien reichen dann nicht mehr aus. Auch Selbstständige und Kleinunternehmen sind betroffen. Ausnahmen gibt es nur in wenigen Fällen. Wenn Du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest, kennst Du die Anforderungen bereits.

Wenn Du frühzeitig umstellst, vermeidest Du Stress und sicherst einen reibungslosen Ablauf.

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Dein Fahrplan zur E-Rechnung
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Dein Fahrplan zur E-Rechnung

Keine theoretische Abhandlung, sondern eine praktische Arbeitshilfe: Die Checkliste ist genau für den Moment, in dem die Umstellung ansteht. Egal, ob Du gerade erst anfängst oder schon mittendrin bist.

  • Vorbereitung planen und die Testphase strukturieren
  • Technische und rechtliche Anforderungen erfassen
  • Aufgaben für Planung, Softwarewahl und Prozessumstellung festlegen
  • Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und dem Team vorbereiten
  • Gesetzliche Fristen zeitlich einordnen und konkrete Handlungsschritte nennen

Die Checkliste bringt Struktur in die Umstellung und nimmt Dir Arbeit ab, statt neue Fragen aufzuwerfen.

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Deine Software für die E-Rechnung
So einfach klappt E-Rechnung, wenn Du orgaMAX nutzt.
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E-Rechnungen manuell zu erstellen ist kaum machbar: Formate, Vorgaben und strukturierte Daten können schnell unübersichtlich werden. Ohne passende Software wird jeder Rechnungslauf zur Stolperfalle. Mit orgaMAX gelingt die Umstellung zuverlässig und reibungslos.

  • XRechnung und ZUGFeRD-Export: E-Rechnungen automatisch im richtigen Format erstellen.
  • Schnittstellen für Eingangsrechnungen: E-Rechnungen effizient und automatisiert verarbeiten.

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FAQ

Häufige Fragen zur Einführung der E-Rechnung

Ab wann wird die E-Rechnung eingeführt? Ausklappen und Zuklappen

Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Viele Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, sind bereits zur E-Rechnung verpflichtet. 2025 hat die flächendeckende Einführung im B2B-Bereich begonnen. Der Gesetzgeber hat einen klaren Zeitplan festgelegt:

  • Seit 1. Januar 2025: Alle B2B-Unternehmen mit Sitz in Deutschland müssen elektronische Rechnungen empfangen können.
  • Ab 1. Januar 2027: Das Versenden von Papierrechnungen und PDFs ist nur noch in Ausnahmefällen erlaubt – z. B. bei Zustimmung des Empfängers und einem Vorjahresumsatz unter 800.000 €.
  • Ab 1. Januar 2028: Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen verpflichtend ausstellen.

Je früher Du mit der Umstellung beginnst, desto reibungsloser verläuft der Übergang und desto besser lassen sich Fehler, Nachbesserungen oder unnötiger Stress vermeiden.

Worin unterscheidet sich eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung? Ausklappen und Zuklappen

Viele denken bei „elektronisch“ automatisch an PDF-Dateien. Für Deine E-Rechnungen reicht das nicht aus. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann – meist im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format.

Das sind die wesentlichen Unterschiede für Dich:

  • Visuell lesbar sein; manuell prüfen, erfassen und weiterverarbeiten.
  • Maschinenlesbar sein; strukturierte XML-Daten enthalten und direkt in Buchhaltungssysteme einlesbar sein.

Eine PDF kann also Teil einer E-Rechnung sein (z. B. als visuelle Komponente). Sie erfüllt aber allein nicht die gesetzlichen Vorgaben. Deshalb ist die Wahl der geeigneten Software für Deine Abläufe wichtig.

Warum ist die Umstellung auf die E-Rechnung aufwendig? Ausklappen und Zuklappen

Bei der Umstellung auf E-Rechnungen geht es nicht nur um das Rechnungsformat, sondern um Deine gesamten Abläufe – von der Software bis zur internen Kommunikation. Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand.

Typische Herausforderungen in der Praxis sind:

  • IT-Systeme anpassen, damit sie E-Rechnungen empfangen, prüfen und erzeugen können.
  • Rechnungsworkflow überarbeiten und neu dokumentieren.
  • Mitarbeitende schulen zu neuen Formaten, Softwarefunktionen und rechtlichen Vorgaben.
  • Kunden, Lieferanten und Dienstleister informieren und gegebenenfalls in Prozesse einbinden.

Mit der klaren Checkliste und ausreichend Vorlaufzeit bewältigst Du den Aufwand zuverlässig.

Was brauchst Du, um E-Rechnungen zu empfangen? Ausklappen und Zuklappen

Um E-Rechnungen empfangen zu können, brauchst Du keine eigene IT-Abteilung. Einige grundlegende Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Dazu gehören:

  • Buchhaltungssoftware einsetzen, die E-Rechnungen verarbeiten kann, zum Beispiel orgaMAX Buchhaltung mit Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD.
  • Zentralen Rechnungseingang einrichten, zum Beispiel ein E-Mail-Postfach, das für elektronische Rechnungen vorgesehen ist.
  • Internes Verfahren zur Prüfung, Freigabe und Archivierung etablieren, idealerweise digitalisiert und GoBD-konform.

Wenn diese Grundlagen stehen, kannst Du den Empfang in der Praxis schnell umsetzen. Wichtig ist vor allem, dass Du frühzeitig prüfst, ob alle Schnittstellen funktionieren und ob Deine Lieferanten bereits E-Rechnungen senden können.

Welche Regeln gelten für E-Rechnungen? Ausklappen und Zuklappen

Für Deine E-Rechnungen gelten klare gesetzliche Vorgaben. Dazu gehören die technische Form und die inhaltliche Richtigkeit Deiner Rechnung. Hier sind die wichtigsten Regeln im Überblick.

  • Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden.
  • Erforderliche Pflichtangaben wie Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Betrag angeben.
  • Elektronisch übermitteln, etwa per E-Mail, Portal oder Schnittstelle.
  • GoBD-konform und revisionssicher archivieren, in der Regel mindestens 10 Jahre aufbewahren.
  • Keine Zustimmung des Empfängers benötigen, anders als bei PDF-Rechnungen.

Mit orgaMAX Buchhaltung setzt Du diese Regeln zuverlässig um. Sie ist speziell für E-Rechnungen vorbereitet.